きょうは Access でデータ管理を学びます。
データを目的ごとに分類し、相互に関連付けたもの（リレーショナブル・データベース）で「売上データ」を作ります。
データベース機能とは、「商品台帳」「顧客台帳」などのデータを管理・運用する機能のことです。エクセルもデータベース機能をもっていますがどこがどうちがうのでしょうか？
きょうはあなたと、Access でデータ管理を学習したいと思います。
１．こんなとき Excel Access どちらを使う？
手際よく仕事をするには実践しかありません。
仕事の手を休めて、机上の灯りにうつつに目をやり、うんざりして疲れ果てて眠ってしまうってことありませんか？
多くの人が、顧客名簿の管理や販売履歴の集計に「エクセル」を使っています。でも、実際は「アクセス」の方が便利なのでは、と思ったことありませんか？
Excel データベースでは表が大きくなればなるほど、いちいち時間がかかってしまいます。大きくなればそれだけサイズも大きくなるのでもっともといえばもっともです。
しかし、Access はもともと大量のデータを扱うので軽快に扱えます。これらの仕事は、データベースソフトであるアクセスの”得意分野”。両者を比較すると、シーン別の最適な”使い分け”が見えてきます。
アクセスは難しそうで・・・と思うかもしれませんが、いくつかの基本ルールを覚えれば大丈夫。エクセルのファイルからアクセスのデータベースを作る方法もあります。いざ、挑戦してみましょう！
1．データ管理
日常の業務の中で、得意先の住所や電話番号を一覧表にして「顧客名簿」を作ったり、商品の「注文書」をまとめて集計する「データ管理」をすることが多いと思います。ほとんどの人は、これらの業務に「エクセル」を利用しています。メニューなどから簡単に操作できるのがエクセルのわかりやすさだからです。
一方、データ管理といえば「アクセス」の”本領”
「顧客名簿」も「注文書」も、すべて１つのデータベースで管理できるのがアクセスの長所です。しかも、データを追加したり、集計・検索する作業を、独自に作成した画面で行えます。自分の仕事に合わせて、使いやすく必要に応じて設定できるからです。
「データ入力」については、顧客や商品の情報を1件ずつ入力するには差がないですが、「いつ、誰が、何を買ったか」という販売データ入力になると、アクセスの「フォーム」が便利です。顧客の住所や商品の写真も表示する画面を作れるので、入力ミスを減らせます。
データの「集計・検索」は、どちらの機能も甲乙つけがたいですが、「ある条件で検索したデータに対して集計する」といった”組み合わせ”になると、エクセルの手順は複雑ですが、アクセスなら簡単です。また、アクセスの「レポート」を使えば、エクセルではワードの助けが必要な「差し込み印刷」もできてしまいます。
２．Access と Excel どちらにも似たような機能がある
AccessとExcelには似たような機能もあるで。両方ともデータの管理や分析に使えるけど、それぞれ得意なことがちょっと違うんや。
Excelは主に表計算ソフトやな。データを表にして簡単な計算やグラフ作成が得意や。ちょっとしたデータの管理や分析には便利やけど、大量のデータを扱うにはちょっとしんどいかもしれん。
一方で、Accessはデータベース管理システムや。データを効率的に管理して、複雑なクエリやレポート作成が得意なんや。大量のデータや複雑なリレーションシップを扱うのに向いてるわ。
結論として、どちらもデータを扱うためのツールやけど、Excelは簡単な表計算やデータの可視化に強いし、Accessは複雑なデータベースの管理に強いって感じやな。用途によって使い分けるのがええで。
| Access | Excel | |
| データの管理方法 | データベースソフトやから、もっと複雑なデータ管理ができる。複数のテーブルを関連付けて管理できるんが特徴 | 表計算ソフトやから、スプレッドシート上でデータを扱う。行と列でデータを整理するんがメイン。計算とかグラフ作成には強い。 |
| データの規模 | 大規模なデータを扱うのに向いとる。数万行以上のデータを効率よく管理できる | 小規模から中規模のデータ管理に向いとる。セルの数が多なると処理が重くなることがある |
| データの整合性 | データベースの設計段階で整合性を保つためのルール（制約）を設定できる。例えば、重複するデータを防ぐとか | データの整合性を保つのは難しいことがある。手動でデータを管理するから、入力ミスが起こりやすい |
| クエリと分析 | SQL（Structured Query Language）を使って複雑なクエリを実行できる。複数のテーブルからデータを引っ張ってきて分析できる | 関数やフィルタを使ってデータを分析する。ピボットテーブルとかが便利 |
| フォームとレポート | フォームを使ってデータ入力を簡単にできる。レポートも簡単に作成できて、見やすい形で印刷できる | データ入力フォームは基本的にない。データを直接シートに入力することが多い |
| 複数ユーザーでの利用 | 複数ユーザーで同時にデータを操作するのが得意。ネットワークでデータベースを共有することもできる | 複数のユーザーで同時に編集するのは難しい。クラウドサービスを使うことで共有はできるけど、同時編集はややこしい |
Excelは表計算やデータの簡単な分析に向いてるんやけど、Accessはもっと大規模で複雑なデータ管理に向いとるんや。それぞれの強みを活かして使い分けるのがええんやで。
３．Excel でできること
小規模なデータっちゅうのは、だいたい数百件から多くても数千件ぐらいのデータのことやね。具体的には、以下のような感じや。
- 数百件：Excelは全然問題なく扱えるんや。例えば、100人から500人ぐらいの顧客情報なら、Excelで十分やろ。
- 数千件：1000件から3000件ぐらいのデータもExcelで扱えるけど、ちょっと重く感じることがあるかもしれへん。データが増えてきたら、処理が遅くなることがあるんや。
Excelが向いてる規模の具体例
- 中小企業の顧客管理：小規模なビジネスや中小企業で、顧客が数百人から千人ぐらいの場合、Excelで十分やで。
- 個人事業主のクライアント管理：フリーランスや個人事業主が、自分のクライアントを管理する場合、数十人から数百人やから、Excelで楽々管理できるんや。
- イベント参加者の管理：小規模なイベントの参加者リストとか、数十人から数百人規模のデータを管理するのにExcelはピッタリや。
まとめ
- 数百件：Excelで快適に管理できるんや。
- 数千件：Excelでもできるけど、データが増えると重くなる可能性があるから、そのときはAccessを考えたほうがええかもしれんで。
４．Accessが向いてる場合
大規模なデータ
顧客の数が多い場合や、複数のテーブルを使ってデータを管理する場合は、Accessがええで。数万件のデータでもスムーズに扱えるんや。
データの整合性
Accessはデータの整合性を保ちやすいんや。重複するデータを防ぐ制約を設定できるから、正確なデータ管理ができるんや。
複数のユーザーで利用する場合
Accessはネットワークを使って、複数のユーザーが同時にデータベースにアクセスできるんや。チームでデータを共有して管理するのに向いてるんや。
複雑なクエリ
AccessはSQLを使って複雑なクエリが簡単に実行できるから、詳細なデータ検索や抽出が得意なんや。
海の底の孤独な丸石のように堅く凍えているこの石が数点ころがっているだけなら探すのは簡単です。しかし数万点ころがっていればどこにどんな石があるのか見つけるのが困難です。
- 住所録のように Excel のワークシート1枚ですべて管理できるのもあれば、何千件にも及ぶデータでは Access では複数の表で管理できるので便利です。
- Excel では複数の表の関連づけは、「VLOOKUP 関数」で他の表との関連付けを手動で設定しますが、Access では「リレーションシップ」機能で、自動的に複数の表が参照できます。
- Excel では、写真入りのデータベースは「データフォーム」に表示できませんが、Access ではできます。
表はエクセルとそれほどかわりませんが、左側に「テーブル」が表示されます。アクセスは「テーブル」「クエリ」「フォーム」「レポート」があります。これらを「オブジェクト」と呼びます。
5．テーブル
Accessの《テーブル》っていうのは、データを整理して保存する基本的な単位や。簡単に言うと、Excelのシートみたいなもんやけど、もっと構造化されてるんや。
テーブルは行と列からできてて、各行が一つのレコードを表してて、各列がフィールドを表してるんや。例えば、顧客管理のテーブルやったら、各行が一人一人の顧客情報で、列には「名前」、「住所」、「電話番号」みたいな項目が入るんや。
テーブルの特徴としては
- 行（レコード）：データの一つ一つのエントリ。例えば、一人の顧客の情報全部が一つのレコードや。
- 列（フィールド）：各データの項目。例えば、「名前」、「住所」、「電話番号」とかやな。
- 主キー：各レコードを一意に識別するためのフィールドや。例えば「顧客ID」みたいなんがよく使われる。
Accessでは、このテーブルを使ってデータの検索、抽出、集計、更新ができるんや。また、複数のテーブルをリレーションシップ（関係）で結びつけて、より複雑なデータベースを作成することもできるんやで。
リレーションシップっちゅうんは、データベース内でテーブル同士がどう繋がっとるかっちゅう関係のことやねん。例えば、一つのテーブルに顧客情報が入っとって、もう一つのテーブルに注文情報が入っとる場合、顧客IDでその二つのテーブルを繋げることで、どの顧客がどの注文したかっちゅうんが分かるんや。これがリレーションシップやで。親子関係みたいなもんで、親のテーブル（例えば顧客情報）と子のテーブル（注文情報）がお互いにリンクしとる感じやね。
簡単に言うと、テーブルはデータを整理して保存するための入れ物やな。
Access は《テーブル》にデータを格納します。名前、住所、生年月日などの項目が必要という際に作るところで、アクセスの土台です。Excel のワークシートと同じような役割です。ただしテーブルはデータを保存するだけで、Excel のように計算式を入力したりしません。
6．クエリ
クエリっちゅうのは、データベースに対して特定の情報を取り出したり、更新したりするための命令文やで。Accessではクエリを使って、テーブルから必要なデータを抽出したり、複数のテーブルのデータを結びつけたり、特定の条件に基づいてデータを更新したりできるんや。
具体的に言うと、クエリには以下のような種類があるんや
選択クエリ（Select Query）
- これは一番基本的なクエリで、特定の条件に合うデータをテーブルから取り出すために使うんや。例えば、「顧客テーブルから大阪に住んでる顧客だけを表示する」みたいな感じや。
アクションクエリ（Action Query）
- これにはさらにいくつかの種類があって、テーブルのデータを変更するために使うんや。
- 更新クエリ（Update Query）：特定の条件に合うデータを更新するためのクエリや。
- 追加クエリ（Append Query）：あるテーブルのデータを他のテーブルに追加するためのクエリや。
- 削除クエリ（Delete Query）：特定の条件に合うデータを削除するためのクエリや。
- テーブル作成クエリ（Make-Table Query）：選択したデータを使って新しいテーブルを作成するためのクエリや。
クロス集計クエリ（Crosstab Query）
- これはデータを行と列でまとめて表示するためのクエリや。例えば、売上データを月ごと、商品ごとに集計して表示するような場合に使うんや。
パラメータクエリ（Parameter Query）
- クエリを実行する際に、ユーザーに入力を求めて、その入力に基づいてデータを抽出するクエリや。
クエリを使うことで、データベースの中から必要な情報を効率的に取り出したり、データをまとめて変更したりすることができるんや。Excelのフィルターや関数みたいなもんやけど、もっと柔軟で強力な機能があるんやで。
《クエリ》とは「問い合わせ」のことです。クエリ本体はデータをもっていないので、テーブルのデータが変更されるとクエリの結果も変更されます。
特定の条件に該当するデータだけを取り出すのが《クエリ》です。データをさまざまに加工します。「最近半年の売り上げ金額を、顧客ごとに集計する」といった作業も、クエリなら簡単にできます。見た目が《テーブル》のように見えますが《クエリ》はデータ抽出や計算で使用します。
7．フォーム
フォームっちゅうのは、Accessでデータを入力したり表示したりするための画面や。要するに、ユーザーがデータベースとやり取りするためのインターフェースやな。フォームを使うことで、データの入力や編集が簡単になって、データの一貫性や正確性を保ちやすくなるんや。
フォームの特徴や役割を説明すると、こんな感じ
データの入力と編集
- フォームを使うと、テーブルに直接データを入力するよりも見やすくて使いやすい画面でデータを入力できるんや。例えば、顧客情報を入力するフォームを作ったら、名前や住所、電話番号を順番に入力できるようになるんや。
データの表示
- フォームはデータを見やすく表示するためにも使えるんや。例えば、特定の顧客の詳細情報を表示するフォームを作ったら、その顧客のすべての情報が一画面で確認できるようになるんや。
ナビゲーション
- フォームにはナビゲーションボタン（次へ、前へ、最初へ、最後へ）があって、簡単にレコードを移動できるんや。これで、データの確認や編集がスムーズになるんや。
データの検証：
- フォームには入力されたデータを検証する機能を追加できるんや。例えば、電話番号欄に数字しか入力できないように制限したり、必須項目を空白のまま保存できないようにしたりすることができるんや。
ユーザーフレンドリーなデザイン：
- フォームはデザインをカスタマイズできるから、ユーザーにとって使いやすいレイアウトにできるんや。ボタンやテキストボックス、ドロップダウンリストなどを自由に配置して、操作しやすいインターフェースを作れるんや。
自動化
- フォームにマクロやVBA（Visual Basic for Applications）のコードを追加することで、データの自動処理や複雑な操作を実現できるんや。
簡単に言うと、フォームはAccessでデータを扱うときの便利なツールや。データの入力、編集、表示を効率的かつ正確に行うために使われるんやで。
その情報を入力していくのが《フォーム》です。データを必要に応じて集計したり、検索する役割です。毎日使うデータ入力画面を、自分の仕事に合わせて作成できます。《フォーム》では、日本語システムの《ON/OFF》を切り替え設定できます。
8．レポート
Accessの《レポート》っちゅうのは、データベースのデータを見やすく印刷したり、PDFとして保存したりするための機能や。レポートはデータをまとめて視覚的に分かりやすくするためのツールで、集計結果やリスト、グラフなんかをきれいに整えて出力できるんや。
レポートの主な特徴や役割を説明すると、こんな感じ
データの整理と表示
- レポートを使うと、テーブルやクエリのデータを見やすく整理して表示できるんや。例えば、売上データを月ごとに集計して表示するレポートを作ったり、顧客リストをアルファベット順に並べて表示したりできるんや。
印刷用フォーマット
- レポートは印刷を前提にしたフォーマットになってるから、印刷したときに見やすいようにデザインされてるんや。例えば、ページ番号やヘッダー、フッターを付けたり、ページごとにセクションを分けたりできるんや。
集計と分析
- レポートには集計機能があって、データをグループ化して合計や平均を計算したり、グラフを作成してデータを視覚的に分析したりできるんや。例えば、各営業担当者ごとの売上合計を表示するレポートを作ることができるんや。
デザインのカスタマイズ
- レポートのデザインは自由にカスタマイズできるんや。テキストボックスやラベル、画像、線などを配置して、自分の好きなようにレイアウトできるんや。
動的なデータ表示
- レポートは実行時に最新のデータを取り込むから、常に最新の情報を基にしたレポートを作成できるんや。例えば、毎月の売上報告書を作成する場合、クエリで最新の売上データを取り込んでレポートを作成するんや。
エクスポート機能
- レポートは印刷だけやなくて、PDFやExcel、Word形式などにエクスポートして保存することもできるんや。これで、デジタルデータとして共有したり、他のソフトウェアで再利用したりできるんや。
要するに、レポートはAccessのデータを見やすく整理して、印刷やデジタル形式で出力するためのツールや。ビジネスの報告書や顧客リスト、集計結果の分析なんかに使うと便利なんやで。
これらを印刷するときのためにきれいに配置するのが《レポート》です。ハガキの「差し込み印刷」もできます。エクセルでは行や列が隠れているのに気づかず印刷してしまうことがありますが、Accessのレポートは、印刷用の画面なのでそのようなことは起こりません。
テーブル同士は関連付けることができ、入力できます。なお、アクセスのデータベースを作るには、アクセスを起動した後、まず初めにファイルを保存しなければなりません。これがエクセルとの違いです。
起動した画面で「空のデータベース」を選び、ファイル名や保存場所を決めます。
２．アクセスを使ってみよう
エクセルは、ソフトを起動すると表示される「ワークシート」にすぐデータを入力して使えますが、アクセスはそうではありません。
１．Access を使用するための一般的な手順
Accessを使うのは、最初はちょっと難しく感じるかもしれんけど、基本を押さえればそこまで難しくないで。特に、Excelを使ったことがあるなら、データの管理や操作の基本的な考え方は似てるから、慣れればだんだん簡単になると思うで。
AccessはExcelに比べて機能が多くて、ちょっと複雑やな。テーブルやクエリ、フォーム、レポートなど、色んな要素があって最初はどれから始めたらええか迷うかもしれん。
Accessを開始する
Access をインストールし、コンピュータにアクセスできる場合、”スタート”ボタンをクリックし、アプリケーション一覧から “Access” を選択します。
データベースを作成する
Access を開いたら、”ファイル”メニューから”新規”を選択して、新しいデータベースを作成します。データベース名と保存先を指定します。
テーブルを作成する
新しいデータベースを作成したら、”テーブル”を作成します。”テーブル”タブをクリックし、必要なフィールドを追加します。フィールドには、データの種類、フィールド名、およびデータの制約を指定できます。
データを入力する
テーブルを作成したら、データを入力します。”テーブル”タブを選択し、新しいレコードを追加します。または、Excel からデータをインポートすることもできます。
クエリを作成する
データを入力したら、クエリを作成して、データを取得します。”クエリ”タブをクリックし、必要なテーブルを選択します。条件やソートの設定を行い、クエリを実行してデータを取得します。
フォームを作成する
データベースにデータを入力する場合、フォームを作成すると便利です。”フォーム”タブをクリックし、必要なフィールドを選択します。フォームを作成すると、ユーザーがデータを簡単に入力できるようになります。
レポートを作成する
データベースのデータを分析する場合、レポートを作成すると便利です。”レポート”タブをクリックし、必要なフィールドを選択します。レポートを作成すると、データの概要や詳細を表示できます。
これらは一般的な手順であり、Access の基本的な使い方です。ただし、Access は機能が豊富であるため、さまざまな機能があります。必要に応じて、Access の公式ドキュメントを参照することをお勧めします。
アクセスはまず、データを蓄積するための「テーブル」を設計する必要があります。ファイル名や保存場所を決めます。
アクセスは、データを蓄積するための「テーブル」を作らなくてはなりませんが、そのデータから必要な情報を抜き出すのは、テーブルとは別の「クエリ機能」です。アクセスは、４つのオブジェクト（もの）に分かれています。
- そのうち土台になるのが、データを入れる「テーブル」です。
- データを必要に応じて集計・検索するのが「クエリ」
- データの入力画面を、仕事に合わせて作成するのが「フォーム」
- 印刷をするのが「レポート」
「スポーツ用品の販売」データベースでは、得意先の情報を管理する「得意先台帳」
商品の情報を管理する「商品台帳」
販売の履歴を管理する「販売データ」を作ります。
３．アクセスデータベースを作成
エクセルは、ソフトを起動すると表示される「ワークシート」にすぐデータを入力して使えますが、アクセスはそうではありません。
Excelはソフトを起動したらすぐにワークシートが表示されて、データを入力し始めることができるんやけど、Accessはちょっと違うんや。Accessを使うには、最初にいくつかの設定や準備が必要なんや。
１．Accessの基本的な使い方
データベースの作成
- Accessを起動したら、まず新しいデータベースを作成するか、既存のデータベースを開く必要があるんや。新しいデータベースを作成する場合は、ファイル名を指定して保存するところから始まるで。
テーブルの作成
- データを入力するためには、最初にテーブルを作成せなあかん。テーブルはデータを保存するための基本的な単位やから、ここでフィールド（列）を定義して、データの構造を決めるんや。
- 例えば、顧客情報を保存するテーブルを作る場合は、「名前」、「住所」、「電話番号」などのフィールドを設定するんや。
データの入力
- テーブルを作成したら、次にそのテーブルにデータを入力するんや。これはExcelのセルにデータを入力するのに似てるけど、Accessではフィールドに沿ってデータを入力することになるんや。
クエリ、フォーム、レポートの作成
- テーブルにデータを入力した後は、必要に応じてクエリやフォーム、レポートを作成するんや。クエリを使ってデータを抽出したり、フォームを使ってデータを入力したり、レポートを使ってデータを印刷用に整えたりすることができるんや。
データベースの管理
- Accessでは、複数のテーブルをリレーションシップ（関係）で結びつけて、データを効率的に管理することができるんや。これにより、複雑なデータベースを作成しても、データの整合性や一貫性を保つことができるんや。
まとめると、AccessはExcelに比べて最初の設定や準備がちょっと手間に感じるかもしれんけど、一旦基本を押さえれば、効率的にデータを管理・操作することができる強力なツールや。データベースの作成、テーブルの設定、クエリやフォームの利用など、基本的なステップを踏むことで、Accessを効果的に使えるようになるで。
《空のデータベース》から《作成》ボタンを押します。
新しい空のデータベースファイルが作成され《データベース》ウィンドウが表示されます。
最初に《テーブル１》というテーブルが自動的に表示され、《ID》というフィールドができています。これがスタートラインになります。通常、フィールドの作成はビューを切り替えて《デザインビュー》という画面から行います。
①《表示》をクリック、
②《名前を付けて保存》ダイアログボックスが開くので《得意先》と入力し《OK》を押す。
４．アクセスフィールドを作る
アクセスフィールドっちゅうんは、データベースのテーブルにある一つ一つの項目のことやねん。例えば、顧客情報のテーブルがあったとしたら、「名前」、「住所」、「電話番号」みたいな項目があるやろ？それぞれがフィールドや。データを細かく分けて管理するための単位やね。だから、データベースでデータを扱うときは、このフィールドを使って検索したり、ソートしたり、フィルタリングしたりするんやで。
①1行目の《フィールド名》の《ID》の文字列が反転しているので《得意先ID》と入力し直して《Enter》を押します。
②《データ型》が設定されていますが、そのままでいいので《Enter》を押します。
③続いて《得意先名》《フリガナ》《郵便番号》《住所１》と入力します。《短いテキスト》と自動的に設定されます。《郵便番号》だけは▼から《数値型》ではなく《短いテキスト》のまま《定型入力》の▼から《郵便番号》から《次へ》→《次へ》→《データの保存方法》から《完了》を押します。
④フィールドの登録が終わったので、これまでの操作を保存します。《ホーム》から《上書き保存》をクリックします。
一度、フィールド名を入力すると、その後はフィールド名を削除しても、データ型だけが残ってしまう場合があります。そのまま保存すると「フィールド名が指定されていません」というエラーがでます。この場合は、フィールド名に《あ》と入力します。他の文字でもいいです。
そのあとで《行の削除》ボタンで1行丸ごと削除します。
１．フィールドプロパティ
フィールドプロパティっちゅうのは、Accessのテーブル内の各フィールド（列）の特性や動作を設定するためのものやで。フィールドプロパティを使うことで、データの入力方法や表示形式、制約条件などを細かくコントロールできるんや。
フィールドプロパティには色々な種類がある
フィールドサイズ
- テキストフィールドの場合、文字数の最大値を設定するプロパティや。例えば、名前フィールドのサイズを50に設定すると、そのフィールドには最大50文字までしか入力できへんようになるんや。
書式
- データの表示形式を設定するプロパティや。例えば、日付フィールドの書式を「yyyy/mm/dd」に設定すると、データがその形式で表示されるんや。
入力規則
- データの入力条件を設定するプロパティや。例えば、年齢フィールドに「>=18」と設定すると、18歳以上の値しか入力できへんようになるんや。
入力値メッセージ
- 入力規則に違反した場合に表示されるメッセージを設定するプロパティや。例えば、「年齢は18歳以上でなければなりません」といったメッセージを設定できるんや。
既定値
- 新しいレコードが追加されたときに自動的に入力される値を設定するプロパティや。例えば、作成日フィールドに「Date()」と設定すると、新しいレコードが追加されるたびにその日の日付が自動的に入力されるんや。
必須
- データの入力が必須かどうかを設定するプロパティや。例えば、「はい」に設定すると、そのフィールドには必ず値を入力せなあかんようになるんや。
ゼロ長文字列の許可
- テキストフィールドが空文字列（長さがゼロの文字列）を許可するかどうかを設定するプロパティや。例えば、「はい」に設定すると、そのフィールドには空文字列を入力できるんや。
インデックス
- フィールドにインデックスを設定して、データの検索や並べ替えの速度を向上させるプロパティや。例えば、顧客IDフィールドにインデックスを設定すると、顧客IDでの検索が速くなるんや。
フィールドプロパティをうまく活用することで、データの整合性を保ったり、データ入力の手間を減らしたり、データベースの性能を向上させたりすることができるんや。フィールドごとに適切なプロパティを設定することで、Accessのデータベースがより使いやすく、信頼性の高いものになるんやで。
定型入力（共通）
たとえば郵便番号はハイフンをつけることがルール化されています。「表示」→「デザインビュー」へ、「郵便番号」を選択したうえで、下の「フィールドプロパティ」から「定型入力」にカーソルを合わせると右のほうに「オプション」が出てきます。
このオプションをクリックすると、「定型入力ウィザード」で「郵便番号」を押します。するとハイフンを含めるのか含めないのか問われますので、ハイフンを含めて選択します。「完了」をおしてデータ入力バーに戻ると、郵便番号を入力する欄に「-」が前もって入力されているのがわかります。
自動的にハイフンを入れた形で表示してくれるようになります。
住所入力支援（テキスト型）
デザインビューから《住所入力支援》にカーソルを合わせてオプションを押すと、まず「郵便番号」を選び、「都道府県と住所の2分類」を選び、「都道府県」「住所」を選びます。「完了」をクリックします。デザインビューから郵便番号を入力すると自動的に住所を入力してくれます。
《ふりがな》の自動入力を行う機能もあります。
①「得意先名」テーブルの画面を《デザインビュー》に切り替えます。
②《得意先名》をクリックし、フィールドプロパティの《ふりがな》プロパティをクリックして、右端に表示される《…》ボタンをクリックします。
③《ふりがなウィザード》が始まります。ふりがなの自動入力先を設定します。ここでは「ふりがなの入力先」を《既存のフィールドを使用する》にして、一覧から《ふりがな》を選択します。
④「ふりがなの文字種」を《半角ヒラガナ》にして《完了》をクリックします。
入力規則（共通）
デザインビューから「生年月日」にカーソルを合わせて「入力規則」で規制するのです。
２．テーブルウィンドウのビュー
Accessのテーブルウィンドウには、主に2つのビューがありますわ。それが「データシートビュー」と「デザインビュー」やねん。これらのビューについて説明するわな。
データシートビュー
データシートビューは、Excelのスプレッドシートみたいな感じで、実際のデータを直接見ることができるビューや。データを入力したり、編集したり、削除したりするのに使うんや。例えば、顧客情報のテーブルがあったら、名前や住所、電話番号をそのまま入力したり修正したりできるねん。
デザインビュー
デザインビューは、テーブルの構造を設計するためのビューや。フィールド（項目）の名前やデータ型、フィールドサイズ、入力規則なんかを設定できるんや。例えば、顧客情報のテーブルをデザインビューで開いたら、「名前」はテキスト型、「生年月日」は日付型、みたいに設定できるんや。
ビューの切り替え方法
- データシートビューからデザインビューへ切り替え：
- テーブルを開いてるときに、上のタブの「デザインビュー」って書いてあるボタンをクリックしたらええで。
- デザインビューからデータシートビューへ切り替え：
- 同じく上のタブの「データシートビュー」ってボタンをクリックしたら切り替わるんや。
まとめ
- データシートビュー：データを直接入力・編集・表示するビュー。
- デザインビュー：テーブルの構造やフィールドの設定を行うビュー。
この2つのビューを使い分けて、効率的にデータベースを管理したらええで。
《主キー》とは管理用の”背番号”のことです。他とダブることがない値です。免許証やクレジットカードのようなものですね。中には、主キーになる項目が含まれていないことがあります。そのときは《オートナンバー》という、自動的に重複しない番号をつけてくれる機能があります。
《レコード》とは1件のデータ。
《フィールド》とはデータの項目。
「得意先台帳」では1人の顧客が1件のレコードになります。「住所」や「電話番号」などの項目はフィールドです。また、管理のために「主キー」を使います。
「フィールド名」に「得意先名」を入力し、「データ型」をクリックすると、短いテキスト、長いテキスト・・・さまざまな型を選択できます。なお郵便番号は「短いテキスト型」、生年月日は「日付/時刻型」です。
それでは入力していきます。生年月日は横にカレンダーがあるのでそこから選んでいきます。DM
送付に関しては「Yes/No型」なのでチェックボックスがつきます。
「表示」のとなりに「主キー」があります。これは「オートナンバー型」だと入力した際に自動的に
No を打ってくれるものです。
３．テーブルの新規作成
テーブルを新規に作成するには、3つの方法があります。
1. デザインビューを使う方法
手動でフィールドを設定
デザインビューを使うと、フィールドの名前やデータ型、フィールドプロパティを一つ一つ手動で設定できるんや。細かい設定ができるから、テーブルの構造をきっちり定義したいときに便利やで。
手順
- Accessを開いて、新しいデータベースを作成するか既存のデータベースを開く。
- ナビゲーションウィンドウで「テーブル」タブをクリックして、「テーブルデザイン」を選択。
- フィールド名、データ型、必要なプロパティを入力してテーブルを設計。
- 設計が終わったら、テーブルに名前を付けて保存。
2. データシートビューを使う方法
直接データを入力
データシートビューはExcelのような見た目で、セルに直接データを入力しながらテーブルを作成できるんや。簡単なテーブルをさくっと作りたいときに便利やで。
手順
- Accessを開いて、新しいデータベースを作成するか既存のデータベースを開く。
- 「テーブル」タブをクリックして、「新しいテーブル」を選択。
- データシートビューでセルにデータを入力し、Accessが自動的にフィールド名とデータ型を推測して設定。
- 必要に応じてフィールド名やデータ型を編集。
- データの入力が終わったら、テーブルに名前を付けて保存。
3. テンプレートを使う方法
既存のテンプレートを利用
Accessにはいくつかのテンプレートが用意されてて、これを使って簡単にテーブルを作成できるんや。例えば、顧客管理やタスク管理など、一般的な用途に合わせたテンプレートがあるで。
手順
- Accessを開いて、「新しいデータベース」を選択。
- 使用したいテンプレートを選び、データベースに名前を付けて作成。
- テンプレートに含まれるテーブルやフィールドを必要に応じて編集。
これらの方法を使って、自分のニーズに合ったテーブルを作成できるんや。それぞれの方法には特徴があるから、目的に応じて使い分けるとええで。
まず、見出しを入力していきます。メニューバーの「フィールド」をクリックし、左側の「表示」から「データシートビュー」の下の「デザインビュー」をクリックします。最も基本的なテーブルの作成方法です。
４．リレーションシップ（関連性）
いよいよ複数のテーブルを扱っていきます。リレーショナルデータベースの利点を、ここでしっかり学んでいきます。データを目的ごとのテーブルに分け、テーブル同士を関連づけて管理する方法です。
テーブル間のテーブル同士を関連付けることを「リレーションシップを設定する」といいます。
例えば、もしどちらかに《商品CD》がなければ、テーブル同士を関連付けることができません。なお、結合フィールドは、同じデータ型で同じデータを扱うフィールドであれば、フィールド名は同じでなくてもか構いません。
人1人の会員に担当者をつけるとする際、「表示」→「デザインビュー」から「担当者」をクリックし、「ルックアップウィザード」を選びます。すると「テーブルまたはクエリから」か「別のファイルからか」を選ぶボタンが表示されます。
つぎに「どのテーブルを選びますか？」と問われるので「担当者マスター」を選んで次へ、「担当者名」をダブルクリックします。そして担当者名を「昇順」で並べます。最後に「データ整合性」にチェックを入れます。
「連鎖性削除」にチェックを入れておくと、担当者が辞めた際に自動的に削除される仕組みです。至れり尽くせりですね。
それでは確認します。リレーションシップをクリックすると、「担当者」と「担当者」が線でつながれているのが分かります。共通のフィールドのうち、「主キー」が設定されたフィールドに対して、もう一つのフィールドは「外部キー」といいます。
５．リレーションシップの設定
Accessで複数のテーブルを関連付けるための機能や。これを使うと、データベース内のデータを効率的に管理して、一貫性を保つことができるんや。リレーションシップを設定することで、テーブル間のデータの関連性を定義して、データの整合性を確保できるんや。
リレーションシップにはいくつかの種類があって、それぞれの特性を理解することが重要や。大阪弁で説明すると、こんな感じや：
1. 一対多のリレーションシップ
特徴
一つのテーブルの一つのレコードが、別のテーブルの複数のレコードに関連付けられるリレーションシップや。
例
顧客テーブルと注文テーブルの関係や。1人の顧客が複数の注文をすることがあるから、顧客テーブルの1つのレコード（1人の顧客）が、注文テーブルの複数のレコード（複数の注文）に関連付けられるんや。
2. 多対多のリレーションシップ
特徴
両方のテーブルの複数のレコードがお互いに関連付けられるリレーションシップや。この場合、中間テーブルを使ってリレーションシップを管理する必要があるんや。
例
学生テーブルとコーステーブルの関係や。1人の学生が複数のコースを受講し、1つのコースを複数の学生が受講することがあるから、中間テーブル（例えば、登録テーブル）を使ってリレーションシップを設定するんや。
3. 一対一のリレーションシップ
特徴
一つのテーブルの一つのレコードが、別のテーブルの一つのレコードに関連付けられるリレーションシップや。あまり使われないけど、特定の状況で有効や。
例
社員テーブルと社員詳細テーブルの関係や。1人の社員に対して1つの詳細レコードがある場合に使うんや。
リレーションシップの設定方法
リレーションシップを設定する手順
リレーションシップウィンドウを開く
- Accessを開いて、リボンの「データベースツール」タブをクリックし、「リレーションシップ」を選択するんや。
テーブルの追加
- リレーションシップウィンドウで関連付けたいテーブルを追加するんや。これには、リレーションシップを設定するテーブルを選んで「追加」ボタンをクリックするで。
フィールドをドラッグしてリレーションシップを作成
- 一つのテーブルのフィールドをドラッグして、別のテーブルの関連するフィールドにドロップするんや。これで、リレーションシップを作成できるんや。
リレーションシップのプロパティを設定
- リレーションシップのダイアログボックスが表示されるから、そこでリレーションシップの種類や参照整合性を設定するんや。参照整合性を設定すると、関連するテーブル間のデータの整合性が保たれるんや。
リレーションシップをうまく設定することで、データベース内のデータを効率的に管理し、データの一貫性や整合性を保つことができるんやで。
①《リレーションシップ》をクリックします。
②《T商品マスター》が選択されていることを確認します。
③《リレーションシップ》ウィンドウに4つのテーブルのフィールドが表示されました。各フィールドの位置を変えます。
《T担当者マスター》と《T得意先マスター》にリレーションシップを設定します。
④《T担当者マスター》の《担当者CD》をドラッグし、《T得意先マスター》の《担当者CD》にドロップします。
《リレーションシップ》ダイアログボックスが表示されます。
⑤《テーブルクエリ》が《T担当者マスター》、《リレーションテーブル》が《T得意先マスター》になっていることを確認します。
《参照整合性》に☑を入れます。
《OK》を押します。
⑥《商品CD》を《T売り上げデータ》の《売上日》の下にドラッグ＆ドロップします。
⑦《作成》を押します。
⑧《T得意先マスター》の《得意先CD》をドラッグし、《得意先ＣＤ》ドラッグ＆ドロップします。
4つのテーブル間にリレーションシップが設定されます。
あとがき
Microsoft Access（マイクロソフト・アクセス）はデータベース管理システムであり、データ管理を学ぶ際には以下の注意点を考慮することが重要です：
データベースの設計は基盤となる重要なステップです。適切なテーブル構造、フィールドのデータ型、関連性、インデックスなどを慎重に計画して設計することで、データベースの効率性や信頼性を確保できます。Accessでは、データの整合性を保つためにデータ型やフィールド制約を設定できます。これにより、不正確なデータや無効な値を防止し、データの品質を維持します。
データは貴重な資産であるため、定期的かつ適切なバックアップを取ることが重要です。バックアップはデータの損失を最小限に抑えるのに役立ちます。データベースには機密情報や重要なデータが含まれることがあります。適切なアクセス制御とセキュリティ対策を実施して、権限のないユーザーからデータを保護しましょう。
大きなデータベースでは、クエリのパフォーマンスを向上させるためにインデックスを適切に使用することが重要です。ただし、過剰なインデックスはデータベースのパフォーマンスを悪化させることがあるため、適度なバランスを保つことが必要です。クエリの効率性を向上させるために、クエリの設計と最適化に注意を払う必要があります。必要なデータのみを取得するようにクエリを作成することで、処理時間を短縮できます。
データの入力時にはバリデーションを行い、正しいデータが入力されるようにしましょう。また、データの不備を修正するための方法を考慮しておくと便利です。Accessでは他のアプリケーションとのデータのやり取りができるため、データのエクスポートやインポートについても学ぶと便利です。
Microsoft Accessはバージョンアップが行われることがありますので、使用しているバージョンに合わせた情報や機能を学ぶことが重要です。Accessについての学習には、Microsoftの公式ドキュメントやオンラインリソース、トレーニングコースを活用すると役立ちます。
これらの注意点に留意しながら、Microsoft Accessを使ってデータ管理のスキルを向上させることで、より効率的で信頼性のあるデータベースを構築できます。
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