ミーティングをもっと使いこなす機能

ミーティングをもっと使いこなす機能

１．チャットする

リアルタイムで話し合うだけではなく、「チャットしたり」「録画・録音」「文字情報を残す」「ホワイトボードで議論」できます。

1. 画面下の「チャット」をクリックします。
2. 右側に「チャット画面」が開くので、メッセージを入力します。
3. メッセージが送信されます。
4. 参加者がメッセージを送信すると、リアルタイムに表示されます。

• 特定の参加者にだけメッセージを送るときは、送信先の▼から相手を選びます。
• チャットを保存するときは、ファイル右の「・・・」から「チャットの保存」をクリックします。「フォルダに表示」をクリックするとテキストファイルで保存されています。

２．録画・録音する

• 画面下の「レコーディング」をクリックします。
• ホストはいつでも「録画・録音」できますが、参加者は初期設定で録画・録音できないようになっています。参加者が録画・録音するには、ホストに発言しホストが参加者の「詳細」から許可する操作が必要です。

ホワイトボードを使う

1. 「画面を共有」をクリックします。
2. 共有する画面を選択して「共有」をクリックします。
3. 共有する画面が表示されると参加者は小さい画面に変わります。
4. ホワイトボードの画面に記入したり操作すると、同じ画面が参加者全てに表示されます。
5. 「共有の停止」をクリックして共有を停止します。

画面共有ができるので、参加者が意見を出し合ったり、パワポや Excel データを共有してミーティングを進めることもできます。

手を挙げて発言できる

1. 参加者リストを表示して「手を挙げる」をクリックします。
2. 手のアイコンが表示されます。
3. 手を挙げると、他の参加者のリスト画面で、手が上がっているのがわかります。

参加者を強制退出させる

1. 削除する人にマウスポインタを合わせ、表示される「・・・」メニューをクリックします。
2. 「削除」をクリックします。

背景画像を消す

背景を隠す機能を使います。

２. スマホでもできるオンライン会議

基本的にブラウザ版はパソコン、アプリ版はスマホで使います。スマホでもブラウザ版を使うことができます。なおブラウザ版とアプリ版は連携しているので、アカウントが同じであれば情報は共有されます。

常にパソコンの前にいるとは限りませんね？

席を外す場合に備えてスマホ版のアプリも同時に利用することをおすすめします。アプリ（ソフト）をインストールします。

スマホには iOS（アイオーエス）と Android(アンドロイド)の2種類があります。iOS なら iPhone（アイホン）、iPhone 以外のスマホは Android です。格安スマホのほとんどは Android(アンドロイド)に含まれます。

１．Google Play から Zoom アプリを検索

Google Play のアイコンをタップして、検索窓に Zoom と入力し検索をします。

すると ”Zoom One” というアプリが見つかります。インストールというボタンがあるので、どちらでも押すとダウンロードが始まります。無料です。

２．ダウンロード完了後アプリを立ち上げ

“Zoom One”をインストールしたらアイコンを押して Zoom アプリを立ち上げます。この時にアカウントを持っていれば「サインイン」、アカウントを作成したい、または WEB 会議やミーティングをしたいというのであれば「サインアップ」を押します。

他の人が開催しているWEB会議やミーティングに参加するだけであれば「ミーティングに参加」をクリックします。

３．Zoom にサインアップして完了

サインアップする場合は登録用のメールアドレス、名前を入力すればOKです。登録したメールアドレスに認証用のメールが届きます。登録したメールアドレスに認証用のメールが Zoom から届かない場合は、迷惑用フォルダに振り分けられているか、登録の際にメールアドレスが間違っている事が考えられます。

送信されてきた確認用メールを受け取ったら、開封し、「アカウントを有効化する」というボタンがありますので、こちらをクリックすればサインアップ完了。アプリに戻り、ログインすれば全ての手順が完了です。

３．WEB 会議に参加する場合のスマホアプリの使い方

１．アプリから入る

1. スマホアプリを立ち上げる。
2. “新規ミーティング”というオレンジのボタンを押す。
3. 自分のビデオをオンにするかオフにするかを選び「ミーティングの開始」ボタンを押す。
4. “他のユーザーの音声を聞くにはオーディオに接続してください”という画面がポップアップするので「インターネットを使用した通話」を選択。

これでミーティングルームを開くことができました。
「参加」を押すとミーティング
ID を入力して「参加」を押します。

２．招待状から入る

参加者に招待を送る

1. Zoom スマホアプリを立ち上げる
2. 招待方法はスマホアプリ下部にある”参加者”を押す。
3. “招待”というボタンが下部に表示されるので、押す。
4. 「メールの送信」「メッセージの送信」「連絡先の招待」「招待リンクをコピー」の中から任意のものを選択
5. 参加者に送信して完了

やり方はAndroid (アンドロイド)スマホ、iPhoneともにZoom共通です。

メールなどで招待状を受け取って、指定の時間に　URL を指で軽く押します（タップ）。

WEB 会議やミーティングに参加する

1. 招待 URL を押してタップして参加
2. ミーティング ID を入力して参加
3. 会議室名で参加

招待 URL を押して参加

Email などやチャットツールで招待 URL が送られてきている場合は、URL を押せば自動的に Zoom のスマホアプリが立ち上がり参加画面に移ります。

ミーティング ID または会議室名を入力して参加

ミーティング ID か、会議室名を入力し参加する場合は、「ミーティングに参加」というボタンを押せばOKです。

“ミーティング ID”か”会議室名”は WEB 会議や WEB ミーティングを開催する方(ホスト)から送られてくるので、伝えられた方を入力します。

話さない時は「ミュート」を押すと、雑音が相手に聞こえないようにできます。途中からでも「ビデオの停止」を押すと自分の画像をオフにできます。

WEB 会議やミーティングから退出したい時は

WEB 会議やミーティングから退出したい時には画面右上の「会議を退出」ボタンを押して、ミーティングから退出しますか? とZoom アプリから尋ねられますので、”はい”を選び終了します。

ミーティング中、ビデオを ON にしたり OFF に切り替える

WEB 会議やミーティング中に自分のビデオカメラを ON にしたい、または OFF にしたい際にはミーティング中に Android (アンドロイド) 、または iPhone スマホの画面を押してください。

すると画面下部に”ビデオ”という文字とアイコンが見えると思います。ここを押すことでビデオの ON、OFF を切り替える事ができます。自分のビデオカメラを OFF にしている場合、相手画面を押すと相手画面がメインになった状態で通話することもできます。

バーチャル背景機能はアンドロイドスマホでは使用できない

Zoom にはバーチャル背景機能というものがあります。人物の背景を画像などに置き換えてくれる機能のことです。このバーチャル背景があれば、部屋の中が散らかっていたり、どこか外出していたとしても相手に知られることなく、顔を見て会話ができるというものです。残念ながら Android (アンドロイド)スマホではこの使い方はできません。

新型コロナウィルスの影響で、ビジネス環境は大きな変革を迫られました。企業が出社を控え、自宅で仕事をする仕組み、「テレワーク」を導入したのです。これまで会議室に集まって行っていた会議もまた、Zoom などを使ってオンラインで行われるようになったのです。これは従来と比べて勝手が違い、戸惑うことも多くなるでしょう。

ポイント１

• 「冒頭3分間ほどビデオをオンにする」。顔の見えない会議では中々腹を割って話せる雰囲気ではないですね。そこでビデオをオンにして雑談を行うことで孤立感が減り、一体感をもって議論を行えます。

ポイント２

• 「ノートパソコンを目線の位置にもってくる」。パソコンの内蔵カメラは利用者の目線よりも下に配置されているので、顔を下から覗き込むような形になります。それで実際よりも暗くなったり、怖い表情で写ってしまったりします。なので、パソコンスタンドや空箱を使ってカメラを利用者の目線の位置に持ってくることが大切です。

それにより、オンライン会議の参加者と目線を合わせる会話をする機会が増えて、より明るい表情になります。

ポイント３

• 「役割を決めて孤立化を防ぐ」。オンライン会議では他の人の様子や全体の雰囲気を掴みにくいことから、孤立感を感じてしまい勝ちなんですね。そこで、会議の冒頭で雑談をして一体感を高めたり、会議の議長が各参加者の役割を明言するようにします。自分の役割がはっきりすれば、発言しやすくなるし、孤立感もなくなります。

オンライン会議中に他の仕事をする、内職をするなどのリスクもふせぐことができます。オンライン会議をうまく進めるための方法は、ほかにもいくつものノウハウがあります。

４．オンラインの課題

オンラインの課題には様々な問題が存在します

１．スマホ利用は疲労します

スマホ画面はパソコンに比べて小さいので「寄り目」になる可能性があります。ものが2つに見える「複視」と呼ばれる症状がでることがあります。スマホは目に近い位置で見るので「寄り目」状態になり疲れます。筋肉の緊張がとれず、スマホから目を離しても眼球が内側に寄ったままになってしまうのです。

このような状態が続くと、脳が判断し片方の目を使わないようにと指示がでます。こうなると両眼で見た時のような奥行きや距離感がつかめにくくなります。すれちがいざまにぶつかる、野球や卓球での空振りが多くなる、車での接触事故も想定されます。ものが2重に見える現象には十分気をつけましょう。

２．発表者ツールを Zoom でも使う

発表者ツールとは「パワポ」「note」の部分を自分だけが見えるように開いておくと、「画面の共有」をクリックして、プレゼンを開くと「パワポ」なら「スライドショウ」をクリックします。この状態で右クリックして「発表者ツールを表示」。

こうすると自分の画面が発表者ツールになるんですけど、共有者ツールは発表者ツールじゃなくて、自分だけ発表者ツールを見ながらプレゼンできます。ただし Mac では使えないみたいです。

オンラインの課題には、以下のようなものがあります。

テクニカルな問題

• オンラインの課題に取り組む際には、コンピューターやモバイルデバイス、インターネット接続などのテクニカルな問題が生じることがあります。例えば、オンラインのテストを受ける際にネットワークが不安定であったり、ファイルのアップロードができなかったりする場合があります。

コミュニケーションの問題

• オンラインの課題は、通常、対面で行うものと比べて、コミュニケーションが難しいことがあります。例えば、メールやチャットでのやりとりは、口頭でのコミュニケーションに比べて、相手の感情やニュアンスを読み取ることが難しい場合があります。また、オンラインのグループワークやディスカッションでは、参加者が異なる場所から参加するため、タイムゾーンの違いやスケジュールの調整が必要となります。

プロクラスチネーション（課題の先延ばし）

• オンラインの課題は、自己管理能力が求められるため、プロクラスチネーション（課題の先延ばし）が起こりやすい傾向があります。自宅や外出先での作業が可能であるため、環境によっては集中できない、他の娯楽に気を取られるなど、課題に取り組む意欲が低下する場合があります。

セキュリティの問題

• オンラインの課題には、個人情報の漏洩やハッキングなど、セキュリティの問題があることがあります。特に、オンラインでの試験や評価の際には、監視システムやセキュリティ対策が必要となります。

オンラインの課題には様々な問題が存在しますが、テクノロジーやコミュニケーション技術の進歩により、オンラインでの学習や仕事が一般的になっています。