請求書の作成をマクロで自動化、売上データから実行する

請求書 Excel
請求書
2024.06.24

エクセルをつかっている場合、一覧表から項目を拾い出して、納品書や請求書をつくりたくなってきませんか？

１．売上データから、相手先や金額などがはいった請求書をマクロで自動的に作る

ここでは、Microsoft Excel を使用して VBA マクロを作成する手順を説明します。

１．データの準備

売上データの準備

  • Excel シートに売上データを入力します。例えば、以下のようにします。
    • シート名: SalesData
    • A列: 日付
    • B列: 顧客名
    • C列: 商品名
    • D列: 数量
    • E列: 単価
    • F列: 合計金額

請求書テンプレートの準備

  • 別のシートに請求書のテンプレートを作成します。例えば、以下のようにします。
    • シート名: InvoiceTemplate
    • 必要な情報を適切なセルに配置します（例: 顧客名、請求日、商品明細、合計金額など）。

２．マクロの作成

１．VBA エディターを開く

  • Excel で Alt + F11 を押して、VBA エディターを開きます。
  • Insert メニューから Module を選択し、新しいモジュールを作成します。

２．VBA コードを入力

  • 以下のサンプルコードを新しいモジュールに貼り付けます。
Sub CreateInvoices()
    Dim wsSales As Worksheet
    Dim wsTemplate As Worksheet
    Dim wsInvoice As Worksheet
    Dim lastRow As Long
    Dim invoiceRow As Long
    Dim invoiceNum As Integer
    Dim customerName As String
    Dim i As Long
    
    ' シートの参照
    Set wsSales = Worksheets("SalesData")
    Set wsTemplate = Worksheets("InvoiceTemplate")
    
    ' 売上データの最終行を取得
    lastRow = wsSales.Cells(wsSales.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    
    ' 請求書番号の初期化
    invoiceNum = 1
    
    ' 売上データをループ
    For i = 2 To lastRow
        customerName = wsSales.Cells(i, 2).Value
        
        ' テンプレートシートをコピーして新しい請求書シートを作成
        wsTemplate.Copy After:=Sheets(Sheets.Count)
        Set wsInvoice = ActiveSheet
        
        ' 請求書シートにデータを入力
        wsInvoice.Name = "Invoice" & invoiceNum
        wsInvoice.Cells(1, 1).Value = "請求書番号: " & invoiceNum
        wsInvoice.Cells(2, 1).Value = "顧客名: " & customerName
        wsInvoice.Cells(3, 1).Value = "請求日: " & wsSales.Cells(i, 1).Value
        
        ' 商品明細の入力
        invoiceRow = 5 ' 明細開始行
        wsInvoice.Cells(invoiceRow, 1).Value = "商品名"
        wsInvoice.Cells(invoiceRow, 2).Value = "数量"
        wsInvoice.Cells(invoiceRow, 3).Value = "単価"
        wsInvoice.Cells(invoiceRow, 4).Value = "合計金額"
        
        invoiceRow = invoiceRow + 1
        wsInvoice.Cells(invoiceRow, 1).Value = wsSales.Cells(i, 3).Value
        wsInvoice.Cells(invoiceRow, 2).Value = wsSales.Cells(i, 4).Value
        wsInvoice.Cells(invoiceRow, 3).Value = wsSales.Cells(i, 5).Value
        wsInvoice.Cells(invoiceRow, 4).Value = wsSales.Cells(i, 6).Value
        
        ' 請求書番号の更新
        invoiceNum = invoiceNum + 1
    Next i
End Sub

３．マクロの実行

１．VBA エディターを閉じる

  • Alt + Q を押して VBA エディターを閉じます。

２．マクロの実行

  • Excel のリボンで 開発 タブをクリックし、マクロ ボタンをクリックします。
  • CreateInvoices を選択して実行します。

このコードは、SalesData シートの売上データをもとに、InvoiceTemplate シートをコピーして請求書を作成します。各請求書には、売上データに基づいた商品明細と顧客情報が含まれます。各請求書は新しいシートとして追加されます。

あとがき

まず、Excelのマクロっていうもんを使うねんけど、ちょっとしたプログラムやさかいに、最初は難しそうに見えるかもしれへん。でも、落ち着いて順番にやってみたら、できるようになるで。

1. 準備

まず、売上データがExcelに入ってる前提やで。そのデータには、相手先の名前、住所、請求金額、日付とかが入ってることを確認しときや。

2. マクロを開く

Excelを開いて、Alt + F11キーを押して「VBAエディタ」っちゅう画面を開くんや。これがマクロのコードを書くとこやねん。

3. マクロを作る

次に、新しいマクロを作るために「挿入」→「モジュール」を選んでや。ほな、白い画面が出てくるから、そこにコードを書いていくんや。例として、こんなコードを使ってみるとええで：

Sub MakeInvoice()
    Dim ws As Worksheet
    Dim invoice As Worksheet
    Dim lastRow As Long
    Dim i As Long
    
    ' 売上データのシートを指定
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("売上データ")
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    
    ' 請求書のフォーマットシートをコピーして、新しいシートにする
    Set invoice = ThisWorkbook.Sheets("請求書フォーマット")
    
    For i = 2 To lastRow
        invoice.Copy After:=ThisWorkbook.Sheets(ThisWorkbook.Sheets.Count)
        With ActiveSheet
            .Name = "請求書_" & ws.Cells(i, 1).Value
            .Range("B5").Value = ws.Cells(i, 1).Value  ' 相手先
            .Range("B6").Value = ws.Cells(i, 2).Value  ' 住所
            .Range("D8").Value = ws.Cells(i, 3).Value  ' 請求金額
            .Range("D9").Value = ws.Cells(i, 4).Value  ' 日付
        End With
    Next i
End Sub

4. コードの説明

  • wsは売上データのシートを指してるねん。
  • invoiceは請求書のテンプレートシートや。これを使って新しい請求書シートを作るんや。
  • Forループの中で、売上データを一行ずつ読み取って、請求書を作っていくで。

5. マクロを実行

コードを書いたら、Excelの画面に戻って、Alt + F8キーを押して、このマクロを実行してみてや。「MakeInvoice」って名前のマクロが見えるから、それを選んで「実行」ボタンを押すんや。ほな、売上データに基づいて、自動で請求書が作られるはずやで。

6. 調整と確認

もし、何かうまくいかんところがあったら、もう一回コードを見直して、修正してみてや。最初は慣れへんかもしれんけど、練習したらあんたもマクロの達人やで！

こんな感じで、マクロを使うと請求書作りが一気に楽になるんや。頑張ってな！

何なりとお申し付けください。