EXCEL の ショートカット Key だけで作業を大幅効率化

エクセルショートカット Excel
エクセルショートカット

きょうは、エクセル作業を大幅効率化させるキーボードショートカットを学びます。

仕事でエクセルを使っている人も多いことでしょう。エクセルで効率よく入力・編集するには、マウスとキーの間の往復を少なくするしかありません。

なので、キーボードからいかに手を離さずに操作するかがポイントです。それにはキーボードショートカットで呼び出すことしかないですね?

とにかく自分のスタイルとペースを一貫して捨てないようにしたいです。

きょうはあなたと、機能を一発で呼び出せるキーボードショートカットを学習します。

1.Excel の「Ctrl + 文字キー」

Excel ショートカット
Excel ショートカット

便利な簡易キー操作(キーボードショートカット)を集めました。ショートカットを使って省ける手間は一見わずかですが、頻繁にい行う作業であればあるほど、そのわずかな効果の積み重ねがものをいってきます。

まず覚えたいのが、Ctrl や Shift キーと他のキーとをいっしょに押したときの動作です。頻繁につかうことが多いので、覚えると作業が省力化できます。

中でも次の組み合わせはソフトを問わず利用することが多く、よく使います。頭文字は英語の頭文字です。

1.Excelの主要なショートカットキーの例

ショートカットキーの王道は Ctrl です。

  1. 新規ブックを作成:Ctrl + N
  2. ファイルを開く:Ctrl + O
  3. ファイルを保存:Ctrl + S
  4. ブックを閉じる:Ctrl + W
  5. シートを挿入:Shift + F11
  6. シートをコピー:Ctrl + Shift + +
  7. セルのコピー:Ctrl + C
  8. セルの貼り付け:Ctrl + V
  9. セルの削除:Ctrl + –
  10. セルの挿入:Ctrl + +
  11. セル内で改行:Alt + Enter
  12. 全体のセルを選択:Ctrl + A
  13. 選択範囲のセルを削除:Ctrl + Shift + End + Delete
  14. セルの書式を設定:Ctrl + 1
  15. 関数の挿入:Shift + F3
  16. 選択範囲のセルに合計値を表示:Alt + =
  17. セル内で計算結果を表示:Ctrl + Shift + U
  18. シートを印刷:Ctrl + P
  19. ワークシートをフルスクリーン表示:F11

上記のショートカットキーは、Excelの基本的な操作をより迅速かつ効率的に行うために使用されます。

「C」はコピーの「コ」で、貼り付けはとなると?「Past」になりそうだけど、あまりに遠すぎるので「C」の隣の「V」に落ち着いたそうです。

さらに、多くのショートカットキーがありますが、これらはExcelで作業を始めるのに十分な基礎となるものです。わかりやすくいえばショートカットキーは130近くありますがそのうち30だけ覚えれば十分です。

Ctrl + 文字キー

ともかく、入力を中断したいときってありませんか? そんなときEnter でデータを確定した後、Delete ではなくEsc を押してください。

Z——やり直し(取り消し)
C——コピー
A——すべてを選択

「A」は「All=すべて」の意味です。

O——ファイルを開く
F——検索
X——切り取り

Xが「ハサミ」の形をしているので覚えやすいと思います。

V——貼り付け
S——保存
N——しんき作成

上書き保存」はsaveと言います。ショートカットは、なにかしらの「頭文字」なのですね。

P——印刷
U——「Underline=下線」の頭文字です。
B——「Bold=太字」の頭文字です。2回押すと太字の設定が解除されます。

D——図形をコピーする。

キーボードだけでウィンドの切り替え

Alt + Tab —–「Alt」を押したまま「Tab」を1回押すたびに次のウィンドが選択されます。ちなみにCtrl+1 を押すと「セルの書式設定」がでます。「1」はテンキーの「1」ではありません。

並んだセルを選択する

Shift + ↓

セルの先頭から最後にジャンプする

セルの先頭から最後にジャンプする
セルの先頭から最後にジャンプする

次の列に移動します

次の列に移動します
次の列に移動します

セルの書式設定

Tab

Shift + Tab——前の列に移動します

セルの書式設定
セルの書式設定

いろいろな Ctrl キーの使い方

ちなみに「日付」は「Ctrl+;」、「時刻」は「Ctrl+:」です。

いろいろな Ctrl キーの使い方
いろいろな Ctrl キーの使い方

Ctrl 1——文字を特大に

Ctrl + 2——文字を太字(B)に

Ctrl +——文字をイタリック体(斜体)に

Ctrl + 4——文字にアンダーラインを入れる
Ctrl + 5——文字に取り消し線を入れる
Ctrl + 9——カーソルのある行を隠す

いろいろな Ctrl キーの使い方
いろいろな Ctrl キーの使い方

Ctrl C———選択した項目をコピー
Ctrl X———選択した項目を切り取り
Ctrl V———選択した項目を貼り付け

Ctrl Z———操作を元に戻す
Ctrl + Y———操作をやり直す
Ctrl S———ファイルの上書き保存

作業中にファイルを保存するのは意外に面倒で忘れがちです。保存用アイコンをくりっくするだけなのですが、作業に没頭しているときほど、そんなわずかな手間も惜しいからです。「S」はセーフの略です。

Excelで幅もコピーする方法

  1. Ctrl + C でコピー
  2. Ctrl + V で貼り付け
  3. さらに Ctrl を押して
  4. Wを押すと幅もそのままコピーできます。

Ctrl F———文字を検索する

Ctrl + P———印刷する

Ctrl O——–ファイルを開く

ファイルを開きます。「S」とペアで覚えておきます。「O」はオープンの略です。

Ctrl + BackSpace —–文字入力中、直前に確定した文字列を再変換。誤った文字列を消して最初から入力し直すのは大変です。文章をまるごと確定前の状態に戻します。そして「←」や「→」キーで文節を短くしたり、長くして平仮名に戻し、「Space」キーで再度確定していけばいいのです。

Ctrl  + I ——–カタカナに変換します。キーボード最上段の「F7」を押すのが一般的ですが、通常のポジションから指を離すので、ミスタイプを誘発しがちです。

Ctrl + Alt +D —「電卓を起動」のショートカットに。登録は、「電卓」のアイコンを右クリックして「プロパティ」を選択、「ショートカット」タブ内の「ショートカットキー」ボックスをクリックします。そこへ割り振りたいキーを、キーボードから入力します。

「電卓だからD」を選んだだけです。作業中に簡単な計算が必要になることが多いのですが、その都度マウスを呼び出すのが面倒だからです。

Ctrl + Alt +D ---「電卓を起動」のショートカットに
Ctrl + Alt +D —「電卓を起動」のショートカットに

2.Ctrl + Shift の組み合わせで大幅効率アップ

Ctrl + Shift + Enter :配列数式(グループ数式)を入力
Ctrl + Shift + 方向キー:データが入力された行や列全体を選択する
Ctrl + Shift + +:セル・列・行を挿入する
Ctrl + Shift + 1:数字を三桁区切りにする

3.Alt

Alt + アルファベットキー:ダイアログボックスの設定をキーボードで行う
Alt + Enter :セル内で改行する
Alt + Shift + F4:データ範囲を一発で合計する
Alt + F4:ブックを閉じる

4.Excelのファンクションキー(Function keys)

  1. F1キー: ヘルプを表示します。セルや機能に関する情報やヘルプガイドを参照することができます。
  2. F2キー: アクティブなセルを編集モードに切り替えます。セル内で直接編集を行うことができます。
  3. F3キー: 名前の定義やセル参照の入力時に、名前を選択するダイアログボックスを表示します。
  4. F4キー: セル参照の絶対参照と相対参照を切り替えます。セルの参照形式を変更する際に使用します。
  5. F5キー: 特定のセルや範囲にジャンプするための「移動」ダイアログボックスを表示します。
  6. F6キー: ワークシート内の異なる要素(セル、ボタン、オブジェクトなど)を順番に選択します。
  7. F7キー: スペルチェックを開始します。スペルチェックが必要なセルを特定し、修正や提案を受けることができます。
  8. F8キー: 拡張モードを開始します。セルや範囲の選択を拡張することができます。
  9. F9キー: ワークシート内のすべての数式を再計算します。手動で再計算を実行する場合に使用します。
  10. F10キー: メニューバーのアクティブ化や無効化を切り替えます。Altキーとの組み合わせで、キーボードショートカットを利用することができます。
  11. F11キー: 新しいグラフを作成します。選択したデータを基に、グラフが自動的に作成されます。
  12. F12キー: 名前を付けて保存ダイアログボックスを表示します。ワークブックを別の名前で保存する際に使用します。

これらのファンクションキーは、Excelのさまざまな機能やタスクの実行を容易にするために使用されます。ただし、バージョンや設定によって異なる場合があるため、ご利用のExcelのドキュメントやバージョンのヘルプファイルを参照することをおすすめします。

F1—————ヘルプ
F2—————ファイルの変更
F3—————ファイル検索

F4—————アドレスバーのリスト一覧を表示
F5—————最新の状態に更新
Alt + F4———ウィンドウを閉じる

Shift + Tab—–現在起動中のプログラムを順次表示させて切り替える
Shift + Alt = —SUM関数で範囲セルを選択するのはメンドウ。タテもヨコも一発。

3.Excel のウィンドウズキー、アプリケーションキーの役割

Windows + E ——エクスプローラー(フォルダ一覧)

Windows +  F  ——検索

Windows + D  ——-デスクトップの表示/非表示

Windows + M ——音声入力を起動

Windows +  Shift + S  —画面の一部をスクリーンショット

Windows + .(ピリオド)—絵文字パネル

Windows + M  ——-すべてを最小化

Window s+ L  ——–コンピュータのロック

Windows + R  ——-ファイル名を指定して実行

Windows + Prt Scr —-全画面スクリーンショット

Windows + Alt + R  —-画面録画

Windows + R  ——-ファイル名を指定して実行

Windows + ←  —-画面左にウィンドウズ最大化

Windows+ →  —-画面右にウィンドウズ最大化

Windows + I  —–設定を開く

CapsLock  ——-アルファベットを大文字で入力し続けられる

NumLock———テンキーで数字が入力できる

ScrollLock———NumLock とほぼ同じ。画面全体の移動に。

画面のキャプチャを撮る方法

Shift + Windowsロゴキー + S で、画面のキャプチャを撮ることができます。「四角形」「フリーフォーム」「ウィンドウ」「全画面表示」モードから1つ選んでキャプチャできます

4.Excel のセルの様々な利用方法

Shift + Windowsロゴキー + S

画面のキャプチャを撮ることができます。「四角形」「フリーフォーム」「ウィンドウ」「全画面表示」モードから1つ選んでキャプチャできます。

エクセルは非常に多機能なスプレッドシートソフトウェアであり、さまざまな用途で利用されています。

1.エクセルの主な利用方法

  1. データの入力と整理:エクセルは表形式でデータを入力・整理するのに便利です。文字や数値、日付などの情報をセルに入力して、データを整列させたり、フォーマットを適用したりできます。
  2. 数式と関数:エクセルは数式を使ってセル内のデータを計算することができます。例えば、セルA1とB1の合計を計算したい場合、セルC1に「=A1+B1」と入力することで計算が行われます。また、SUM、AVERAGE、MAX、MINなどの組み込み関数を利用してデータの集計ができます。
  3. グラフの作成:エクセルは様々な種類のグラフ(折れ線グラフ、棒グラフ、円グラフなど)を作成することができます。これにより、データの可視化や傾向の把握が容易になります。
  4. データのフィルタリングとソート:大量のデータを持つ場合、フィルタリングやソートを利用して特定の条件に合ったデータの絞り込みや整列ができます。
  5. 条件付き書式設定:特定の条件に基づいてセルの色や書式を変更することができます。例えば、特定の値が一定以上の場合はセルの色を赤にしたり、条件を満たすデータを目立たせることができます。
  6. データの集約:ピボットテーブルを使ってデータを集約し、データの要約や集計を簡単に行うことができます。
  7. データの入力規則:データ入力の際に特定のルールを設定することができます。例えば、セルに入力できる値の範囲を制限したり、入力フォーマットを指定したりできます。
  8. データのインポートとエクスポート:エクセルは様々なデータ形式(CSV、テキスト、Accessデータベースなど)をインポートしたり、エクスポートしたりすることができます。
  9. スプレッドシートの保護:重要なデータを保護するために、セルやシートをパスワードで保護することができます。
  10. マクロの作成:VBA(Visual Basic for Applications)を使って自動化された処理を行うマクロを作成することができます。

これらはエクセルの一部の利用方法ですが、実際にはさまざまな用途で利用されています。エクセルの操作方法を学びながら、自分のニーズに合った使い方を見つけてみてください。

1.セルの結合

結合されているセルと、されてないセルを選択する場合、「Ctrl + 1」で書式選定したら、「配置」から「中央揃え」を選び、「横位置」を選び「範囲選択内で中央揃え」を押します。そしたら1つの行だけ選択します。普段表を作るときはあまり「結合を使わない」に越したことはありません。

2.「セルの書式設定」

よくつかうので、右クリックから「セルの書式設定」はやめましょう。「Ctrl + 1」でできます。「表示形式」とか「フォント」とかタブは、「Ctrl + Tab」を押すたびに移動できます。消すときは「Esc」です。

3.上のセルをコピーする

Ctrl + D」でセルが空白であろうがなかろうが入力されます。

4.セルの高速選択

Ctrl + 矢印キー」で、空白のセルを飛ばして範囲選択できます。「Ctrl + Shift」で縦横に範囲選択できます。「Shift」を押しながら矢印キーを押すと1つずつ選べます。空白の列を範囲選択すると一番下まで突き抜けるので、まず隣の最後のセルをクリックして、空白列の最後のセルをクリックするとうまくいきます。項目は一つ下げます。

5.名前付き範囲

セルをいくつか選び、「クリックボード」の下の「名前ボックス」に名前を入力し、別のシートのセルに「=S(名前)」と入力するだけで合計がでます。「名前付き範囲」を使うとわかりやすいです。

文字の選択・修正

F2」を使います。「shift + EndかHome」で選択できます。そこより前、そこより後ろという選択ができます。「Ctrl + Z」はひとつ前に戻ります。「Esc」は戻るのではなくてキャンセルです。Enter を押してもう確定しているときは「Ctrl + Z」で戻してあげます。

6.「非表示」

表示させたくない行で右クリック、「非表示」を押すと、行が隠れます。再表示する場合は、隣同士の行を範囲選択して右クリック、「表示」を押していました。ところが「どこが非表示になってるの?」となってしまいがちです。

まず、非表示の行を範囲選択します。次に「データ」を押します。すると一番右に「グループ化」というのがあります。これをクリックすると行列の上に「━▼」がでます。この▼をおすと表示されます。グループ化するとすぐにわかります。もちろん縦もできます。

7.「リスト」を呼び出す

Alt + ↓」を押すと、上のセルから「候補一覧」がでます。矢印キーを押しながら選択します。空白セルにもう一回入力するのじゃなくて、候補一覧から選びます。

8.テーブル

「挿入」→「テーブルの作成」→「☑先頭行をテーブルの見出しとして使用する」。コピーして別の場所に貼り付け、「データ」から「重複の削除」をクリックすると、重複している項目をすべて削除しスッキリします。何かが追加される場合は必ず「テーブル」にしておきます。

9.行・列を選択して追加

通常は列を範囲選択して右クリック、「挿入」を押します。行も同じ要領です。それが「Shft + スペース」で範囲選択して、「Ctrl + テンキーの+」で1行(列)増えます。「-」をクリックすると減ります。テンキーがない場合は、「Ctrl + shift+れ(+)」です。

10.書式なしコピー

合計をコピーすると、一番上の白をコピーするので、下のセルの色が消えてしまうことがあります。すると一番下のセルの右下にオートフィルオプションという黒いマークがでます。ここをクリックすると「書式なしコピー」とかいろいろあります。これを押します。

11.連続してデータを入力

例えば、「1,2」と入力してオートフィルで番号を振る、「0,5,10」とか規則性があれば何でもできます。日付を曜日に変えます。「Ctrl+C」で隣の列に貼り付けます。エクセルには日付を曜日に変更できる機能があります。

「Ctrl」を押しながら「セルの書式設定」で「表示形式」の「ユーザー定義」から「種類」を消して「aaa」と入力します。「aaaa」とすると「曜日」も表示されます。

12.数字にカンマをつける

右クリックして「セルの書式設定」から「数値」を選び、「桁区切りを使用」を選びます。マイナスが出た時△にするか▲にするか、赤にするかも選べます。

13.ネットにある文字をコピーして貼り付ける

ホームページやブログなどをコピーして貼り付けると、エクセルの場合は1つのセルに貼り付けられるので見にくくなります。なので、右クリックすると「貼り付けオプション」が出てきます。「貼り付け先の書式に合わせる」をクリックすると見やすく表示されます。

14.幅を固定して印刷

表が横にはみ出し、2枚目になってると困ります。そこで「ページレイアウト」から、その右隣に「横 自動」「縦 自動」があります。横にはみ出している場合はそこをクリックして「1枚」を選ぶと簡単に1枚におさまります。

ただし、あまり大きな表を1ページに収めると、文字が極端に小さくなってしまいます。そんなときは、表を見やすい位置で分割して、2ページに分けて印刷します。

はみ出した部分の程度にもよりますが、ほんの少しならページの余白を少し小さくします。左右の余白を調整してみます。「印刷プレビュー画面」で左右の余白を調整するには、左右に1本ずつある破線をクリックしてそのままドラッグします。列幅の調整も、画面の上に各セル境界線を表すマークがあるので、それをドラッグします。

15.上下余白の調整で「1ページに収める」

データの件数が1ページ分よりもわずかに多く、数行だけ次のページにあふれてしまうケースもあります。「印刷プレビュー画面」では、上下にそれぞれ2本の破線があります。1つは余白を表す線ですが、もう1つはヘッダー/フッターの位置を表します。

16.文字を一気に消す方法

Ctrl + H」を押すと「検索と置換」がでます。文字を変換する機能ですが「消去」することもできます。例えば「様」と入力して、その下の窓には何も入力せず、「すべて置換」をクリックするとすべて消えます。 

あとがき

ショートカットキーの数は、個人の好みや使用するソフトウェアによって異なります。ただし、いくつかの基本的なショートカットキーを覚えることは、効率的な作業を行う上で役立ちます。

以下は、一般的なショートカットキーの例です。

  1. コピー: Ctrl + C (Windows)、Command + C (Mac)
  2. 切り取り: Ctrl + X (Windows)、Command + X (Mac)
  3. 貼り付け: Ctrl + V (Windows)、Command + V (Mac)
  4. 元に戻す: Ctrl + Z (Windows)、Command + Z (Mac)
  5. プリント: Ctrl + P (Windows)、Command + P (Mac)
  6. 保存: Ctrl + S (Windows)、Command + S (Mac)
  7. 新規作成: Ctrl + N (Windows)、Command + N (Mac)
  8. 検索: Ctrl + F (Windows)、Command + F (Mac)
  9. ショートカットキーの一覧表示: Ctrl + / (Windows)、Command + / (Mac)

これらの基本的なショートカットキーを覚えるだけでも、作業の効率が向上します。ただし、使用するソフトウェアやタスクに応じて、さらに多くのショートカットキーを覚えることが望ましい場合もあります。

特定のソフトウェアについてショートカットキーを学ぶ場合は、そのソフトウェアの公式ドキュメントやチュートリアルを参照すると良いでしょう。ソフトウェアの機能や作業フローに応じて、最もよく使用するショートカットキーを選択し、自分自身にとって効果的なものを覚えることが重要です。

ウィンドウズのショートカットはエクセルでも利用できます。マウスなしでサッと操作できるので、エクセルだけでなく、パソコン作業全般が速くなります。

ショートカットは覚えるほど作業が効率化しますが、最初からすべて覚えようとせず、必要なものから徐々に覚えていくのがコツです。

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