きょうは自動で見積書を計算するワードを学びます。
ワードの罫線の機能にはさまざまなものがありますね。
中でも表の機能を使ったフォーマットは便利そのものです。
一見複雑に見える見積書のレイアウトも、この機能を使うと簡単です。
きょうはあなたと、自動で見積書を計算するワードを学習します。
１．Word 入力フォームで見積書を作る
見積書や申込書、注文書のように、あらかじめ形式が決まっている文書で、必要事項だけをその都度書き換えて使うといった機会もよくあるものです。
こんなときは、書き換えが必要な部分を”入力欄”に設定し、それ以外のところを編集不可にしてしまえば、自分だけのテンプレートが簡単に作れますね？
これなら入力が簡単になるだけでなく、入力不要な部分を誤って書きてしまうということもなくなります。
１．見積書作成には「フォーム」機能を使います
フォームとは文書中に入力欄をせっていする機能のことで、形式的に3種類あります。
Excel で作る場合メニューバーに「開発」タブがない人は
「ファイル」→「オプション」→「ユーザー設定」から「開発」を左側から右側に移してください。
続いて、「クリックアクセルツールバー」→「すべてのコマンド」→「フォーム」を右側に追加させます。
クイックアクセスツールバーにフォームボタンが追加されたら、データを入力したいセルを選択した状態でフォームボタンをクリックします。
データを入力したいセルを範囲選択していない場合は「リストまたは範囲選択のどの行に列見出しが含まれているかを特定できません。〜」というポップアップウィンドウが表示されます。すでに表に見出しを作成している場合は［OK］をクリックすると、自動的に見出しとして認識してくれます。
２．Word の場合「開発」タブをクリックすればすぐ ActiveXコントロールが表示される
働いていれば見積書を書く場合は時々あるものです。
その場合、一つ作っておけばあとは入力するだけです。さらに「自動計算」する仕組みにしておけばわざわざ計算しなくてもすみます。
- Wordを開き、新しい空白のドキュメントを作成します。
- ドキュメントの上部には見積書のヘッダー情報を入力します。例えば、発行日、見積番号、発行元の情報（会社名、住所、電話番号など）を含めることができます。
- 次に、見積の相手先情報を入力します。相手先の会社名、住所、連絡先などを含めることができます。
- 見積の詳細部分を作成します。商品やサービスの一覧と価格を記載します。一般的には、商品名、数量、単位価格、金額の列を作成し、それぞれの商品やサービスに関する情報を追加します。また、小計、消費税、合計金額などの計算を追加することもできます。
- 必要に応じて、見積に特記事項や条件を追加することができます。たとえば、支払い条件、納期、保証内容などを記載することがあります。
- 見積書のフッターには、発行元の連絡先情報や注意事項などを追加することができます。
- 見積書の書式設定やデザインを調整することもできます。文字の大きさや色、フォントの変更、罫線の追加など、Wordの機能を使って見積書をカスタマイズすることができます。
以上が、Wordを使用して見積書を作成する基本的な手順です。自分のビジネスの要件や好みに合わせて調整します。
Word は Excel と同じように「セル」と呼ばれるマス目で構成された表を使います。横につながるセルの集まりを行、縦につながるセルの集まりを列と呼ぶのも同じです。
３．Word の入力フォームを使って見積書を作るには
フォームを利用してWordで見積書を作成する方法はいくつかあります。
Aa:リッチテキストコンテンツコントロール
☑：チェックボックスコンテンツコントロール
□：コンポボックスコンテンツコントロール
などです。
- Wordのフォームコントロールを使用する方法：
- Wordの「開発」タブを表示するために、Wordのオプションから「開発ツール」を有効にします。
- 「開発」タブで「コントロール」グループを選択し、適切なフォームコントロール（テキストボックス、チェックボックスなど）を選択します。
- 見積書の必要な部分にフォームコントロールを配置し、必要な情報を入力することができます。たとえば、相手先情報の入力欄や商品の一覧などに使用できます。
- Wordのテーブルを使用する方法：
- 見積書のフォーマットを作成するために、Wordのテーブル機能を使用します。
- テーブルを作成し、セル内に必要な情報を入力します。たとえば、商品名、数量、単位価格などを記入する列を作成します。
- テーブル内のセルに入力する情報の数や項目が固定されている場合は、この方法が便利です。
- Wordのフォーム機能を使用する方法：
- Wordの「開発」タブで「フォームフィールド」を選択し、必要なフォームフィールド（テキストフィールド、チェックボックスなど）を追加します。
- フォームフィールドには、必要な情報を入力できます。たとえば、発行日や相手先情報の入力フィールドなどを作成できます。
これらの方法は、Wordの機能を使用して見積書のテンプレートを作成する一般的な手法です。具体的な方法については、Wordのバージョンや使用している環境によって異なる場合がありますので、ご利用のWordのバージョンに合わせた具体的な手順を参照してください。
３．文字用の入力欄を作る
入力欄を作りたいところにカーソルを置き「テキストコンテンツコントロール」をボタンを押すと、文字用の入力欄ができます。
右の「デザインモード」では「書式の設定」ができます。
また、マクロやVBA（Visual Basic for Applications）を使用することで、より高度なフォームや自動化を実現することもできます。
暗い部分がフォームです。見積書のように、入力項目が複雑で数も多い書類は、フォームを使って作ることによって入力効率がアップします。フォームのない見積書と、フォームのある見積書を比べれば一目瞭然ではないでしょうか。
見積書のほかに納品書や請求書など、数字を計算しなければならない書類や、はたまた議事録なんかにもさまざまに対応できますね。
《レイアウト》→《ページ設定》→《余白》から「上下左右」「25㎜」に変更します。「印刷の向き」を縦にし「OK」を押します。
タイトルに「御見積書」と入力し、表を挿入します。「挿入」から「表の挿入」をクリックし3列8行の表が挿入されます。3列にしたわけは、左に入力したときに、右の見出し項目と接近しないようにするためです。
「列幅」をマウスポインタに合わせて上に表示されている目盛「ルーラー」の「80」まで調整します。
「項目」を入力します。「見積日」と「担当者」を右揃えにします。
「行と段落の間隔」から「行間のオプション」→「固定値」→「21pt」にします。
表の上にマウスポインタを合わせ、メニューバーから「罫線」を表示します。
表の上にマウスポインタを合わせ「罫線」ツールバーを表示させます。「枠なし」を選び表の罫線を消します。こうすることで見やすくなります。罫線が必要な個所だけ後から引きます。
４．セルの高さは行間隔で調整する入力フォーム
表の下に「1列1行」の表を挿入し、罫線の書式を設定します。「左罫線」をクリックし消します。「右罫線」をクリックし消します。「線種とページ罫線と網掛けの設定」から「罫線」を選びます。線種から「2重線」を選び、プレビューで確認します。
行間を設定するには《インデックスと行間隔》をクリックします。「固定値」から「16pt」を選びます。
御見積書明細の下に「列6行10」の表を作ります。「挿入」→「表」→「表の挿入」から列数と行数を指定します。行と列数がはっきりわからないときは、ある程度の数字で作成し、あとから行や列を挿入、または削除します。
見積明細の番号を入力するには、入力範囲を選択してから「段落番号」をクリックします。表の1行目を結合して「総合計」の欄を作成します。結合するセルを選択し「セルの結合」をクリックします。「番号」「数量」「単価」「金額」のセルを「右揃え」にします。
「デザイン」のことを知りたい場合は以下をどうぞ！
2．見積書を自動で計算するための設定
この見積書で、数字を入力すると自動的に計算するように作ります。さらに文字や数字を入力制限することで省力化できます。
Wordで見積書を自動で計算するためには、数式や合計金額を計算するためのフィールドを使用することができます。以下に、計算を自動化するための基本的な手順を説明します。
- Word文書内の計算に使用する領域を特定します。たとえば、商品の数量や単価、金額の列などが該当します。
- 数式を挿入するためのフィールドを作成します。
- 数式を挿入したいセルにカーソルを置きます。
- Wordの「挿入」タブを選択し、フィールドの挿入をクリックします。
- 「フィールド」ダイアログボックスが表示されます。ここで数式を入力するためのフィールドを選択します。一般的な数式には、SUM（合計）、PRODUCT（積）、IF（条件分岐）などがあります。
- 選択したフィールドに適切な引数を指定します。
- フィールドの引数は、計算に使用するセルや範囲を指定するためのものです。たとえば、合計を計算したいセル範囲を指定します。
- 引数を指定するためには、フィールド内で適切な構文を使用します。具体的な構文は使用するフィールドによって異なります。
- フィールドを更新して計算結果を表示します。
- フィールドを選択し、右クリックして「フィールドの更新」を選択するか、ショートカットキー「F9」を押すことで、フィールドの計算結果を更新できます。
上記の手順により、Word文書内で数式を使用して自動計算を行うことができます。具体的な数式の構文や引数の指定方法は、使用する数式関数やフィールドによって異なるため、詳細な操作方法は、Wordのヘルプドキュメントやマニュアルを参照してください。
１．「開発」セクションを表示する
•「ファイル」タブに移動して「オプション」をクリックします。
•「リボンのユーザー設定」を選択し、「メインタブ」のリスト内で「開発」のチェックボックスを選択して「OK」をクリックします。
２．フォームから見積書を作成する方法
- Wordを開き、新しい文書を作成します。
- 見積書のレイアウトを作成します。見積書のヘッダー、フッター、および他の必要な要素を設定します。
- フォームの要素を追加するために、開発タブを表示します。開発タブが表示されていない場合は、Wordオプションから「開発タブを表示する」を有効にします。
- 開発タブのコントロールグループから「コンテンツコントロール」を選択します。コンテンツコントロールの一覧が表示されます。
- 見積書の各情報を入力するためのフォームフィールドを選択します。たとえば、「顧客名」や「商品名」などのフィールドを追加できます。
- フォームフィールドをドキュメントにドラッグ＆ドロップするか、クリックしてドキュメントに追加します。フィールドを調整するには、右クリックしてプロパティを編集することもできます。
- 必要なフォームフィールドをすべて追加したら、見積書のテンプレートを保存します。
- テンプレートを使用して見積書を作成するには、テンプレートを開き、フォームフィールドに必要な情報を入力します。
これで、Wordを使用してフォームから見積書を作成する準備が整いました。テンプレートを使って繰り返し使用することもできますし、必要に応じてカスタマイズもできます。
３．フォームを作成する
フォームは、指定した場所にだけ文字や数字を入力できる機能です。
フォーム：デザインモードの表示
①《開発》→《デザインモード》をクリックします。
②《フォームアイコン》が表れます。
リッチテキストコントロール
【Aa】指定した位置にテキストコンテンツを挿入。
【画像】指定した位置に画像コンテンツを挿入。
【】指定した位置に文書パーツギャラリーコンテンツを挿入。
濃い Aa はリッチです。文字列のほか図や画像も入れられます。改行もできます。
テキストコントロール
入力できるのは文字列だけです。改行したい場合はプロパティで「改行を許可する」にチェックを入れなければなりません。
【☑】指定した位置にチェックボックスを挿入。
【】指定した位置にコンポボックスコンテンツを挿入。
【】指定した位置にドロップダウンコンテンツを挿入。
画像コンテンツコントロール
画像ファイルを挿入する事ができます。
文書パーツギャラリーコンテンツコントロール
「クイックパーツ、定型句、数式、表」などのパーツを挿入する事ができます。クイックパーツとは、よく使う単語を登録しておくことで挿入できる機能です。 例えば「会社住所」と入力するだけで会社の住所が挿入されるなどです。
コンポボックス コンテンツ コントロール
フォームにコンテンツを追加する
「開発」セクションに移動し、「デザインモード」をクリック
それから希望するコントロールを挿入していきます。ユーザーがテキストを入力できるセクションにテキストコントロールを挿入することを推奨します。
ユーザーは、リッチテキストコントロールを使用してテキストをイタリック/太字にフォーマットすることができます。また、複数のパラグラフを入力することもできます。ユーザーが追加できる内容に制限を設けたい場合、テキストコントロールを挿入する必要があります。
•このコントロールを挿入したい箇所をクリックします。
•「開発」セクションに移動し、「テキスト コンテンツコントロール」または「リッチテキスト コンテンツコントロール」を選択します。
「ここをクリックまたはタップしてテキストを入力してください。」と表示されるので番号を入力します。
同じように、「宛先」「担当者様」「件名」を入力します。続いて、「納入期日」「有効期限」「担当」のセルにもテキストコンテンツコントロールを挿入します。
日付の入力をするには
「日付選択コンテンツコントロール」を選びます。
ビジネス文書にとって、その文書を作成した日付を記載することはとても重要です。もしその日付が間違っていたら、有効期限に影響するばかりか、信用をも落としかねません。「日付の書式設定」を使うことで、こうしたケアレスミスを防ぎます。
「プロパティ」をクリックすると、「日付の表示形式」から好きなものを選べるようになっています。
見積書を自動で計算するWordのフォームには、通常、入力場所が制限されています。これは、フォームが正確な見積書を生成するために必要な情報を収集することができるようにするためです。入力場所を制限することで、必要な情報が欠落することを防ぎ、見積書の正確性を確保することができます。
たとえば、顧客の名前、連絡先、支払い条件など、見積書に必要な情報を入力するための特定の場所を指定することができます。また、見積書のアイテムと数量、価格、税金などを入力するための表を用意することもできます。これらの制限は、見積書作成者が見積書のレイアウトを一貫性のある形式で維持するのにも役立ちます。
あとがき
Wordで見積書を自動計算するフォームを作成するには、Wordを開き、新しい文書を作成、テーブルを挿入し見積書の項目を入力するための表を作成します。必要な列と行の数を設定します。例えば、品名、数量、単価、金額などの列が必要です。
テーブルの上部の行に見出しを入力し、品名、数量、単価、金額などの見積書の項目に対応する見出しを入力し必要な行数の商品情報を入力します。品名、数量、単価などの情報を各行に入力します。
計算を行う列、例えば、「金額」列を追加し各セルに計算式を追加します。セルを選択し、式を入力します。例えば、「数量」列のセルと「単価」列のセルを参照して、金額を計算する式を入力します（例: =数量*単価）。合計金額を表示するセルを追加、最後の行に合計金額を表示するセルを追加します。
合計金額のセルに計算式を追加、例えば、合計金額を計算するために、「金額」列の合計を表示する式を入力します（例: =SUM(金額列)）。見積書のその他の情報やフッターを追加します。必要な情報を追加して、見積書の作成を完成させます。
これで、自動計算機能を備えた見積書のフォームが作成されました。商品情報を入力するたびに、金額が自動的に計算され、合計金額が表示されます。フォームを保存し、必要に応じて印刷したり、デジタルフォーマットで共有したりすることができます。
注意点: Wordは計算機能が限られているため、高度な計算や複雑な条件付き計算を行う場合には、別のツールやソフトウェアを検討することをおすすめします。
コメント