WORD の押さえておきたい失敗しないデザインのコツをデザイナーが解説

抑えておきたい! 失敗しないデザインのコツ Word
抑えておきたい! 失敗しないデザインのコツ

きょうは「良いデザイン」について学びます。

どんなに素晴らしい成果の報告でも、見た目が悪ければ心に響くものではありません。

情報は「発信の仕方」によって受け手の関心や評価が大きく変わってしまいます。

それにも関わらず、仕事の場面では何の工夫もなく様々な資料が作られてしまうことが少なくありません。

では、どのようなデザインが好ましいのでしょうか?

きょうはあなたと、よいリーフ・チラシを作るためのデザインのルールについて学びます。

1.リーフを素人が作るとこうなる

リーフを素人が作るとこうな
リーフを素人が作るとこうな

この「サンプル」のように自己流で適当にレイアウトしたり、画面に合わないフォントを使ったり、自分の好きな色を多用して過大装飾してしまうこともあります。このような自己流の資料は、受け手にストレスを与えているものです。

1.レイアウトがよくない

左ページが2分割で、字と写真がこまごましています。右ページは1分割で文が長すぎてアンバランスです。このスタイルなら3分割すべきでしょう。そうするとタイトルはA面の「ひとり一人が輝く津市を」だけでいいことになります。

2.文章や写真がアンバランス

左ページの小目次5つ。少なくとも1つ1つの項目に伴う文章が短すぎたり長すぎたり、それに明朝体やゴシック体を織り交ぜたり、写真があったりなかったりアンバランスです。しかもタンポポの画像は全く関係のないものです。

左ページと右ページのデザインが違うので、受け手は違和感を感じてしまい、内容に集中できなくなります。レイアウトのルールはリーフ全体を通じて守り続けなければ統一感は生まれません。小見出しを修正したり、文字数を減らすことも重要です。

3.カッコやコロンは使わない

少人数学級
(40人→35人)

少人数学級|40人→35人

とします。/や文字を□で囲ったりすることでカッコやコロンをなくします。

4.箇条書きを作るときは強弱をつける

意味のある「揃え方」をして、意味のある「まとめ方」をすることが大切です。「片田団地~樹木設定」が半角だけ右にずれています。「・」はグループ化して「●」にすると強弱がはっきりします。

5.文字の強弱で表現する

彩度の高すぎる色を見出しに使うべきではありません。標準色は避け、少し落ち着いた色を選びます。箇条書きの前のインデントを入れてしまうと小見出しは目立つけど、文頭がガタガタになって読みにくくなります。小見出しを目立たせれば、インデントは必要ありませんし、構造もシンプルです。

6.小見出しに【 】などを使うと左端がそろわない

Word では「段落」の設定で、「行頭の文字を1/2の幅にする」をチェックすると解決します。

7.角を丸めすぎない

画像では角の丸みが着きすぎてカッコ悪いです。角の丸い四角はやさしい印象を与えるのでよくつかわれますが、丸みをつけすぎないこと、丸みを統一させることが重要です。

8.創り直してみたリーフ

創り直してみたリーフ
創り直してみたリーフ

9.コロナ禍から市民の命と暮らしを守ります

●コロナ再拡大を防ぐために無料PCR 検査の継続
●打撃を受けた事業者への補償
●地震・津波・大雨など防災対策(←これはコロナと関係ないから削除)


10.改行位置に注意する

まとまりのある言葉を分離しない
意味としてまとまりのある言葉の途中で改行しないこと。文を少し変えたり、改行の場所を調節して、言葉が分離しないように。


風力発電設置と乱開発の太陽光発電につ
いても地域の声を取り上げた


●強調個所をバラバラにしない
●最後の行は文字数が4文字以上にします。それ以下の場合は文を長くするなりします。


  • 片田団地と養正地域の公園の
    樹木剪定

●小見出しも行頭を左揃えにすること
読み手は、横書きの文章であれば資料全体を左上から右下に読み進めようとします。そのため行頭を探すために目の動きが大きくなってしまい、読み手に負担を感じさせることになります。

【】などの記号を使うと、文の開始位置がずれる
【】などの記号を使うと、文の開始位置がずれる

「段落」の右下をクリック、「体裁」から「行頭の記号を1/2の幅にする」に☑をいれます。

行頭の記号を1/2の幅にする
行頭の記号を1/2の幅にする

●行間は行長によって変わる
1行が長くなると、より広い行間が必要になってきます。この画像の場合は、やや長いので0.7文字分ぐらい広くした方がいいです。

●ありきたりの「寄せ書き」ならないほうがいい
右側のページは「・・に期待しています」もそれぞれの「寄せ書き」も明朝体です。これくらいの長さなら明朝体にするべきではありません。それに全体に文字が小さく読みにくいです。真ん中の花木も意味不明ですし、この花木がなければもっと大きくて読みやすい文章がかけます。

●一般的に細いほど可読性がよくなる
このフォントはメイリオです。現代において流行っているフォントは、ビジネスでは游ゴシック、一般ではメイリオ、ヒラギノ角ゴです。このメイリオは丸っこい感じで可読性に優れています。

●MS ゴシック体の太字は読みにくい
画像のフォントはMSゴシック体を太字にしたものでしょう。MSゴシック体の太字は文字を重ねて太くしているので字がつぶれてしまっています。

●インデントはほどほどに
ポスターやチラシをつくる場合、短い文章が主要な構成要素となります。「段落の始めは1文字空ける」と習いますが、ポスターやチラシでは気にしないことです。1文字空けるのは、段落の開始場所がわかりやすいためですが、短文を多用する資料ではガタガタになって読みにくくなります。

●長文ではインデントは2段落目から
1段目にインデントがない方が美しく見えます。

●カッコと記号の使いかた
カッコやコロンは「見せる資料」では使いません。「()」の代わりに「|」や「/」を使ったり、文字を四角い枠で囲みます。

カッコと記号の使いかた
カッコと記号の使いかた

デザインにはルールがあります。ルールを守って情報をデザインし、小さな負担を一つひとつ減らしていけば、わかりやすい「よい資料」が出来ます。よい資料を作ることは、受け手に対する「思いやり」であり、コミュニケーションにおける「マナー」です。

2.フォントの法則

フォントの法則
フォントの法則

和文は「明朝体」と「ゴシック体」、欧文は「セリフ体」と「サンセリフ体」が基本です。

游明朝体と Times New Roman
游明朝体と Times New Roman

「明朝体」は横線に対して縦線が太く、線の末端に「鱗、止め、払い」がある書体で、ゴシック体は横線と縦線の太さがほぼ同じで、鱗がほとんどありません。

ヒラギノ明朝体がいいのですがダウンロードすると料金がかかるので、図は和文「游明朝体」と、欧文は「セリフ体」「Times New Roman」です。

最近脚光をあびているのが「BIZ UD明朝体」です。BIZ UD 明朝体はどの文字も大きさは同じですが、BIZ UDP 明朝体はプリント用で、文字を見てくれの大きさに調整してくれます。UD はともかく文字を明瞭にしてくれるので文字が読みやすいのが特徴です。ゴシック体は見出しにします。

明朝体は可読性(文字がスムーズに読める)が良く、長文でも目が疲れない書体です。ゴシック体は視認性(目立ちやすい)が良く、よく目立つ書体です。読ませる資料には明朝体、見せる資料にはゴシック体が向いています。

1.欧文の基本はセリフ体とサンセリフ体

縦と横の線の太さが均一ではなく、セリフと呼ばれる装飾が線の末端についています。サンセリフ体は縦線と横線の太さが同じでセリフのない書体です。

セリフ体は「可読性」がよく、サンセリフ体は「視認性」の良い書体です。長文を読ませるにはセリフ体、見せる資料にはサンセリフが向いています。

2.フォントの互換性と埋め込み

パソコンにインストールされていないフォントは表示されません。したがって他人のパソコンを使って自分のファイルを表示しても、そのパソコンにインストールされていなければ崩れてしまいます。

そのばあい、資料を「PDF」化しておくことです。こうすれば相手のパソコンに関係なく、フォントが表示されます。Windows なら保存するとき「ファイルの種類」から PDF を選ぶか、エクスポートから PDF 化できます。

3.個性的なフォントは使わない

●ポップ体や筆書体は使わない
「堅苦しくしたくないからポップ体にする」「古風な雰囲気にしたいから筆書体にする」ということなのでしょうが、これらのフォントを使うと、ふざけた印象を与え、受け手が内容に集中できなくさせます。もちろんこれらのフォントを有効に使う場面はありますが、一般的には少ないと思います。

基本的には飾り気のない書体を選ぶべきです。飾り気のない書体の方が判読性や可読性が高くなります。フォントは、それぞれ別々の目的があって作られたものです。ポップ体はその名の通り「安売り」などのポップに向いています。筆書体は和食などのメニューに向いています。

4.見せる文章でのフォント選び

チラシは、要点だけを端的に説明するものです。したがって、「読ませる」よりも「見せる」要素が強くなります。見せる資料では、視認性が求められるので、ゴシック体やサンセリフ体を使います。

●タイトル・小見出しにはゴシック体

タイトルや小見出しを目立たせると、資料の構造が明確になり、受け手の理解が高まります。本文が明朝体やセリフ体であっても「視認性」の高いゴシックやサンセリフ体をつかいます。

5.美しいフォントを選ぶ

クリアタイプフォントとは、文字の輪郭を滑らかにして美しく見せるフォントです。目が疲れにくく、読み手にやさしいのです。メイリオや游ゴシック体、ヒラギノ角ゴなどです。MS ゴシックや MS 明朝などはクリアタイプフォントではないので、見栄えが悪く、読みにくくなってしまいます。

一見似たような形に見えるフォントでも、美しさはさまざまです。MS ゴシック、MS 明朝、Arial、Century は MS Office の標準フォントですが、必ずしも美しいフォントとはいえません。ゴシック体ならメイリオや游ゴシック、明朝体なら游明朝体がいいです。

メイリオなどの現代的なゴシック体は字面が大きく、ふところが広くデザインされています。提示物などはこれら判読性の高いフォントを選ぶべきです。

欧文フォントなら、Calibri、Segoe UI、Palatino、Adobe Garamond Pro、Times New Roman などが美しいフォントです。Segoe UI などは判読性の高いフォントです。

判読性が高くなることを意識してデザインされたフォントは、ユニバーサルデザインフォント(UDフォント)と呼ばれています。

6.一見似たような形に見えるフォントでも、美しさはさまざま

Wordでは、既定のフォントに「MS明朝」か「游明朝」が設定されています。

この「既定のフォント」は、自分の好きなフォントに変更することができます。新規文書作成のたびにフォント名を選択するといった面倒な作業をしなくて済みます。

MS ゴシック、MS 明朝、Arial、Century は MS Office の標準フォントですが、必ずしも美しいフォントとはいえません。ゴシック体ならメイリオや游ゴシック、明朝体なら游明朝体がいいです。

メイリオなどの現代的なゴシック体は字面が大きく、ふところが広くデザインされています。提示物などはこれら判読性の高いフォントを選ぶべきです。欧文フォントなら、Calibri、Segoe UI、Palatino、Adobe Garamond Pro、Times New Roman などが美しいフォントです。Segoe UI などは判読性の高いフォントです。

フォント
フォント

メニュー「フォント」グループのダイアログボックスランチャーをクリックします。

メイリオ・Times New Roman
メイリオ・Times New Roman

表示されたフォントウィンドウの「日本語用のフォント」「英数字用のフォント」を好きなフォントに変更し、「既定値に設定」ボタンをクリックします。サイズなども変更・固定できますので、必要であれば値を変更してから「既定値に設定」をクリックしてください。

自分の好きなフォントに変更しましょう。

7.太字と斜体の使いかた

●偽物の太字にだまされてはいけない
MS ゴシックや MS 明朝などは「太字に対応してないフォント」です。B を押して太字に設定すると字がつぶれたり字間が広がったりして可読性、視認性、判読性が低くなります。

太字に対応したフォントとは、メイリオ、游ゴシック体、游明朝体、ヒラギノ角ゴ、ヒラギノ明朝なら、B ボタンを押すだけで太いウェイトのフォントに変更されます。ただし MS Office ではヒラギノ角ゴ、ヒラギノ明朝は対応していないので、フォントの一覧から手動で「太字」を選びます。

●欧文フォントの斜体
Century や Tahoma は斜体に対応していません。Times New Roman や Palatino、Segoe UI、Calibri を使うことをお勧めします。

●数字の強調
数字は大きく、単位は小さくします。単位が大きくなってしまうと数値のインパクトがなくなってしまい、数値を認識・記憶しにくくなります。数字は欧文フォントの方が認識しやすく、美しくなります。

●袋文字で文字を読みやすく

袋文字
袋文字

袋文字を使うと、背景があっても読みやすくなります。輪郭の線の色はなんでもよくはなく、背景の画像や写真で使われている色を使います。

3.図形と図表の法則

図形と図表の法則
図形と図表の法則

●囲み

1つの資料の中で異なる種類の図形は使わないことです。

●角丸の四角形
丸めすぎない、「丸み」は統一する、

●塗りつぶしと枠線
色を付けるのは「塗り」だけ、もしくは「枠」だけ。

●矢印
目立たせず、歪めず、シンプルで控えめ。

●図に説明を入れる
図の中に文字を書き込むと見ずらくなります。文字を外に出して引きます。引き出し線は細く、規則正しく引き、形式を統一します。

●引き出し線と袋文字
図の中に文字を書き込むと読みづらくなるので、文字を外に出して引き出し線を引くか、図の中の文字を袋文字にします。自分なりの角度・長さで統一します。引き出し線が見ずらい場合は、白い太線の上に黒い細線をかぶせます。

1.表の作り方

●フォント
日本語はメイリオやヒラギノ角ゴ、欧文はArail、Helvetica、Segoe UI など。

●線をなくし、行間を広く
余計な線が多いとデータに注目しずらい。表の1番上の線2本と一番下だけあればよい。

●数値は右揃え
小数点をそろえたいときは、桁を合わせたい複数の行を選択し、ルーラー下部をクリックするとタブをつくれます。種類を「小数点揃え」に設定すれば小数点が合います。

●背景色をつける
セル内には余白をつけるとゆとりができて見やすい表になります。文字が多い場合は細めのゴシック体や明朝体を使うといいです。

4.レイアウトと配色の法則

5つの法則
5つの法則

1.見やすいレイアウトをするときのポイント

「ストーリー」「事柄の関係性」に文字や絵などの要素を配置することです。情報を明確にするには「余白をとる」「揃える」「グループ化する」「強弱をつける」「繰り返す」です。

●余白をとる
本文の文字で1文字くらいの余白をもうけます。余白がないと窮屈で読みにくくなります。文字を小さくするかしてください。

●すべての要素を揃える
テキストと図をピッタリ合わせるように配置します。

●囲んで揃える
輪郭のはっきりしないイラストやグラフなどは他と収まりが悪く、宙に浮いた感じになってしまいます。こんなときは四角で囲んだり、四角い背景をつけます。このとき、四角の枠や背景には、薄い灰色や既出の色の同系色をつかいます。

囲んで揃える
囲んで揃える

●関連する項目同士を近づける
名刺を例にとると、会社名と所属部名は関連の強い要素です。肩書と名前、ローマ字名も関連が強い要素です。その下の住所等も含めて、3つのグループに分けられます。

●強弱をつける
文字や図が単調に並んでいるだけでは、受け手はどこに注目していいかわかりません。重要なところとそうでないところに思い切って強弱をつけます。文字の太さやサイズを変えたり、タイトルや見出しに「色」をつけたり背景(囲み)をつけたりします。

図の大きさを変えると、目線を誘導できる
図の大きさを変えると、目線を誘導できる

●繰り返す
統一感を出すためには、全体を通して、同じようなパターンを繰り返します。

●配色の基本
色数は背景色も含めて4色程度が基本です。小見出しに彩度の高い標準色は使わず、トーンを押さえた色を使います。色数が多いとそれだけ見にくいリーフと作ってしまうことになります。色数を減らすには、すでに使用している色・同系色を使うことです。灰色(無彩色)を上手く使います。

WEB色見本 原色大辞典 - HTMLカラーコード
色の名前とカラーコードが一目でわかるWEB色見本

WEB色見本 原色大辞典 – HTMLカラーコード

●色の決め方
背景色・文字の基本色・メインの色・強調の色。写真に緑や茶色の要素が多ければ、これらの色を上手く利用すると統一感が生まれます。白い背景に真っ黒な色を使うとコントラストが強すぎて読みにくいものです。コントラストを少し下げた「灰色」を使うと読みやすくなります。

●文字の背景に写真を入れない
タイトルページならまだしも、ふつうの文章は確実に読みにくくなります。背景の色が複雑になるほどコントラストがはっきりしないので文字が読みづらくなります。文字を袋入れしたり、グラデーションを掛けることもできますが手間がかかります。ただし青空のように単調な景色ならかまいません。

2.Word で三つ折りリーフ

ページ設定/段組み/段落
ページ設定/段組み/段落

段組み機能を使って A4 版の紙で作ります。

「レイアウト」→「ページ設定」で、「余白」の用紙を「横向き」にします。
続いてページ左右の余白を「0mm」にします。上下の余白は自由ですが、ここでは「10mm」とし OK をクリックします。

その後、「ページ設定」→「段組み」と進み、「3段」を選びます。さらに「段組みの詳細設定」し、「段の幅をすべて同じにする」にチェックを外し、「段の幅と間隔」の「間隔」の値を「0cm」とし、段の幅を「9.7cm」にします。

Word のオプション
Word のオプション

段の幅が文字単位になってるばあいは、「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」→「表示」の「単位に文字幅を使用する」のチェックを外しておきます。

最後に文書全体を選択し、「段落」の設定で左右のインデントを「1㎝」(ページの上下の余白と同じ)に設定します。裏面をつくるときは逆になるので第3面を9.7にします。

3つ折りリーフ
3つ折りリーフ

5.実践編

リーフB面完成
リーフB面完成

A面は、1P(自画像・名前)、2P(プロフィール・QRコード)、3P(ご挨拶と交流写真)

ごあいさつと、住民と交流している写真が必須です。自分一人で演説している写真ではなく聴衆が多い中で演説しているとか、市民目線が大事です。それと一般の「応援の声」はありきたりの言葉ではだめです。具体的に「これをしてください!」と訴える文章のみです。

1.Wordのデザインにおいて押さえておきたい基本ルール

  1. フォントサイズとフォントスタイルの統一 文書内のフォントサイズとフォントスタイルを統一することで、読みやすく、プロフェッショナルな印象を与えます。
  2. 行間の調整 行間の調整は、読みやすさに影響する重要な要素です。行間を広く設定することで、読みやすくなります。
  3. 箇条書きの使用 箇条書きを使うことで、文章の構造を明確にし、読み手に視覚的な印象を与えます。ただし、箇条書きの形式は一貫性を持たせることが重要です。
  4. ヘッダー・フッターの利用 ヘッダーやフッターに、ページ数やタイトルなどの情報を挿入することで、読み手に必要な情報を提供することができます。
  5. 図表の挿入 図表を挿入することで、文章の理解を助けることができます。ただし、図表のレイアウトを整えることが重要です。
  6. スタイルの利用 スタイルを設定することで、一貫性を持ったデザインを実現できます。見出しや本文など、文書内の異なる要素に対して異なるスタイルを適用することができます。
  7. レイアウトの均等化 レイアウトを均等にすることで、読みやすくなります。段落間のスペース、テキストボックスの位置や大きさなど、均等化に気を配ることが重要です。
  8. テキストの配置 テキストの配置にもルールがあります。テキストは、左寄せ、中央寄せ、右寄せのいずれかで配置することが基本です。

以上が、Wordのデザインにおいて押さえておきたい基本ルールです。ただし、デザインには個人の好みも影響するため、自分が見やすく、分かりやすいと感じるデザインを採用することも大切です。

2.Word の画像が消えた?どっかへ行ってしまった!

図や写真を何枚か貼り付けていると、ふとした表紙に画像が消えてなくなることがあります。編集であちこちいじっているうち、後のページとかに張り付けていた画像が移動してしまったのですね。半分くらい見え隠れしているならまだドラッグできますが、すべて消えてしまったら困ります。

そんな場合は、「表示」から「印刷レイアウト」になっているのを「Web レイアウト」に切り替えてください。立ちどころに隠れていた画像が見つかるので、上のほうへドラッグして、「印刷レイアウト」に戻してください。これで解決します。

なお、画像を動かないように配置することもできます。画像をクリックして「レイアウトオプション」から「詳細表示」から「位置」の「アンカーを段落に固定する」にチェックをいれると動きません。つまり「錨」をつけることができます。

※引用「伝わるデザインの基本」高橋佑磨・片山なつ 著

あとがき

Wordのデザインにおいて押さえておくべき基本ルールは以下の通りです:

見やすさと読みやすさを重視し、適切なフォントを選びましょう。一般的には、セリフ(Serif)フォント(例: Times New Roman)は本文に、サンセリフ(Sans-serif)フォント(例: Arial)は見出しやタイトルに適しています。

文章の重要性や階層に応じて、適切なフォントサイズを使用しましょう。本文の通常のフォントサイズは11ポイントや12ポイントが一般的ですが、見出しや強調したい箇所には大きめのフォントサイズを使うこともあります。

文字同士や行同士の間隔を適切に調整して、読みやすさを向上させましょう。行間は適度に広めに設定することで、文章の読みやすさが向上します。

テキストや背景色の選択には慎重になり、読みやすさと視認性を考慮しましょう。一般的には、黒いテキストと白い背景が最も読みやすい組み合わせです。彩度の高い色や明度の低い色を使用する場合は、視認性に注意してください。

ページの余白や段落の間隔、アイテムの配置など、適切なレイアウトとスペーシングを考慮しましょう。余白を適切に設定することで、テキストが詰まりすぎずに読みやすくなります。

適切な場面で適切なサイズの画像を使用することで、視覚的なアピールや情報の補完が可能です。ただし、画像が文章を妨げることなく説明を補完するように配置しましょう。

文書内で一貫したスタイルを維持することが重要です。見出しの大きさやスタイル、箇条書きの形式などを統一し、一貫性を保つことでプロフェッショナルな印象を与えます

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