テレワークの業務管理は リモートワーク在宅勤務とWord for Microsoft 365

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きょうは、テレワークの業務管理について学びます。

テレワークとは簡単にいうと「会社以外の場所」で働くことです。

それぞれが離れた場所で働くテレワークでは、インターネット上で共同編集できると大変便利です。

文書共有サービスは、リアルタイムで共同編集できるので、議事録など参加者全員が確認しながらまとめていけます。

きょうはあなたと、テレワークについて学習します。

1.テレワークは視界に余計なものが入らないから集中できる

「WORK FIT HOME(ワークフィットホーム)」シリーズの新商品
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taka
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コロナ禍で在宅勤務になるかもしれません。

1.オンラインでつくる多種多様な場で生産性を上げる

新型コロナも感染症の位置づけが変わり、社会は元に戻り、在宅勤務やテレワークも縮小しています。大勢の社員がいる会社では、オンライン会議もあると思います。でも、オンラインでは話が良く伝わりにくいので、会議の中に入り切れない感じがするものです。

しかし、在宅勤務となるとこうした気分はなくなります。しかし、職場の一体感という点ではどうしても欠けてしまいますね。リアルの現場にいるとどうしても気が張り詰められるものですし、「あの人忙しそう。。」「割とゆったりしてるのね」などと、同僚の気分が伝わってきます。

仕事をするうえで、同僚の気分を推し量ることはとても大事なことです。在宅勤務でこれが無くなることは大変寂しいことですが、一方で、オンラインでも仕事の進め方を議論することや、考えを深めることは十分できます。むしろその方が集中できるという人もいるでしょう。

そもそも自由に持ち場を離れて業務ができるし、同僚との打ち合わせに時間を取られないなどの利点があります。売上さえ上げていればミーティングが週に2回あるだけとか、その時だけ出社すれば良かったという会社もあると思います。

子どもを育てていて実家に頼ることができないというシングルマザーの方も見えるでしょう。営業先から直行直帰できる働き方ができれば、子どもに何かあったらすぐに保育園まで迎えに行ったりできます。営業だと自分で仕事を自由に入れたりできるので調整がしやすいかもしれませんね。

個人である疎外感を打ち消すために、社内に「雑談室」のような、おしゃべりを書き込める「部屋」を作ることもできると思います。ともすれば現場にいて仕事をするよりもより広いコミュニケーションを作れる可能性もあります。テレワーク求人も生まれます。メリットは大きいのです。

新型コロナの関係で新しいこうしたテレワークを体験できたのですから、コロナが終息に向かうからといって元にもどすのは、せっかくの体験をなくすことになりもったいないと思います。

在宅勤務は、それぞれの家庭環境に左右されますが、男性女性ともに家事を受け持つことができれば、女性にとって働きやすくなるでしょう。職場から遠く離れて在宅勤務できるとなれば、人手不足の現在、多様な働き方ができる会社ということで有能な人も集まるでしょう。

ただし、女性の実情は厳しいもので、コロナでは学校も休みになるので育児と家事が両方のしかってきます。おそらく睡眠時間を削らざるを得なくなった方も多かったと思われます。増して正規雇用ならともかく、非正規の方は在宅勤務もできませんし有給休暇もとれていません。

在宅勤務の利点は仕事の柔軟性にあります。洗濯機を回しながらパソコンを操作できるし、そもそも通勤時間に別のことができるのですから、たとえば家族そろって夕食をとることができなんてことも実現できてしまうのです。もちろんテレワークサボりがあってもいいと思います。

会社にいて生産性が上がる仕事をしているでしょうか?自分の時間を自由に使える、気分転換を図れる、そんな在宅勤務ができれば、脳が活性化して会社にいるよりも生産性が上がるでしょう。出勤と在宅のバランスをとることがどれほど斬新な発想を生み出されるかを知ることになるかもしれません。

テレワークとはわかりやすくいうと柔軟性のある働き方だといえると思います。

2.折り畳み式の机を使うと、そこがテレワーク専用の場所

テレワークには机・椅子が必要です。

「オレルタ」は、お客様のお困りごとを解決するため、カウネット独自の一工夫を加えたオリジナルブランド“「カウコレ」プレミアム”から在宅ワークをより快適に進めるために新たに立ち上げられた「WORK FIT HOME(ワークフィットホーム)」シリーズの新商品です。

■自宅のリビングルームにも仕事に集中できるスペースを設置
在宅ワーク時にテレビや家族の様子など周りの様子が気になり、なかなか仕事に集中できないと感じているワーカーが多数いることが推察されます。

カウネットモニカ(※)の調査によると在宅ワーカーの約69%(N=382)が自宅のリビングやダイニングスペースで作業しており、約69%(N=946)のワーカーが業務中に「周囲が気になって業務に集中できないと感じる」と回答していることがわかりました。

「オレルタ」は自宅のリビングルームなどに設置することで周囲の視界を遮り、仕事に集中できるスペースをつくることができます。使わない時は扉を閉じるだけでコンパクトに収まり、オンオフの切り換えが容易にできます。

扉と内面の有孔ボードにフックなどを設置して小物を掛けられるようにアレンジすることができます。

誘惑がある、家族が邪魔をする、家事洗濯で忙しい・・・。集中できないのはひとそれぞれですが、集中できる机回りにするのが先決です。片付いているように見えても案外いろんなものが置いてあるものです。

「誘惑がある」対策は、机の上をゼロにすることです。収納箱も上段、中段、下段に分け、上段には「毎日使うもの」を、中段には「週1回使うもの」、下段には「月1回使うもの」というように分別すれば作業効率がよくなります。

「家族が邪魔をする」場合は、まずは同じ部屋にいないことです。上記の写真のような折り畳み式机を寝室に置くのも方法です。机の下に敷物を敷いて「これ以上は入らない」というルールをつくってしますのです。

疲れない椅子、パソコン机なら「KOKUYO Workstyle Shop」が安心です。

2.テレワークで会社の業務管理を在宅で

テレワーク
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テレワークといえば、自宅で仕事をするわけですから管理者はいません。

会社とすればさぼらせない仕組みを考えることになります。まずは「業務管理」でしょう。その日のスケジュールを自宅で見てスケジュールに書き込んでいきます。それを管理者(上司)が見るわけです。

1.全体会議対策

服装はきちんとしておかなければなりません。ずっと集中して聞き続けなけらならないということもありますが、席を外すわけにもいかないのが実情です。ミュートの使いかたに熟慮が必要です。

働き方が見えなくなるので、成果が重視されるようになります。そうなるとコロナでただでさえ業績が悪化しているわけですが、成果を上げないとドンドンリストラされやすくなるのです。あなたの仕事がなくなっていく可能性があるのです。

また、これからは会社と自宅を状況に応じて使い分ける、そんな時代が来るかもしれません。社内のみならず社外とのやり取りにも使うケースが増えてくるでしょう。

テレワークで会社の業務管理をするためには、以下のような方法があります。

  1. 業務管理ツールを導入する:業務管理ツールを使うことで、タスクの割り当てや進捗管理、スケジュールの共有などが簡単にできます。代表的なツールには AsanaTrelloMicrosoft Teams などがあります。
  2. ビデオ会議ツールを利用する:ビデオ会議ツールを使うことで、遠隔地にいるメンバーとのコミュニケーションやミーティングが簡単に行えます。代表的なツールには ZoomGoogle MeetMicrosoft Teams などがあります。
  3. チャットツールを導入する:チャットツールを使うことで、リアルタイムのコミュニケーションができます。代表的なツールには SlackMicrosoft Teams などがあります。
  4. クラウドストレージを利用する:クラウドストレージを使うことで、ファイルの共有やバックアップが簡単に行えます。代表的なツールには Google DriveMicrosoft OneDriveDropbox などがあります。
  5. タイムトラッキングツールを導入する:タイムトラッキングツールを使うことで、従業員の勤務時間やタスクの作業時間を管理できます。代表的なツールには Toggl や Harvest などがあります。
  6. 定期的なコミュニケーションを行う:定期的なコミュニケーションを行うことで、メンバーの進捗状況や問題点を把握し、必要なサポートを提供することができます。ビデオ会議やチャット、メールなどを利用して、積極的にコミュニケーションを図りましょう。

2.テレワークで文書作成・共有を行う代表的なクラウドベースのサービス

  1. Googleドキュメント Googleが提供するクラウドベースの文書作成・共有サービスで、テキスト、画像、表、リスト、スライドなどの要素を使ってドキュメントを作成できます。複数人で同時に編集が可能であり、コメント機能も備えています。
  2. Microsoft Office 365 Microsoftが提供するクラウドベースのオフィススイートで、Word、Excel、PowerPointなどのアプリケーションが含まれます。複数人で同時に編集が可能であり、チャット機能やビデオ会議機能も利用できます。
  3. Dropbox Paper Dropboxが提供するクラウドベースのドキュメント作成・共有サービスで、テキスト、画像、表、リスト、コードブロック、埋め込みなどを含めたさまざまな要素を使ってドキュメントを作成できます。複数人で同時に編集が可能であり、コメント機能も備えています。
  4. Notion Notion Labsが提供するクラウドベースのノート作成・共有サービスで、テキスト、画像、表、リスト、カレンダー、タスクリスト、プロジェクト管理などの要素を使ってノートを作成できます。複数人で同時に編集が可能であり、コメント機能も備えています。

これらの方法を活用することで、テレワーク環境でも会社の業務管理を効率的に行うことができます。

これらのサービスは、テレワークにおいて文書作成・共有を行うための代表的なツールとして利用されています。

3.テレワークは Google ドキュメント

Google Docs
Google Docs

1.Google アカウントがあれば利用できます

無料版で十分ですが、有料版「Google Workspace」は Google ドキュメント、Google ドライブ、Google Meets などが含まれます。

Google Workspace | ビジネスアプリとコラボレーション ツール

ビジネスアプリとコラボレーションツール | Google Workspace
Google Workspaceのコラボレーションツールや生産性向上ツールをお試しください。Gmail、Docs、Meetなどのビジネスアプリをご用意しています。

グーグルアカウントにログインする Google ドキュメントにアクセスします。

Google Docs: オンライン ドキュメント エディタ  Google Workspace

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2.無料版の「パーソナル」と有料版の「ビジネス」が表示される

パーソナルの「Google ドキュメントを使ってみる」ボタンをクリックします。

メインメニューをクリックするとドキュメントのほかスプレッドシート(Excel のような表計算)、スライド(パワポのようなプレゼンテーション)、フォーム(アンケートフォーム)などのサービスも使えます。

グーグルアカウントにログインします。Google アカウントを作成したときに設定したメールアドレスを入力して「次へ」のボタンを押します。まだ Google アカウントを作成してない場合は此処で作成してください。

  1. パスワードを入力します。
  2. Google ドキュメントにログインします。
  3. ドキュメント一覧が表示されます。
  4. 「新しいドキュメントを作成」をクリックします。
  5. 「空白」をクリックします。
  6. ドキュメントの編集画面が表示されます。
  7. 「タイトルの設定」をする。
  8. 文書の保存。自動的に行われます。
  9. 文書の装飾をする。

Google ドキュメントで文書を共有する

  1. 右上の「共有」ボタンをクリックします。
  2. メールアドレスで共有する。

共有できる権限は「編集者」「コメント」「閲覧者」の3人です。

  • 「編集者」は自分同様に文書の編集ができます。
  • 「コメント」は文書の編集はできませんがコメントができます。
  • 「閲覧者」は文書の閲覧のみができます。

初期設定では自分以外の文書の閲覧・編集ができません。

共有可能なリンクを表示する

  1. 「共有可能なリンクを取得」をクリックします。
  2. リンクをコピーします。
  3. リンクで共有する権限を設定する。
  4. 設定が完了。

Google ドキュメントで Word 文書を開く

  1. メニューから「開く」
  2. Word ファイルをドラッグ&ドロップ

Google ドキュメントして編集が可能になります。編集後のファイルを Word 形式でダウンロードもできます。「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft Word」を選択します。

4.リモートワークは Word for Microsoft 365

Word for Microsoft 365
Word for Microsoft 365
taka
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利用するには Microsoft 365 に入っていないと利用できません。

したがって無料版はありません。ストレージは OneDrive と共通です。ストレージとはパソコンのデータを長期間保管しておくための補助記憶装置のことです。

http://www.microsoft.com

1.Microsoft Teams

大企業に利用されているのが特徴で、現在7500万人(22年4月)です。Teams の Web 会議で使える背景効果は顔感知や背景画像をぼかしたり、バーチャル背景に差し替えることができます。会議での音声も即字幕として表示します。現在は英語だけですがそのうち日本語にも対応するでしょう。

Word for Microsoft 365 は、Microsoft が提供するクラウドサービスであり、文書作成ソフトウェアの「Microsoft Word」を含む、一連のビジネス向けアプリケーションのサブスクリプション版です。

Word for Microsoft 365 は、インターネット接続があれば、パソコンやスマートフォンなどのデバイスからいつでも、どこでもアクセスできます。また、文書作成だけでなく、共同作業やコラボレーション機能も充実しており、同時に複数人で文書の編集やコメントのやり取りが可能です。

Word for Microsoft 365 の主な機能としては、以下のようなものがあります。

  • ワードプロセッシング機能
  • テンプレートの利用
  • コラボレーション機能
  • クラウドストレージとの連携
  • リアルタイム編集機能

Word for Microsoft 365 は、ビジネスにおける文書作成やコラボレーションを効率的に行うためのツールとして、多くの企業や組織で利用されています。

2.Word for Microsoft 365 はワードプロセッシングソフトウェアの最新バージョン

  1. 高機能で広範な機能セット: Word for Microsoft 365 は非常に豊富な機能セットを提供しています。文書作成、編集、書式設定、画像の挿入、テーブルの作成、文法やスペルチェックなど、さまざまなニーズに対応しています。
  2. シームレスなクラウド連携: Microsoft 365 の一部として、Word はクラウドストレージであるOneDrive とシームレスに統合されています。これにより、複数のデバイスでのドキュメントの同期や共有が容易になります。また、共同編集もサポートされており、複数の人々が同時にドキュメントを編集できます。
  3. プロフェッショナルなドキュメントの作成: Word for Microsoft 365 は、プロフェッショナルな文書作成において高い品質と柔軟性を提供します。豊富な書式設定オプション、スタイルやテンプレートの利用、目次や索引の作成、参考文献の管理など、高度なレイアウトやフォーマット要件にも対応しています。
  4. 統合されたコラボレーション: Word for Microsoft 365 では、他の Microsoft 365 アプリケーションとの統合が図られています。たとえば、Outlook との連携により、メールの作成や送信中にWord文書を直接編集できます。また、Teams 経由での共同作業もスムーズに行えます。
  5. 継続的なアップデートとサポート: Microsoft 365 のサブスクリプションベースのモデルにより、Wordは定期的なアップデートとセキュリティパッチを受け取ることができます。また、Microsoftの広範なサポート体制も利用できます。

Word for Microsoft 365 は、ビジネスや教育分野など、さまざまな用途に広く使われています。ただし、一部のユーザーは複雑な機能やインターフェースが初心者にとってやや厄介であると感じることもあります。

5.サテライトオフィスはDropbox Paper

Dropbox Paper
Dropbox Paper
taka
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文書データを軽量化する言語を使います。

1.Dropboxは無料・有料にかかわらず利用できます

Dropbox Paper は、Dropbox が提供する無料のクラウドベースのドキュメント作成・共有サービスです。テキスト、画像、表、リスト、コードブロック、埋め込みなどを含めたさまざまな要素を使ってドキュメントを作成できます。

Dropbox Paper は、グループでのコラボレーションに適したツールとして設計されており、複数のユーザーが同時にドキュメントを編集できます。また、コメント機能を利用することで、共同作業者とのやりとりや、フィードバックを受け取ることができます。

さらに、Dropbox Paper は様々なアプリやサービスとの連携が可能であり、例えばTrello、Slack、Google Drive などと統合することができます。そのため、プロジェクト管理やタスク管理などにも利用されています。

Dropbox.com
Dropbox helps you simplify your workflow. So you can spend more time in your flow.

2.Dropbox Paperは、無料のクラウドベースのドキュメント作成・共有サービス

テキスト、画像、表、リスト、コードブロック、埋め込みなどを含めたさまざまな要素を使ってドキュメントを作成できます。

Dropbox Paper は、グループでのコラボレーションに適したツールとして設計されており、複数のユーザーが同時にドキュメントを編集できます。また、コメント機能を利用することで、共同作業者とのやりとりや、フィードバックを受け取ることができます。

さらに、Dropbox Paper は様々なアプリやサービスとの連携が可能であり、例えば Trello、Slack、Google Drive などと統合することができます。そのため、プロジェクト管理やタスク管理などにも利用されています。

Dropbox Paper は、Dropbox が提供する無料のクラウドベースのドキュメント作成・共有サービスです。テキスト、画像、表、リスト、コードブロック、埋め込みなどを含めたさまざまな要素を使ってドキュメントを作成できます。

Dropbox Paper は、グループでのコラボレーションに適したツールとして設計されており、複数のユーザーが同時にドキュメントを編集できます。また、コメント機能を利用することで、共同作業者とのやりとりや、フィードバックを受け取ることができます。

さらに、Dropbox Paper は様々なアプリやサービスとの連携が可能であり、例えばTrello、Slack、Google Driveなどと統合することができます。そのため、プロジェクト管理やタスク管理などにも利用されています。

Dropbox Paperは、オンラインの共同作業やドキュメント管理を目的としたプラットフォームです。

  1. シンプルで使いやすいインターフェース: Dropbox Paper は、シンプルで直感的なユーザーインターフェースを提供しています。使いやすいレイアウトと編集機能により、ユーザーはスムーズにドキュメントを作成し、共同編集を行うことができます。
  2. リアルタイム共同編集: Dropbox Paper では、複数のユーザーが同時にドキュメントを編集できます。リアルタイムでの共同作業が可能であり、チームプロジェクトや共同執筆に適しています。変更履歴やコメント機能も備わっており、コラボレーションを円滑に行うことができます。
  3. プロジェクト管理機能: Dropbox Paper は、タスクの追跡や期限の設定、タスクの割り当てなど、プロジェクトの管理機能も提供しています。これにより、チームのタスク管理や進捗状況の追跡が容易になります。
  4. モバイル対応: Dropbox Paper はモバイルアプリも提供しており、スマートフォンやタブレットからもドキュメントの作成や編集が可能です。これにより、移動中や外出先でも作業を継続することができます。
  5. 統合されたドキュメント管理: Dropbox Paper は、Dropbox のクラウドストレージとシームレスに統合されています。ドキュメントやファイルを簡単に共有・保存し、組織化することができます。

一般的に、Dropbox Paperは使いやすさとコラボレーション機能の充実が評価されています。ただし、他の類似したプラットフォームと比較して機能の制約があると感じるユーザーもいます。個々のニーズや要件に基づいて、自分やチームに最適なツールかどうかを評価することが重要です。

mika
mika

自分やチームに最適なツールかどうかを評価することが重要です。

あとがき

インターネットを利用したツールをいかに上手に使うか、その使いかたをチームと共有できるかが大きなポイントです。書類の作成、ビデオ会議、議事録の共有など、リモートワークの基本をしっかりつかみましょう。

普段、インターネットでいろいろなサービスを利用しているときに、パスワードの設定を求められることは多いと思います。自分で設定したパスワードを忘れてしまっては元も子もないと思い、単純なパスワードを設定してしまうことも多いでしょう。

しかし、単純なパスワードはかんたんに攻撃されてしまい、最悪の場合は、パソコンやアカウントを乗っ取られてしまうこともあるので注意しなくてはなりません。

テレワークについて、悩みや疑問がありましたらご自由にコメント欄に投稿してください。(コメント欄はこの記事の最下部です)。いただいたコメントはすべて拝見し、真剣に回答させていただきます。

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