ワードはエクセルやアクセスと比べて「簡単だ」と思っていませんか？
文字を入力していくだけで文書を難なく作ることができるので「ワードなら作れる」という人は意外と多いのですが、実はワードには、文書を作るための様々な機能が用意されています。
出来上がりは同じように見えても、機能を知っているのと知らないのとでは効率に大きな差がでますよね？
機能は盛りだくさんですが、実際に使う機能は、作りたい文書のパターンによって異なります。ここては、よく使う機能だけを習得する方法を学びます。
ワードで”使える”機能を文書のパターン別に習得
「タブ」や「インデント」を使って文字列の配列を整えたり、書式設定で文字を強調したりすることは誰でもやっていることですが、意外にきちんと理解してないで使っていることも多いのではないでしょうか。基本の機能こそきちんと操作する技を身につけることで作業が楽になります。
また、「長い文書」を作る場合、ページの区切り位置とか、レイアウトを見やすくしたりする工夫も必要です。「改ページ」や「セクション」といった機能を使いこなしてこそ読みやすい文書になります。
「写真や図」入りの文書で手間取るのが、写真などを文書の中にレイアウトすることです。思い通りの場所に配置できなかったり、文字と一緒に動いてしまったりということも「文字列の配置」がわかっていれば簡単です。
文書に「表やグラフ」を入れることもよくあります。エクセルのファイルなら、それをそのままワード文書で生かせば手間が省けるし、「縦書き」の場合は英数字の向きを変えたり、「英文」の文書では単語間のバラツキをなくしたりすることもできます。
必要な機能はそれほど多くありません。最低限の機能だけマスターして思いのままに文書を作りましょう。
１．ワードの便利な機能を活用
たとえば、文字列を揃えるのに、「スペースキー」で入力していませんか？
それでは見た目上の位置を変えられますが、なんども入力すると効率が悪いし、後で文字列を編集すると位置がずれてしまいます。こんな場合は、「インデント」や「タブ」機能を使います。クリック一つで文字列を揃えたり、あとから修正するのも簡単だからです。
たとえば、インターネットのウェブページからコピーした文章を貼り付けると、一字下げの代わりに「スペース」が入力されてしまうことがあります。こういった場合は、段落一行目の「スペース」をまとめて削除するのです。まず対象の段落を選択し、「中央揃え」か「両端ぞろえ」ボタンで段落の配置を一度崩します。
その後「両端ぞろえ」ボタンで再び配置を整えればOKです。
タブ位置を自由に揃えるレイアウト
箇条書きの出だし位置を揃える場合などに、文字列の配置を揃える機能が「タブ」です。ワードの初期設定では4文字ごとに移動していきますが、自由な位置でタブを揃えることもできます。
まずは箇条書きの”項目名”と”内容”の間に１ヵ所ずつタブを入力しておきます。
次に、複数の行を選択した状態で、文字列を揃えたい位置をルーラー上でクリックすると、タブ記号（L）が表示されます。マウスボタンを離すと、選択した行にある1つ目のタブが、ルーラー上に設定したタブ位置で揃います。
挿入されたタブは「左揃え」ですが、タブにはいくつもの種類があります。ルーラー上の一番左端にある「L」記号をクリックすると、1クリックごとにタブの種類が切り替わります。
- L 左揃えタブ・・・文字列の左端をタブ位置に揃える
- 中央揃えタブ・・・文字列の中央をタブ位置に揃える
- 右揃えタブ・・・文字列の右端をタブ位置に揃える
- 小数点揃えタブ・・・小数点の位置をタブ位置に揃える
- I 縦棒タブ・・・タブ位置に縦棒を挿入する
また、字数が異なる文字列の横幅を揃えたい場合は「均等割り付け」、文字列の配置が一通り整ったら、「印刷プレビュー」画面で文書の全体像を確かめてみます。はみ出していたら、1ページ当たりの行数を増やします。
Alt キーを押しながらドラグ
ある四角形の範囲だけ選択できます。あとはツールバーの「フォント」や「サイズ一覧」で書式を選べばいいだけです。
書式のコピー
コピー元の「河合」にカーソルを置き、ツールバーの「書式のコピー貼り付け（刷毛の形）」をダブルクリックする、その状態で書式を貼り付けたい文字列をクリックすると、ドラッグした文字列に書式が設定されます。再びボタンをクリックすれば貼り付けは解除されます。
「置き換え」機能で指定した書式を設定
今回は、「置き換え後の文字列」の代わりに、設定したい書式を指定します。「ホーム」メニューから「置換」を選ぶ。文字の置き換えならこの画面で設定できますが、書式を設定するにはさらに「オプション」ボタンを押します。
「置換」タブから「検索する文字列」に、
①対象となる単語を入力します。
②「置き換え後の文字列」欄にカーソルを置きます。
③「書式メニュー」から「フォント」を選びます。
設定画面の「フォント」タブを開いて、書式を指定します。ここでは「太字」「青色」「二重下線」にしました。設定後 OK ボタンを押します。
「検索と置き換え」画面に戻ると、「置き換え後の文字列」欄の下部に、設定した書式が表示されます。確認して「すべて置き換え」ボタンを押します。
オートフォーマット解除で「拝啓」「敬具」を解除
ファイルタブを切り替えます。
「新規」「開く」などの一番下の「オプション」をクリックします。
「文章校正」から「オートコレクト」を選び、「入力オートフォーマット」タブを開く。さまざまな”お節介機能”をここで解除できます。不要な機能のチェックボックスをオフにします。人によって様々だと思いますが、不要な機能は思い切ってオフにした方が操作しやすくなります。
２．レイアウトにメリハリをつける
- 目次を自動的に作成する
- 「改ページ」てページを区切る
- 文書の一部を2段階にする
- ページの最後に脚注を入力する
- フッターにページ番号を挿入する
文書の「目次」を自動的に作成
目次を作る準備として、まずタイトルにあたる行に特定の「スタイル」を設定します。一番上の階層のタイトルには「見出し１」、2番目の階層のタイトルは「見出し２」を設定します。
スタイルを設定したら、目次を挿入する位置にカーソルを合わせ【参考資料】＞【目次】＞【手動作成目次】を選択すると、目次のテンプレートが自動的に文章に挿入されます。
「目次」を選びます。
「目次」タブを開きます。目次にどんな書式を設定するかを選びます。次に下の「アウトラインレベル」で目次を何階層に設定するかをしていして「OK」を押します。
カーソルを置いた位置に、自動的に目次が挿入されます。後からページ数を変更した場合、目次上で右クリックして「フィールド更新」を選ぶと、目次ページ数も自動更新されます。
自動で目次を作るには
前述の通り、手動で目次を作った場合は本文との連動ができません。
一方、本文と目次を連携させたい時に便利なのが、自動での目次の作り方です。本文にレベルごとの見出しをつけて書くことで、自動で目次が作れます。
この場合、本文に見出しをつけて記述しておくことが肝心です。
下記の図のような形で、見出しのレベルを 1 〜 3 まで設定した文章があった場合を考えてみましょう。
なお、見出しのレベルは、【ホーム】→【スタイル】から「タイトル」「見出し」「中見出し」「標準」などを設定できます。
見出しに設定したい段落にカーソルを合わせて、設定したい見出しレベルを選択することで見出しのスタイルが反映されます。
ページ間を簡単に移動する方法
保存してある文書を開くと、常に1ページ目が表示され、先頭にカーソルがおかれます。しかし、長文の場合、前回の編集位置をそのつど探すには大変です。
そんなときは「Shift」キーを押しながら「F5」キーを押してください。すぐに直前の編集位置に移動できます。
Sift + F5
さらに「ジャンプ」機能を使えば、直接ページ番号を指定して移動することもできます。ショートカットキーで設定画面を呼び出せば楽です。
長文作成のポイントは”まとまり感”
ページの始まりを固定したい場合は「改ページ」を使います。目的の位置にカーソルを置き、「Ctrl」キーを押しながら「Enter」キーを押すと、カーソルの位置に「改ページ」が挿入され、そこから次のページが始まります。あとで行が増減になってもかわりません。
Ctrl + Enter
「改ページ」機能を使えば、段落途中でページが変わるのを防げるので便利です。改行をいくつも使って無理にページを区切るのと違って、後から行が増えても減っても常に指定した位置でページが区切れるからです。ショートカットキーを使うようにしましょう。
また、文書の一部だけを段組みにすれば、長文のレイアウトにメリハリがつくので上手く活用しましょう。この操作をすると、段組みにした行の前後に、自動的に「セッション区切り」が挿入されます。
セッション区切りとは、同一文書で異なるレイアウトを設定する場合に、レイアウトを区切る機能のことです。自由に挿入できるので、長い文書で部分的にレイアウトを変えたいときに使います。
この機能を使いこなせば、文書の一部だけを縦書きにするなど、自由なレイアウトができます。
文書の一部を「2段組みに」
対象とする段落を選択し、「レイアウト」メニューから「段組み」を選びます。
設定画面が現れるので、「種類」欄で段数を選び「設定対象」欄が「選択している文字列」になっていることを確かめて「OK」を押します。
段の区切り位置を調整する
段落の前後に「セッション区切り」が挿入され、段組みが設定されました。しかし、項目名に行が段の最下部に配置されて見栄えが悪いので、これを直すには、段を区切りたい位置にカーソルを合わせて、「挿入」メニューから「改ページ」を選びます。
「改ページ」画面が表示されます。段の区切り位置を設定したい場合は、メニューから「カーソル位置へ挿入」欄の「区切り」を選んで「OK」を押します。
「段区切り」が挿入され、段が区切られました。行の増減にかかわらず位置が固定されます。
「脚注」でページ末に捕捉を加える
脚注はページの最後に配置され、文末脚注はドキュメントの最後に配置されます。 脚注または文末脚注の数字または記号は、ドキュメントの参照マークと一致します。
脚注を挿入したい場所にカーソルを置き、「挿入」メニューから「脚注」を選ぶ。設定画面の「挿入」欄で、各ページの最後に脚注が入る「脚注」を選び、「番号の受け方」では「自動脚注番号」を選んで「OK」を押します。
- 脚注または文末脚注箇所をクリックします。
- [参照] タブの [脚注の挿入] または [文末脚注の挿入] を選択します。
- 新しく作成された脚注を、現在のページの下部または文末脚注の文書の末尾に書き留めます。
- 脚注または文末脚注に必要なものを入力します。
- 編集に戻すには、文書のノートの先頭にある参照マークをダブルクリックします。
本文中には脚注番号が、ページ末には入力欄が挿入されます。後で脚注を追加すると、番号が自動更新されます。
フッターのページ番号を自動的に入力
「フッター」ページ下部の余白部分にページ番号を挿入するには、「表示」メニューから「ヘッダーとフッター」を選びます。
フッターにカーソルを合わせ、ツールバーから「定型句の挿入」→「ページ」を選びます。ページ番号の詳細設定もできます。
３．縦書き文書を横書きにする
注意したいのは、英数字の扱い。半角英数は横に寝てしまうので、これを正しい向きに直します。何文字以内の英数字を縦に直すか指定できるので、2文字程度のものは縦に直し、英単語など長さのある文字列は横のままにする、といった使い分けもできます。
横書き文書を縦書きに
ツールバーの「文字列の方向の変更」ボタンを押します。
文字全体が縦書きになり、同時に用紙方向が横向きに変わります。再度「文字列の変更」ボタンを押せば、横書きに戻ります。
縦書きで横向きになる半角英数を直すには、まず向きを直したい文字列を１つ選び、［ホーム］タブの「段落」から（拡張書式）をクリック 。 開いたメニューから「縦中横」を選択。設定画面の「行の幅に合わせる」にチェックをして「すべて変更」を押します。
続いて何文字までの英数字を縦向きにするかを決め、「すべて設定」ボタンを押します。
テキストボックス内に、それよりも、横幅が小さめのテキストボックスを2つ並列に挿入して、（同じ大きさのテキストボックスを複製（デュプリケイト）するには、テキストボックスの枠線をクリックして、選択状態にして、[Ctrl]＋[D]キーを押します。→複製されたものをドラッグして配置します。）
- 文字列を流し込むために、それらをリンクします。左側のテキストボックスの外枠線をダブルクリックします。
- [描画ツール]の[書式]タブ(小見出し)が、リボンに表示されます。
- [テキスト]グループの[リンクの作成]をクリックします。
- カーソルがパレットに右下向き矢印に変わります。
- 右側のテキストボックス内で、クリックします。大きなテキストボックス小さな二つのテキストボックスを[Ctrl]キーを押しながら、クリックして、３つのテキストボックスを選択状態にします。
- [描画ツール]の[書式]タブ(小見出し)の[配置]グループの[グループ化▼]アイコンをクリックし、さらに、ポップリストの[グループ化]をクリックして、３つのテキストボックス群を一つにまとめます。
- テキストボックスの外枠線を非表示にするには、[描画ツール]の[書式]タブ(小見出し)の[図形のスタイル]グループの[図形の枠線▼]アイコンをクリックし、ポップリストから[線なし]をクリックします。
「原稿用紙ウィザード」を使う
原稿用紙の専用ウィザードもあります。原稿用紙設定は「レイアウトタブ」→「原稿用紙設定」→「マス目付き原稿用紙」; 原稿用紙解除は「レイアウトタブ」→「原稿用紙設定」→
４．図・写真の配置や移動、サイズ変更も自在
図や写真を自由に配置するには、周囲の文章をどう流すかがポイントです。「四角」や「外周」「前面」といった設定を選べば、図形に沿うように本文が流れるようになり、図を思い通りの場所に配置したり、移動できます。
挿入するには「挿入」メニューから「図」→「ファイル」と選びます。
「図の挿入」画面が表示されるので、目的の画像ファイルを選んで「挿入」ボタンを押します。
文書中に写真が挿入されました。ただしこのままでは、写真が本文と同じく行の中に配置されるので、自由に動かせません。
写真を思い通りの位置に動かす
写真を自由に動かすには、文字列の配置を設定する必要があります。そのためには、まず写真上をダブルクリックします。
「レイアウト」タブを開くと、図に対して本文をどう流すかを設定できます。例えば「四角」を選び、図を文書の右端に配置する「右揃え」を設定して「OK」を押します。
あとは写真をドラッグして、最適な場所に配置すればいいです。写真をクリックすると現れる周囲の「□」をドラッグすると、拡大・縮小できます。なお図を挿入すると、最寄りの段落に自動的に「アンカー」が設定され、その段落と図が関連ずけられます。
関連ずけられている段落が移動すると、図も一緒に動きます。これを防ぐには、「詳細設定」ボタンを押し、開いた画面の「配置」タブを開いて「文字列と一緒に移動する」のチェックを外します。
写真に「説明文」をつける
説明文には、文字を自由に配置できる「テキストボックス」を使います。「図形描画」ボタンを押してツールバーを表示、「テキストボックス」ボタンを押して画面上をドラッグします。
フォントや配置などを整え、最後にテキストボックスの枠線を非表示にします。ツールバーの「線の色」の「▼」を押し「線なし」を選びます。
「中かっこ」も図形を使う
複数の行をまとめる「中かっこ」は、図形として用意されています。「オートシェイプ」から「基本図形」→「右中かっこ」を選びます。
画面上をドラッグすると中かっこが作成できます。ただし、このままでは本文がかっこに左右に配置されてしまいます。
かっこの上をダブルクリックします。設定画面が現れるので、「レイアウト」タブを開きます。この画面で文字列の配置を設定できますが、さらに「詳細設定」ボタンを押して、文字列の配置の詳細設定画面を表示させます。
設定画面の「文字列の折り返し」タブを開きます。まず「折り返しの種類と配置」欄で、図の外周に沿って本文が流れる「外周」を選び、「左右の折り返し」で図の左だけに本文が流れるように「左側」を選びます。
すると、かっこの外周に沿って、左側だけに本文が配置されます。
５．エクセルの表・グラフをワードで活用
表を作って文字を入力
表を挿入したいところにカーソルを置き、ツールバーの「表を挿入」ボタンを押して、必要な列数だけ枠を反転させる。
マウスボタンを離すと、カーソルの位置に反転させた列数の表が作成される。
表に文字を入力。「タブ」キーを押すとカーソルが右隣のセルに移動します。一番右のセルで「タブ」キーを押すと、表の最下部に新しい行が自動的に挿入されます。文字を入力しながらどんどん行数を増やせます。
表の範囲選択
行全体を選択したい場合は、行に左側にカーソルを合わせます。カーソルが右上向きに変わるところでクリックします。
表の左上の四角形をクリックすると表全体を選択、セルの左下、カーソルが右上向きに変わるところをクリックするとそのセルを選択、列の最上部の罫線上、カーソルが下向きになるところをクリックすると列全体を選択します。
列幅の変更は2種類
ひとつは列の境界線上にカーソルを置き、カーソルが「⇔」に変わったところでドラッグする。すると列の境界線の位置が変わるので、隣の列の幅もそれに合わせて変わる。
もうひとつは、ルーラー上に現れる境界線をドラッグする方法。表の中のどこかをクリックすると、ルーラー上に表の列幅を示すマーカーが現れます。ここをドラッグすると、列幅を移動した分、表全体の幅がかわります。
エクセルの表を挿入
エクセルのシートをワードの表にするには「オブジェクト」を使います。オブジェクトとは、ワードの文書に、他のソフトで作ったデータを挿入する機能です。
エクセルのシートを挿入すると、文書中に表として貼り付けられます。しかも表をダブルクリックするとワード上でエクセルが起動して、エクセルの機能を使って表を作成できるのです。
あらかじめ用意してあるファイルを利用したい場合は、「ファイル」から「タブ」を開き、「参照ボタン」を押します。
ファイルの選択画面が現れるので、ここで挿入したいエクセルのファイルをクリックで選んで「挿入」ボタンを押します。
すると、選択したエクセルのファイルのワークシートが表として文書中に挿入されます。表の上をクリックするとワードの中にエクセルが起動し、ワークシートが編集できます。メニューやボタンもエクセルのものに変わります。
ちなみに「リンク」にチェックを入れれば、参照元のエクセルファイルでデータを変更すると、ワードに挿入したワークシートも自動的に更新されるようになります。ただし、他のパソコンでこの文書を開くとリンクは無効になるので注意してください。
エクセルのデータをグラフで見せる
例えば「エクセルに保存してあるデータを、ワードで作る報告書ではグラフ化して見せたい」といった場合に便利です。操作は、まずワードに用意されている標準のグラフをいったん文書上に呼び出し、その後、グラフの元データとなるワークシートを読み込んで、目的の表データに置き換えるのです。
データをグラフ化するには、グラフを挿入したいところにカーソルを置き、「挿入」メニューから「図」→「グラフ」と選びます。ワードが用意しているサンプルグラフが挿入されるので、「オブジェクト」メニューから「オブジェクトの挿入」を選び「ファイル」参照からその文書を挿入します。
ファイルの選択画面が表示されます。グラフ化したいデータが入力されファイルを選び「開く」ボタンを押します。
ワークシートのどの部分のデータをグラフ化するかを指定する画面になります。「Sheet1」を選び、「インポート」欄で「シート全体」と指定して「OK」を押します。
挿入したエクセルのデータがグラフになりました。グラフの種類を変えるには「グラフ」メニューから「グラフの種類」を選びます。
６．英文のスペルミス、単語のバラツキを解消
[2]次の英文を読んで,下の問いに答えなさい。
(１）Nowhere in the world are lawns as prized as in America. In little more than a century, we’ve rolled a green mantle of grass across the continent, with scarcely a thought to the local conditions or expense. France has its formal, geometric gardens, England its picturesque parks, and America this unbounded democratic river of manicured lawn along which we array our houses.
It is not easy to stand in the way of such a powerful current. Since, in America, we have traditionally turned our backs on fences and hedges, the suburban vista can be spoiled by the negligence of a single property owner. this is why lawn care is regarded as such an important civic responsibility in the suburbs, and why the majority will not tolerate the idler. I learned (2)this at an early age, growing up in a respectable neighborhood in Farmingdale. Long Island.
My featherily see, was a lawn rebel. Whether owing to laziness or contrasting up the lawn for his neighbors I was never sure._
(3)My father, you see, was a lawn rebel. Whether owing to laziness or contempt for his neighbors I was never sure, but he could or so. The grass on our piece of land towered over the crew-cut lawns on either side of us ans soon disturbed the peace of the entire neighborhood.
北大 前期
校正機能でスペルミスをなくす
ワードはあらかじめ辞書情報をもっており、英単語の校正もできます。「校閲」メニューから「スペルチェックと文章校正」を選びます。
するとスペルチェックが始まり、間違いがあるたびに確認画面が現れます。ミスが発見されると、ワードの辞書の中から正しいスペルの候補を表示するのでそこから選ぶだけで正しい単語に置き換わります。
人名など、ミスではない場合は「辞書に追加」を押すと次回からチェックされません。
スペルミスの場合は、画面下部に正しいスペルの候補が表示されるので、そこから選んで「すべて修正」を押すと、同一の単語がすべて修正されます。
（１）アメリカほど芝生が大切にされている場所は世界のどこにもありません。 1世紀あまりの間に、私たちは現地の状況や費用などほとんど考えずに、緑の芝生のマントを大陸中に巻き上げてきました。 フランスには幾何学模様の整った庭園があり、イギリスには絵のように美しい公園があり、アメリカには手入れの行き届いた芝生のこの果てしない民主的な川があり、それに沿って私たちは家を並べています。
北大入試
このような強力な流れを阻止することは容易ではありません。 アメリカでは伝統的にフェンスや生け垣に背を向けてきたため、郊外の景観は一人の不動産所有者の不注意によって台無しになる可能性があります。 これが、郊外では芝生の手入れが重要な市民の責任とみなされている理由であり、大多数が怠け者を容認しない理由でもある。 (2)私はファーミングデールの評判の良い地域で育った幼いころにこれを学びました。 ロングアイランド。
私の目には、芝生の反逆者がいた。 怠惰のせいなのか、それとも隣人のために芝生を対照的にしているのか、私にはまったくわかりませんでした。_
(3) 私の父は、ご存知の通り、芝生の反逆者でした。 怠惰のせいなのか、それとも隣人への軽蔑のせいなのか、私には決して分からなかったが、彼にはそうかもしれない。 私たちの土地の草は、私たちの両側のスタッフが刈った芝生の上にそびえ立ち、すぐに近所全体の平和を乱しました。
英語の文書では、スペルの間違い、改行による単語の区切り位置、単語の間隔にばらつきが無いようする必要があります。
行のバラツキをなくすハイフネーション
英文の場合、ワードの初期状態では、単語の途中で改行されない設定になっています。「両端ぞろえ」も設定されているため、単語の長さによっては、文字間隔にばらつきができてしまいます。
これを解消するには「ハイフネーション」機能というのがあります。ハイフネーションとは、単語の途中で改行する場合に、単語の区切りに「‐」を挿入する機能です。これを設定すると、ワードが単語を認識し、単語の途中で改行されたときはハイフンを自動的に挿入します。
「レイアウト」メニューから「ハイフネーション」を選びます。
設定画面で、「単語を自動的に区切る」、「大文字の単語も区切る」両方にチェックして「OK」を押すと、単語の途中で改行され、区切り位置にはハイフンが挿入されます。これで単語による間隔のバラツキが解消されます。
「フォーム」で自分だけのテンプレートを作る
申込書や注文書のように、形式が決まっている文書で、必要事項だけをその都度書き換えて使うことがよくあります。こんなときは、書き換えが必要な部分を”入力欄”に設定し、それ以外のところを編集できないようにしてしまえば、自分だけのテンプレートが作れます。
そのためには「フォーム」機能を使います。フォームとは文書中に入力欄を設定する機能のことで。必要に応じてこれらを使い分け、最適な入力欄を作成しましょう。入力する文字列の書式を限定することもできます。
「フォーム」を作るには、まず作成用のツールバーを表示させます。「開発」から「コントロール」→「テキストコンテンツ」を選びます。
「ここをクリックまたはタップしてテキストを入力してください。」と表示されます。
基本的には3種類あります。
- 文字列入力用の「テキストボックスフォームフィールド」
- オン/オフを切り替える「チェックボックスフォームフィールド」
- 項目から選択して入力する「ドロップダウンフォームフィールド」
文字用の入力欄を作る
入力欄を作りたいところにカーソルを置き「テキストボックスフォームフィールド」ボタンを押すと、文字用の入力欄ができます。
チェックボックスを作る
同じく、文書中にカーソルを置き「チェックボックスフォールフィールド」ボタンを押すと、チェックボックスができます。
日付専用の入力欄を作る
書式を設定するには、文字用のフォームを作り、「フォームフィールド」ボタンを押します。
詳細な設定画面が現れます。日付を入力したいの「種類」欄を「日付」に設定します。「既定の日付」に例として表示させる日付を入力し、「日付の書式」欄で書式を設定しました。「OK」を押すと、に有力欄には日付だけが入力できるようになります。
「ドロップダウン」では選択肢を登録する「ドロップダウンフォームフィールド」をつくり、「・・・オプション」ボタンを押します。
設定画面の「項目」欄に選択肢を入力し、「追加」ボタンで登録します。これを繰り返し、必要な選択肢を設定します。
フォームを設定したら、最後に「フォームの保護」ボタンを押すことを忘れないでください。これによりフォームが機能し、それ以外の部分が編集できない状態になります。なお、この文書を再度編集するには、このボタンをもう一度押せばいいです。
「タブ」キーを押すと、フォームの入力欄の間を移動できるので、入力が必要な部分に次々移動して文書を手早く作れます。
引用：日経PC21
何なりとお申し付けください。