Excel の並べ替え、集計機能は電卓より便利、桁数に応じて書式を変える条件式

エクセルの並べ替え、集計機能は電卓より便利 Excel
エクセルの並べ替え、集計機能は電卓より便利

きょうはエクセルの基本から並べ替え、集計機能について学びます。

エクセルは「表計算ソフト」と呼ばれるソフトで、さまざまな計算や集計が簡単にできます。

関数の機能を使えば、入力するだけで結果が出るので、電卓より便利です。

でも、表を作るのに精いっぱいで、関数と聞いただけで難しく考えたりしていませんか?

きょうはあなたと、基本から並べ替え、集計機能を学習します。

エクセルはデータの整理や集計に非常に便利なツールです。セル範囲を選択し、関数を選択してしまうとデータの集計結果がすぐでるんです。あまりにあっけなかすぎて、今までなにしてたんだろうと考えこんでしまう私は、三重県津市在住のそこそこ年取っている男性です。

1.エクセルの基本操作

エクセルの基本操作
エクセルの基本操作
takanobu
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1.エクセル各部の名称

Excelの主な部分の名称を示します。

  1. タイトルバー: Excelウィンドウの上部に表示されるバーで、ファイル名とアプリケーション名が表示されます。
  2. メニューバー: タイトルバーの下にあるバーで、[ファイル]、[ホーム]、[挿入]、[ページレイアウト]、[数式]、[データ]、[レビュー]、[表示]などのメニューオプションが含まれています。ファイルを開いたり、印刷したりするときに使う。
  3. リボン: メニューバーの下にあるコマンドや機能がグループ化されたバーです。ホーム、挿入、ページレイアウト、数式、データ、レビュー、表示などのタブがあり、各タブに関連する機能が配置されています。ツールバーとして特に利用することが多い、つまり書式を設定するボタンとして用意されている。
  4. フォーミュラバー: リボンの下にあるバーで、セルの内容や数式が表示されます。セルを選択すると、その内容がフォーミュラバーに表示されます。数式バーとも呼ばれます。アクティブセルの内容が表示される。数式バーに直接文字や数字を入力すると、その内容がセルに反映される。
  5. セル: シート上の表形式のデータの単位であり、行と列によって識別されます。セルは、データの入力、計算、表示などの目的で使用されます。1つ1つの升目をセルと呼ぶ。このセルは D列の17行目にあるので、D17と呼ぶ。
  6. 列ヘッダー: シート上部の行で、アルファベットの文字(A、B、Cなど)でラベル付けされたヘッダーです。列の識別や操作に使用されます。
  7. 行ヘッダー: シートの左側の列で、数字(1、2、3など)でラベル付けされたヘッダーです。行の識別や操作に使用されます。
  8. シートタブ: ブック内の異なるシートを切り替えるためのタブです。ブックには複数のシートが含まれ、各シートには固有のタブがあります。
  9. スクロールバー: シートの右側や下部に表示されるバーで、シート内のデータをスクロールするために使用されます。
  10. ステータスバー: シートの下部に表示されるバーで、セルの選択範囲の情報(合計、平均など)や、数値の書式、計算モードなどが表示されます。
  11. シート:エクセルを起動したとき、メーン画面に表示される表のこと。1つのファイルの中に複数のシートを作れる。

これらはExcelの基本的な部分の名称です。Excelのバージョンや設定によって表示や配置が異なる場合もありますが、一般的にこれらの要素が含まれています。

まず目的のセルをクリックすると、周りが太い線で囲われ、セルが選択された状態になります。このセルを「アクティブセル」と呼びます。画面左上の「名前ボックス」にはアクティブセルの位置が表示されます。

キーボードからの入力は、アクティブセルに表示されます。アクティブセルを変更するには、マウスでクリックしてもいいし、カーソルを使ってもいいです。Tab キーを使うと右に、Enter キーでは下に移動します。ファイル操作をはじめ、よく使う基本的な操作のボタンが用意された「ツールバー」があり、このほかにも様々なツールバーがあり、必要に応じて表示させることができます。

数式バーに何か入力すると、その内容がセルに反映されます。逆に入力済みのセルを選択すると、数式バーにその内容が表示されます。

このセルや数式バーに数式を入れると、計算結果が表示されます。式の順序が独特ですが、例えば「=1+3」と入力すれば、セルには「4」と表示されます。関数機能を使えば、四則計算だけでなくさらに複雑な計算もできるようになります。

セルに入力した内容を削除・訂正するには、目的セルを選択してアクティブセルにして、Deleteキーを押すだけです。誤字脱字の修正や情報を追加したいとき、セルの内容すべて入力しなおすのは大変なので、目的のセル上でダブルクリックすれば、文字や数字を残したまま、追加入力・修正ができます。

こうした入力した内容を残すには、ファイルとして保存します。ファイルから「名前をつけて保存」をクリックします。

2.エクセルを単純明快に使う

縦横に区切られた「セル」という枠に、数字や文字列を入力していきます。いろいろな計算をさせることができますが、初心者のために「合計値」と「平均値」の求め方と、グラフにする手順をやってみます。これさえマスターすれば、それなりの文書が作られるようになります。

スーパーの本店・支店ごとの1日の売上高をまとめた表です。縦軸は店舗名、横軸は日付を表しています。全店舗の1日の売上合計が①に、各店舗の1日の平均売り上げが②に表示されています。①は「合計」②は「平均値」です。ともにエクセルの計算機能です。

横の1行目に日付を入力していきます。エクセルでは11月1日、11月2日・・・といちいちキーボードで打ち込む必要はなくて、先頭のセルに「2021/11/1」と入力するか「11月1日」でもいいので、そのセルをクリックし、アクティブ状態にしてマウスのポインタを、セルの右下隅に合わせます。

黒い十字のマークが出たら、マウスの左ボタンを押したまま、右方向にドラッグします。これで連続した日付が自動的に入力されます。

日付入力
日付入力

最初「11月1日」となっていますが、「2021/11/1」にしたいので、右クリック→ユーザー定義→yyy/m/d にします。

店舗の名前、売上などを入力したら次は、「合計」を求めます。最初に、計算結果(合計)を表示させたいセルをクリックしてアクティブな状態にします。ツールバーの「オートSUM」ボダンをクリック、いくつかのセルが点線で囲まれます。

点線はこの範囲の合計をもとめますよということを表しています。範囲が正しければ「Enter」キーを押します。範囲が正しくなければマウスで修正してから「Enter」キーを押します。これで合計が表示されます。

合計が表示されたセルの上をマウスで右クリックして「コピー」を選択、隣の列に移り、合計値を表示させたい上でマウスを右クリックし「貼り付け」を選ぶと、同じ「合計」の計算が、隣の列にも自動的に適用されて一発で数値が表示されます。

平均値を出す
平均値を出す

平均値を求める場合も、「オートSUM」の右側にある▼をクリック、「平均」を選びます。

「人」という単位を表示するには

種類の窓に「0″人”」と入力します。数値データの値によって小数点以下も表示したいばあいには「0.0」のように指定します。

3.エクセルを単純明快に使うための基本的な方法

  1. データの入力: セルに直接データを入力します。セルをクリックして編集モードに入り、データを入力し、Enterキーを押して確定します。必要に応じてセルを選択してコピー&ペーストすることもできます。
  2. シートの切り替え: ブック内のシートを切り替えるには、シートのタブをクリックします。新しいシートを追加する場合は、右クリックメニューから「シートの挿入」オプションを選択します。
  3. セルの書式設定: セルに対してフォーマットを適用することができます。たとえば、テキストの書式、数値の書式、日付の書式などを選択できます。セルまたは範囲を選択し、右クリックメニューから「書式設定」オプションを選択します。
  4. セルの結合と配置: セルを結合して、複数のセルを一つの大きなセルとして扱うことができます。セルまたは範囲を選択し、右クリックメニューから「セルの結合」オプションを選択します。また、セルの配置を調整するために、セル内のテキストを中央揃え、左揃え、右揃えにすることもできます。
  5. データの並べ替えとフィルタリング: データを並べ替えるには、並べ替えたい列のヘッダーをクリックし、並べ替えのアイコンを使用します。データをフィルタリングするには、データのある列のヘッダーをクリックし、フィルターアイコンを使用します。
  6. 関数の使用: エクセルにはさまざまな関数が用意されています。たとえば、SUM関数を使用してセルの合計を計算したり、AVERAGE関数を使用してセルの平均を計算したりすることができます。関数を使用するには、セルに「=」を入力し、関数名と引数を指定します。

これらはエクセルの基本的な機能ですが、実際の使用によってさらに高度な操作を行うことも可能です。エクセルのヘルプやオンラインのチュートリアルも参考にすると便利です。

2.Excel で並べ替え、集計機能を使う

グループの基準
グループの基準

集計機能を使うときは、日付ごとの集計を出したい場合は、売上日順に並べ替えておきます。「小説名」ごとでも「単価別」ごとでも構いません。列に書かれている内容に応じて、行ごと入れ替える「並べ替え機能」を使います。

並べ替えたい表のどこかのセルを選択した状態で、画面上の「ホーム」タブにある、「並べ替えとフィルター」をクリックし、「ユーザー設定の並べ替え」をクリックします。

すると、表の範囲が自動で選択され、「並べ替え」ウィンドが開きます。並べ替えウィンドでは、どの項目を基準(列)に、どの順(昇順か降順)で並べ替えるのか指定します。「データ」タブにある「小計」をクリック。「グループの基準」に日付を、「集計の方法」に合計を、「集計するフィールド」に合計を指定し、OK をクリックします。

日付ごとにグループ化
日付ごとにグループ化

日付ごとにグループ化され、日付ごとの金額の合計が書かれた行が挿入されました。なお、元に表示を戻すには、再び「集計の設定」ウィンドを開き、「すべて削除」をクリックします。

集計機能
集計機能

画面左上に出る数字をクリックすると表示が変わり、1なら総計、2なら集計と総計、3ならすべてが表示されます。

1.Excelの並べ替えや集計機能は電卓より便利

  1. 並べ替え機能: Excelでは、データを特定の列で昇順や降順に並べ替えることができます。複数の列を基準にして並べ替えることも可能です。これにより、大量のデータを簡単かつ迅速に整理することができます。
  2. フィルタリング機能: Excelでは、条件に基づいてデータをフィルタリングすることができます。たとえば、特定の値以上のデータを表示したり、特定のテキストを含むデータを表示したりできます。これにより、必要な情報だけを抽出して表示することができます。
  3. 集計機能: Excelにはさまざまな集計関数があります。たとえば、合計、平均、最大値、最小値などを計算することができます。これにより、大量のデータの統計情報を素早く取得することができます。
  4. グラフ作成機能: Excelでは、データをもとにグラフを作成することができます。さまざまな種類のグラフを作成し、データの視覚化を行うことができます。これにより、データの傾向やパターンを容易に把握することができます。

これらの機能は、データの操作や分析を効率的に行うのに非常に役立ちます。一方、電卓ではデータの並べ替えや集計を行うことは難しく、手間がかかる場合があります。したがって、Excelの並べ替えや集計機能は、電卓よりも便利であると言えます。

3.Excel で桁数に応じて書式を変える条件式

書式を変える条件式
書式を変える条件式

Excelで、セルの値の桁数に応じて書式を変える条件式とは?

Excelで、セルの値の桁数に応じて書式を変える条件式は、「条件付き書式」を使って実現することができます。桁数に応じた書式の変更方法を例として説明します。

条件付き書式の設定方法

① 変更したい範囲を選択し、[ホーム]タブの[条件付き書式]ボタンをクリックする。 ② [新しいルール]をクリックし、[書式のみのルールで選択する]を選択する。 ③ [セルの値]の下にある[より大きい]または[より小さい]を選択し、条件に合わせた値を入力する。 ④ [書式]をクリックし、変更したい書式を選択する。 ⑤ [OK]をクリックする。

桁数に応じた書式の変更例

たとえば、値が1桁の場合は青色、2桁の場合は赤色、3桁以上の場合は緑色で表示する場合は、以下のように設定します。

① 変更したい範囲を選択し、[ホーム]タブの[条件付き書式]ボタンをクリックする。 ② [新しいルール]をクリックし、[書式のみのルールで選択する]を選択する。 ③ [セルの値]の下にある[より小さい]を選択し、10を入力する。 ④ [書式]をクリックし、青色を選択する。 ⑤ [OK]をクリックする。 ⑥ 同様に、③から⑤までの手順を2桁、3桁以上の場合について繰り返す。 ⑦ [OK]をクリックする。

このように設定することで、セルの値に応じて書式が変更されるようになります。

「B(バイト)」や「KB(キロバイト)」のように単位があるデータの場合には、値によって自動的に表示されると便利です。エクセルでは3つまでの単位の場合には「表示形式」の「ユーザー定義」で、桁数に対して書式を分ける条件式を指定することができます。

「ユーザー定義」をクリックし、「種類」に「[>=1000000]#,”MB”;[>=1000]#,”KB”;0″B”」と入力して「OK」を押します。

桁数に応じて3つの単位が表示されます。例えば、1,000,000(百万)単位で表示するには、6桁の表示を省略させるために、「#,##0」のような数値を表示する記号の後に「,,」2つのカンマを指定します。「#,##0,,」で6桁分が省略されます。「,」なら3桁分です。

4.Excel で値だけを貼り付けたい

Excel で表を複製するとき
Excel で表を複製するとき

値だけを貼り付けることもできますか?

Excel で表を複製するときには、表を選択した状態で《Ctrl》キーを押しながら《C》キーを押すと、簡単にコピーできます。張り付けるときには、表を複製したい場所で、《Ctrl》キーと押しながら《V》キーを押すと、簡単に貼り付けることが出来ます。

形式を選択して貼り付け
形式を選択して貼り付け

ただし、この方法だと、書式もいっしょに貼り付けられてしまいます。「値」だけを貼り付けたいんだよということもあるでしょう。そんなときには《Ctrl》キーを押しながら《V》キーを押した後で、《Ctrl》キーを押しながら、さらに《Alt》キーも押して《V》キーを押すと、「形式を選択して貼り付け」画面が表示されます。

ここで《V》キーを押して「値」を選択し、《OK》ボタンをクリックすると、値だけを貼り付けることができます。

なお、Mac の Excel の場合は《command》キーと《control》キーを押しながら、《V》キーを押すと、「形式を選択して貼り付け」画面が表示されます。この画面ではショートカットが表示されていませんが、Windows のときと同じショートカットが使えるので、たとえば《F》キーを押すと、「数式」が選択されます。 

通常、Excelではコピー&ペースト操作を使用してデータを貼り付けますが、デフォルトでは値と書式が一緒に貼り付けられます。

ただし、値だけを貼り付けたい場合は、

  1. コピーしたいデータを選択します。
  2. 貼り付けたいセルまたは範囲を選択します。
  3. キーボードのショートカットキーを使用するか、右クリックメニューから「値のみ貼り付け」オプションを選択します。ショートカットキーは、一般的にはCtrl+Shift+V(またはCtrl+Alt+V)です。

この方法で貼り付けると、値だけが貼り付けられ、数式や書式は適用されません。

なお、Excelのバージョンや設定によっては、メニューやオプションの表示が異なる場合があります。また、一部の特定の操作では、値のみを貼り付けるための追加の手順が必要な場合があります。

あとがき

エクセルはデータの整理や集計に非常に便利なツールです。エクセルの基本から並べ替えと集計機能について説明します。

  1. シートとセルの基本: エクセルのワークブックは、シートと呼ばれる複数のタブで構成されています。各シートはセルから成り立っており、セルは列(A、B、C…)と行(1、2、3…)の交差する部分を指します。セルにはテキストや数値を入力することができます。
  2. データの入力: データを入力するには、該当するセルを選択してデータを入力します。セルをクリックすると、入力した内容がセルに表示されます。
  3. セル範囲の選択: データを操作する際には、まずセル範囲を選択する必要があります。セル範囲を選択するには、クリックしてドラッグするか、Shift キーを押しながら矢印キーを使用します。
  4. データの並べ替え: データを並べ替えるには、「データ」タブの「並べ替え」ボタンを使用します。セル範囲を選択した後、並べ替えの基準となる列を指定し、昇順または降順で並べ替えます。これにより、データを特定の順序で整理することができます。
  5. 集計機能: データを集計するには、関数を使用します。エクセルには多くの組み込み関数がありますが、代表的な集計関数には
    • SUM(合計): セル範囲内の数値の合計を計算します。
    • AVERAGE(平均): セル範囲内の数値の平均値を計算します。
    • COUNT(個数): セル範囲内の値の数を数えます。
    • MAX(最大値): セル範囲内の最大値を取得します。
    • MIN(最小値): セル範囲内の最小値を取得します。

これらの関数は、数値データの集計によく使用されます。セル範囲を選択し、適切な関数を選択することで、データの集計結果を取得できます。

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