「Excel で困ったときのなるほど解決」より簡単に計算できる機能

きょうは Excel で困ったときの解決方法について学びます。

関数の機能を利用すれば、さまざまな計算や集計が簡単にできます。ただ、表を作るのに精いっぱいで、関数と聞いたとたんに難しく考えてしまう人も多いようです。

一気に覚えるのは難しいですが、少しずつ試してみたら案外楽だったということもあります。

砂を被った海底のヒラメみたいに隠れていたものが一気に姿を現すなんてこともあります。

きょうはあなたと、より簡単に計算できる機能を学習します。

１．Excel の様々な計算や集計

Excel で作成した表を Word に貼り付けることって、よくあることですよね？

そのとき、表が画面よりはみ出したりします。そこで、セルをあちこち動かして調整するよりも、もっと簡単な方法があります。

１．Excel の表がはみ出してしまう？

それは「自動調整」という機能です。

Excel で作成した表を範囲選択し、Ctrl+C でコピーします。

次に、Word のファイルを開いて「ホーム」タブの「貼り付け」ボタンをクリックするか、Ctrl + V
を押して貼り付けます。

名前が2段になったり、どうも形がいびつですね。こんな時にはどうしたらいいでしょう？表を整えないといけません。

そこで、表をクリックして選択し、「レイアウト」タブをクリックします。「自動調整」したいのですが見当たりません。

そんなときは、右端にもうひとつ「レイアウト」がでているのでクリックします。すると「自動調整」タブが現れています。それをクリックして「ウィンドウ幅に自動調整」を選んでクリックします。

表がページ内に収まるようになりました。あとは、右下の□をドラッグすると、表のサイズを調整できるようになります。

２．「2021/06」と入力すると「Jun-21」と表示される！？

2021/06 と入力すると Jun-21 と表示される

Excel で今月のデータを入力しょうとして、今年は2021年で今月は6月だからということで、「2021/06」と入力すると、予想に反して「Jun-21」と表示されることがあります。意図したとおり「2021/06」と表示されるようにするには、「セルの書式設定」ダイアログボックスで設定します。

表示を変更したいセルを右クリックし、表示されたメニューから「セルの書式設定」をクリックします。「表示形式」をクリックし、「ユーザー定義」をクリックして、「種類」のところに、「yyyy/mm」と入力するか、「yyyy年m月」を選んで「OK」をクリックすると「2021-06」と表示されるようになります。

ここで入力した「ｙ」は「年」を表し、「ｍ」は「月」を表しています。「yyyy」と入力したので、「2021」と4桁で表示されるようになりました。「ｍｍ」と入力すると「06」と表示されます。この他にも「ｄ」は「日」を、「ｈ」は「時刻」を表示することができます。

３．Excel で時間の合計を計算する

エクセルで時間を入力する場合、時と分の間に「：」コロンを入力すると、その項目は時間として自動認識され、60分で1時間と計算されるようになります。勤務時間表などで時間の合計値を算出する場合、必須です。

ただし初期設定のままでは、24時間になると1日と計算されてしまいます。通常では画面の表示項目に「時」と「分」しかなく、「日」はありません。そのため合計したときに24時間以上の時間が表示されません。

24時間以上の合計値を表示させるためには、「セルの書式設定」ダイアログボックスを表示し、「ユーザー定義」の中で「時」を意味する「ｈ」を[]で囲みます。

「種類」に登録されている場合もあるので、その時はクリックして選べばＯＫです。これで、24時間以上の数値が表示されるようになります。

「セルの書式設定」ダイアログボックスが表示されるので「表示形式」タブの「分類」で「ユーザー定義」を選ぶ。「種類」で「[h]:mm:ss」を選択します。「h:mm:ss」ではありません！

合計が24時間を超えても加算して表示されます。

日付と時間をまとめて計算

エクセルでは1900年1月1日０時00分を1とするシリアル値で管理されています。（Windows版のばあい）。

１日あたり１で、時間は小数点以下で表されます。「2.5」なら、「1900年1月2日12時00分」という具合です。

ひとつのセルに日付と時間を同時に入力するには、「2021/6/21
17:30:35」のようにします。これは「2021年6月21日17時30分35秒」という意味になります。

日付と時間が一緒になった場合でも、計算方法に違いはありません。むしろ日数を考慮する分、時間だけの計算よりも楽になります。

「6月21日13：30から6月30日8：00までは何日と何時間何分か？」という計算も、たとえばセルA1に前者を、セルA2に後者を入力しておいて、別のセルに「＝A2-A1」と入力するだけで求められます。

ただし、そのままでは「8.0770・・・」と表示されてしまうので、セルの書式設定を使って、ユーザー定義から「dd”日間と”hh”時間”mm”分”」と指定して入力すれば、「8日間と時間分」と、目的通りに表示されます。

４．Excel の日付表示をいろいろ変える

6月20日などの特定の日付を記入したい時は、「6/20」と入力します。自動的に「6月20日」と変換されます。

仕事の書類で日付を入れる時は、和暦を使いたい場合もあるでしょう。セルを右クリックし「セルの書式設定」をクリック、「カレンダーの種類」で「和暦」を選択すると、西暦で入力しても、令和、平成、昭和など元号で表示されるようになります。

なお、B5とC5を掛けるときは「＊」でもいいですが、関数を使う時は「PRODACT」を使います。関数の検索で「掛ける」と入力すると「SIN」三角関数になるので、「積」と入力します。

５．Excel で検索・置き換えするには

「ホーム」から「検索と選択」をクリックします。

エクセルには、特定の文字が書かれたセルを見つけ出す機能があります。「検索」です。「編集」メニューから「検索」を選ぶことで実行できます。

表示されたウィンドウの「検索する文字列」部分に、探したい文字を入力します。「すべて検索」をクリックすれば、その文字が含まれるセルの一覧が表示されます。「次を検索」をクリックすれば、セルが順次選択されていきます。

「置き換え」タブは、文字を探す「検索」と同じですが、それを別の文字に入れ替えられます。

例えば検索する文字列に「月」、置き換え後の文字列に「曜日」と入力すれば、「月曜日」と書かれたセルを「げつようび」とできます。一気にまとめて置き換えすることも、検索で一覧表示させてから個別に置き換えすることもできます。

検索でも置き換えでも「オプション」を選べば、より詳細な指定ができます。「書式」をクリックすれば、たとえば特定の色のついたセルを探したり、別の色に変えたりもできます。

なお、事前に範囲を選択しておけば、その部分だけを検索や置き換えができることはいうまでもありません。

６．Excel の複数シートに同じ入力

複数のワークシートに同じ文字や値を一発で入力できることをごぞんじですか？

すべてのシートで同じ項目を増やすような場合に便利です。まとめて編集したいワークシートのシート見出しを、Ctrl キーを押しながらクリックして選択するだけです。選択されたワークシートは、「作業グループとして一括編集できます。

Sheet1 から Sheet3 までを作業グループにして、Sheet1 のセル A1 に「katada」と入力すれば、Sheet3 まで同様に「katada」と入力されます。

複数のセルに同じ入力をしたい場合、いちいち入力していては面倒です。そんな場合はセルを選択して最後のセルに「入力」し、《Ctle＋Enter》を押します。

７．Excel で文字列を「合体」させる

エクセルの関数は、数値だけでなく文字列も扱えます。例えばA22のセルに「山本」、B22に「太郎」とあるとき、C22に「＝A22＆B22」と入力すると「山本太郎」と表示されます。

このように「＆」（アンドまたはアンバサンド）はセルの文字列を合体（結合）させます。

A列に姓、B列に名が入力されている名簿で、＆で結んだ式を入力するのはC22だけで済みます。C22に「A22＆B22」と入力したら、あとはオートフィル機能をつかいます。セルC22の右下にマウスポインタをもっていき、「＋」になったら、そのまま下にドラッグします。

合体させる文字の中に「”」で囲った文字別の文字を含めることもできます。例えば「=A22＆”・ポール・”＆B22」とすれば、「山本・ポール・太郎」になるし、「”」で空白を囲ったものを間に入れて「=A22&” “&B22」のようにすれば、「山本　太郎」というように姓と名の間にスペースを入れられます。

重複データを削除する

• 住所録の整理の作成には、データの重複を避けることですね。

氏名を分割する

1つのセルに氏名が入力されてしまっていることはよくあることです。たとえば「山本太郎」さんを「山本」と「太郎」のように「姓」と「名前」に分けたいとき、1つずつ入力するのはすごく面倒です。

こんなときには「フラッシュフル」（2013から利用できる）という機能を使ってみましょう。1行目に「姓」と「名前」を分けて入力したら、2行目のセル（セルB3）をクリックします。

次に《データ》タブの《フラッシュフィル》をクリックします。

「姓」だけが自動で抽出されました。

同じように「名」のところの2行目のセル（C3）をクリックして《データ》タブの《フラッシュフィル》をクリックすれば「名」も抽出できます。

なお《フラッシュフィル》は《オートフィル》のオプションを右クリックしても実行できます。

８．データの重複を避ける

データが重複してしてしまうことがよくあります。

たとえば「荒木秋彦」が重複してしまうこととかですね。

そんな場合を想定して確認する場合、まず範囲選択します。それから「データ」から「重複の削除」をクリックします。

 すると重複した項目が削除されます。

対象となるテーブルを選択※テーブルを選択するときは、重複を確認する列だけではなく、関連する列も選択します。

９．計算結果をコピーする

エクセルでは、「＝SUM(A1:B1)」や「=A1&B1」など、「=」で始まる数式や関数を、式のまま、他のセルにコピーできます。けれども目的によっては表示されている「値」だけを他のセルにコピーしたいこともあります。

セルA2の内容をB2に表示したいだけなら、B2に「＝A2」と入力だけです。でもこの場合、A2の内容を消すとB2も消えてしまいます。

そこで値だけをコピーするのです。セルを選択してコピーしたら、目的のセル上で右クリックし、「形式を選択して貼り付ける」を選びます。表示されるウィンドウで「値」にチェックをいれて「OK」を押せば、値だけが貼り付けられます。例えばセルD2に「東京都」、E2に「中央区」と入力されているとき、F2に「＝D2＆E2」と入力すれば、「東京都千代田区」となります。

ここでF2をコピーしてD2に「値」として貼り付けると、D2～F2を消してもF2に「東京都千代田区」と残ります。

１０．縦横を入れ替える

表を作る際、最初からうまくできるとは限らないわけです。ある程度作ってみてから、全体像が見えてくることもあります。特にどちらを縦にしてどちらを横にするのがいいかは、最初はわかりませんね？

例えば、会社の社員名簿は普通、横に、項目が、縦に社員番号が並びますが、そのことを知らなかったらどうでしょう？を社員番号を横に並べてしまうかもしれません。

こういうときは、縦横をいれかえてやればいいわけです。ここで使えるのが「形式を選択して貼り付け」です。まず入れ替えたい範囲をマウスで斜めにドラッグして選択します。選択した状態で右クリックして「コピー」を選びます。

その後、表の下の方の適当なセルの上で右クリック、「形式を選択して貼り付け」を選びます。

通常の貼り付けと違い、さまざまな形式を指定して貼り付けられるのがこの機能です。

ここでは、現れた画面の右下にある「行列を入れ替える」の項目にチェックを入れ「OK」をクリック。すると縦横の項目が入れ替わります。

あとがき

Excelで困ったときには、次の手順を試してみてください。

Excelには、機能の説明やトピックに関するヘルプページがあります。Excelの画面上部にある検索バーに、問題やエラーメッセージなどのキーワードを入力して、検索してみてください。Excelには、様々なエラーメッセージがあります。エラーメッセージが表示された場合には、その内容を読み、どのような問題が発生しているのかを理解しようとしてください。エラーメッセージを調べることで、Excelで何が起こっているのかを把握することができます。

Excelに関する問題を解決するために、Excelコミュニティに質問してみることができます。Microsoftの公式Excelコミュニティは、Excelに関するさまざまな問題や疑問について議論するためのフォーラムです。基本から応用まで幅広いトピックをカバーする多数のチュートリアルがあります。Excelで何かを行う際には、ウェブ上で無料で入手できるExcelチュートリアルを参照してみることをお勧めします。

最後に、GoogleでExcelに関する問題を検索してみることもできます。Excelに関する問題を抱える多くの人が、同じような問題に対する解決策を提供するためにブログやフォーラムに投稿しています。Googleで検索してみることで、あなたの問題について何か新しい情報を得ることができるかもしれません。