Gmail の安全な使い方、誰も教えてくれない「伝わるメール」の書きかた

Gmail Gmail
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きょうは伝わるメールの書き方、安全なメールについて学びます。

伝わるメールの書き方なんて、いまさら他人には聞けない・・・。手紙に比べて気軽なためか、書き方がおざなりのメールが見受けられます。大事な商機を逃すことにもなりかねません。

また、安全なメールといっても一般のメールと G メールはどう違うのでしょうか?

きょうはあなたと、そんな伝わるメールの書き方、安全なメールについて学習します。

最近はメールより LINE で送受信する方が多くなり、ともすれば敬遠しがちなメールですが、メールでしかできない機能があります。毎日メールをチェックしながらそんなことを考えている、三重県津市在住の男性です。

1.Gメールの活用

Gmail
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taka
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メールは「起承転提」です。

メールには大まかに分けて2種類あります。

  1. Webメール: Webメールは、Webブラウザを通じてインターネット経由でアクセスするメールサービスです。代表的なWebメールサービスには、Gmail、Yahoo!メール、Outlook.comなどがあります。Webメールは、どこからでもインターネットにアクセスできるため便利ですが、オフラインでの利用が制限される場合があります。
  2. クライアントメール: クライアントメールは、電子メールソフトウェアを使用して電子メールを送受信する方法です。代表的なクライアントメールソフトウェアには、Microsoft Outlook、Mozilla Thunderbird、Apple Mailなどがあります。クライアントメールは、電子メールをコンピュータにダウンロードして管理するため、オフラインでの利用が可能です。

ぷららメールは、一般的にはウェブメールとして提供されています。つまり、Webブラウザを使用してインターネット経由でアクセスし、メールの送受信や管理を行います。ただし、ぷららメールの設定によっては、一部のクライアントメールソフトウェア(例: Microsoft Outlook、Thunderbirdなど)を使用して、ぷららメールをダウンロードして利用することも可能です。

わたしの知り合いが「プララメールが送信できない」と言ってきまた。いくつかの可能性が考えられます。以下に、送信できない原因とそれに対する対処方法をいくつか挙げてみます。

  1. ネットワーク接続の問題: インターネット接続が不安定な場合、メールの送信ができないことがあります。まずは、インターネット接続が正常であることを確認してください。
  2. SMTP設定の確認: メールアカウントのSMTP設定が正しくない場合、送信ができないことがあります。SMTP設定を再確認し、正しいSMTPサーバー、ポート番号、認証情報などが設定されていることを確認してください。
  3. メールアカウントの設定: メールアカウントの設定に問題がある場合、送信ができないことがあります。メールアカウントの設定を再確認し、特に送信サーバーの設定が正しいかどうかを確認してください。
  4. 送信制限: プララメールやメールプロバイダー側で送信制限がかかっている場合、一定数以上のメールを一度に送信しようとすると送信がブロックされることがあります。大量のメールを送信する場合は、メールプロバイダーのポリシーを確認してください。
  5. セキュリティソフトウェアやファイアウォールの設定: セキュリティソフトウェアやファイアウォールがメール送信をブロックしている場合があります。これらの設定を確認し、メール送信がブロックされていないことを確認してください。

以上の対処方法を試しても送信できない場合は、プララメールのカスタマーサポートに問い合わせることをお勧めします。彼らはより具体的なトラブルシューティングを提供することができます。

1.親しい仲間全員にメールを送りたい

「宛先」欄に複数のメールアドレスを入力する。「受信者側の「宛先」画面には、送信先となったアドレスが全て表示される。受け取った人はメンバー全員のメールアドレスを知ることができる。お互いのメールアドレスを知っているメンバーだけにとどめたい。

2.とりあえず見て欲しい相手にメールしたい

連絡をメンバー全員に告知したい。しかし参加できるのグループメンバーの一分に限られる、といった場合は「CC」を使う。受信した人は、自分が「宛先」として指定されているのか、「CC」として指定されているのかすぐ判別できる。

「宛先」に指定されているのが本来の受信者かつ当事者。「CC」に指定されていれば、とりあえずメールに目を通しておくだけでよいということになる。

メールを受け取った人は、どっちにせよメンバー全員のアドレスを知ることができる

  • 会合予定を連絡    宛先:参加有資格者   CC:他のメンバー
  • 上司へ仕事の進捗状況を報告  宛先:上司   CC:プロジェクトメンバー
  • メンバー全員に問い合わせてをする

宛先:自分以外のメンバー全員  CC:上司

  • 特定のプロジェクトメンバーと打ち合わせをする

宛先:打ち合わせ相手  CC:他のプロジェクトメンバー、上司

  • 取引先に見積書を送る  宛先:取引先  CC:上司

「To」「CC」は誰に送ったかというのは全員にわかっているが、「BCC」はその人にしかわからない送信方法です。BCCの「B」は「ブラインド」のことで「隠した」という意味ですね。ToやCC に入力した人をBCCの人には誰かがわかってしまいます。

3.大勢の人に「お知らせ」を一斉送信したい

しかし送信先に指定された人たちのメールアドレスは秘密にしておきたいときは「BCC」を使う。「宛先」を自分のアドレスにして、他の送信先はすべて「BCC」で指定すればよい。「宛先」が1件もしていされてないと受信者に不安感を与えるので、「宛先」には自分のメールアドレスを指定する。こうすると、送信したメールと同じものが自分のところにも1通届く。

4.大切なメールなので目立たせたい

「メッセージの作成」→「メッセージ(M)」→「重要度(P)」

mika
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BCとCCの区別が大事ね!

2.Gメールの整理を簡単に

Gmailの「件名」
Gmailの「件名」
taka
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Gメールを整理する方法です。

電子メールを長く使っていると、受信したメールがたくさんたまってきます。そうなると、消し忘れた不要なメールや、以前に受け取った知人からのメールなどを探すのが大変になってきます。そこで、難しい機能は使わずにメールを整理する方法をご紹介します。

1.「メールを検索」の右端にある「検索オプション」をクリック

メール一覧の上にある「件名」や「送信者」などと書かれた、部分をクリックするのです。同じ見出しをクリックするたびに、並び順の前後(昇順/降順)が入れ替わります。こうすると、クリックした見出しの情報を基準にしてメールが並び変えられます。

例えば「件名」を基準に並び変えると、外国語の件名がついた海外からの迷惑メールなどが固まって並ぶため、まとめて削除する際に役立ちます。

特定の人から届いた過去のメールを見つけるために「送信者」を基準に並び変えるばあい、もしその人からの別のメールがすぐ見つかるならクリックして選択しておきます。並び替え時に選択されたメールが画面に残るため、その前後を探せば目的のメールを見つけやすいです。

整理が終わったら「受信日時」をクリックして日付順の並びに戻します。普段はこの順番が一番楽です。

2.Gmailを整理するための方法

  1. ベルを使用する: ラベルは、メールをカテゴリ別に整理するための便利なツールです。特定のトピックやプロジェクトごとにメールを整理することができます。新しいラベルを作成するには、メールを開いて右上の「ラベル」アイコンをクリックし、「新しいラベルを作成」を選択します。作成したラベルは、左側のメニューに表示されます。
  2. 迷惑メールをフィルタリングする: 不要なメールを受信トレイから削除し、スパムフォルダに移動することで、メールボックスを整理することができます。不要なメールが受信トレイに表示される場合は、「スパム」ボタンをクリックして報告することもできます。
  3. アーカイブを使用する: 受信トレイからメールを削除せずに別のフォルダに移動することができます。メールボックスが整理され、受信トレイがスッキリします。アーカイブされたメールは、後で必要に応じて検索してアクセスすることができます。
  4. 検索機能を活用する: 特定のメールを素早く見つけることができます。検索ボックスにキーワードや差出人の名前、メールの日付などを入力するだけで、関連するメールを絞り込むことができます。
  5. 不要なメールを削除する: 定期的に受信トレイや他のフォルダを見直し、メールボックスを整理できます。重要ではないメールや古いメールは削除するか、アーカイブすることを検討してください。
  6. メールにスター付けや重要マークを使用すると、特に重要なメールを目立たせることができます。重要なメールにスターを付けると、後で見つけやすくなります。
mika
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整理する方法っていろいろあるのね。

3.ビジネスメールの書き方で悩んでいませんか?

ビジネスメール
ビジネスメール
taka
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Gメールってどうやって書けばいいの?

現在、最も主要なビジネス上でのコミュニケーションは「メール」です。FAX が姿を消しつつある今、口頭と電話を除けば、やり取りのほぼすべてがメールに集約されています。メールはビジネスに欠かせない最も重要なツールになりました。そのため、日々の仕事の中で悩みの種になりがち。

なんて書けばいいのかわからず時間を浪費してしまった。メールが意図通りに伝わらず、結局先方にうかがって問題を解決した。相手を怒らせてトラブルになってしまった・・・。

こういった経験はだれしもあるでしょう。なぜメールが正しく書けないのか。それは正しいメールの書き方を知らないからです。

1.ビジネスメールを効果的に書くためのポイント

  1. 件名を明確にする: メールの件名は、受信者が一目で内容を把握できるようにする必要があります。具体的で明確な件名を使用し、要点を端的に伝えるように心がけましょう。
  2. 適切な挨拶をする: ビジネスメールでは、フォーマルな挨拶を使用することが一般的です。相手の名前を使って挨拶をし、敬意を表現しましょう。例えば、「尊敬する○○様」といった形式が一般的です。
  3. 簡潔で明確な文章を使う: ビジネスメールでは、簡潔な文章を使うことが重要です。長文や冗長な表現を避け、要点を明確に伝えるようにしましょう。分かりやすい言葉遣いや文体を心がけることも大切です。
  4. 目的や要件を明確にする: メールの本文では、最初に目的や要件を明確に述べることが重要です。相手がすぐに何を求められているのかを理解できるようにし、返信や対応がしやすくなるようにしましょう。
  5. 適切な敬意を示す: ビジネスメールでは、相手に対して敬意を示すことが重要です。礼儀正しい表現や感謝の言葉を適切に使用し、相手との良好な関係を維持しましょう。
  6. 要点を整理する: 複数のトピックや要件がある場合は、箇条書きや段落を使って要点を整理しましょう。相手が返信や対応する際に、見落としがないようにするためです。
  7. 返信や対応を促す: ビジネスメールでは、返信や対応を促すために適切なアクションを追加することがあります。例えば、「ご確認いただけますようお願いいたします」といった文言を使って、相手に具体的なアクションを促すことができます。
  8. 署名を付ける: ビジネスメールの最後には、自分の署名を付けます。
mika
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書き方にはセオリーがあるのね。

4.ビジネスメールの書き方には正解がある

ビジネスメールの書き方
ビジネスメールの書き方
taka
taka

書き方のポイントはこれだ!

1.ビジネスメールの書き方ポイント

  1. 件名の明確化: ビジネスメールの最初に、件名を明確に示しましょう。件名は、読者にメールの内容を把握するための情報を提供します。具体的で簡潔な件名を使いましょう。
  2. 宛名: ビジネスメールは、相手に宛名をつけて送信しましょう。相手の名前を正確に記載し、敬称も使いましょう。
  3. 挨拶: ビジネスメールは、丁寧な挨拶から始めます。相手の名前を使った挨拶や、一般的な挨拶など、状況に合わせて使いましょう。
  4. 本文: ビジネスメールの本文は、明確かつ簡潔に伝えたいことを書きましょう。段落を分けて、わかりやすくまとめるようにしましょう。
  5. 結びの言葉: ビジネスメールの結びは、丁寧な言葉で締めくくりましょう。例えば、「お忙しい中、ご対応いただきありがとうございました。」など、感謝の気持ちを示す文言が良いでしょう。
  6. 署名: ビジネスメールには、差出人の名前と連絡先情報を明記しましょう。署名には、フルネーム、職位、電話番号、メールアドレス、会社名などが含まれることが多いです。

以上が、基本的なビジネスメールの書き方のポイントです。明確で簡潔な文体を心がけ、相手に伝えたいことをわかりやすく伝えるようにしましょう。

メールはビジネスコミュニケーションの主要な手段にもかかわらず、教育は多くの企業や官公庁では重視されていません。ごくごく初歩的な研修をするか、現場の指導か、あるいは一切ないというかたちです。

メール軽視の企業姿勢は現場を悩ませます。実際はとても大事なコミュニケーションなのに、誰も教えてくれません。なかなかうまくメールが書けず悩んでいても、周りにも聞きづらいし、他の人のメールのやり取りが見えるわけではないから、誰かの真似をするわけにもいかないしと、八方ふさがりです。

こういった場合多くは失敗を重ねながら、自己流でメールの技術を身につけていきます。しかしながら、自己流では時間がかかり、非効率です。ビジネスメールには実は「正解」があります。それさえ知っていれば、効率的にやりとりできるようになるのです。

mika
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これさえ知っていればビジネスメールは書けます。

5.悩む前にGmailのルールを知る

悩む前にGmailのルールを知る
悩む前にGmailのルールを知る
taka
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書き方の技術を磨くには

1.Gメールの書き方のスキルを磨くには

  1. 実際に書いてみる: メールの書き方を磨くためには、実際に書いてみることが大切です。練習として、自分でビジネスメールを作成し、アウトプットすることを繰り返してみましょう。
  2. テンプレートを作成する 仕事上で頻繁に使用する内容は、テンプレートを作成することで、書きやすくすることができます。自分で作成するだけでなく、他の人のテンプレートを参考にすることもできます。
  3. 見本を参考にする: ビジネスメールの書き方を学ぶために、書式や表現などの見本を参考にすることができます。Google検索などで、ビジネスメールの例文を検索してみると、良い例を見つけることができます。
  4. フィードバックを受ける: メールの書き方を磨くためには、フィードバックを受けることも大切です。同僚や上司に、自分の書いたメールを見てもらい、アドバイスをもらうことで改善することができます。
  5. 専門書を読む: ビジネスメールの書き方に関する書籍やウェブサイトを読むことで、より正確で効果的な書き方を学ぶことができます。具体的には、「ビジネスメールの敬語や表現方法」「受信者に伝わるメールの書き方」などを学びましょう。
  • すべてのメールは基本的に同一の構成(宛名や名乗りなどのパターン)であること、
  • メールにはきちんと署名を設定すること、
  • メールの頻出ミスと対応策など・・・、

多くの知見がまとまっているのです。

こういったスキルを身につければ、時間がかかっていたメールの処理を確実に高速化できます。メールは毎日意識せず使うため、軽視しがちな人もいます。しかし毎日使うからこそメールの技術を向上させることが重要なのです。メールにかける時間を1日10分削れれば、それだけで月に3時間以上の時間の創出につながります。

毎日使うものだからこそ、スキルを少し向上させるだけで生産性は大きく向上します。

6.正解を知っていればGメールはもっと早く書ける

Gメールはもっと早く書ける
Gメールはもっと早く書ける
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もっと早く書きたいのだけど

1.Gメールを早く書けるようになるには

  1. テンプレートを作成する 仕事で頻繁に使用する内容は、テンプレートを作成することで、書きやすくすることができます。自分で作成するだけでなく、他の人のテンプレートを参考にすることもできます。
  2. スケジュールを組む: メールを書く時間をスケジュールに組み込むことで、作業を効率的に行うことができます。例えば、午前中はメールの返信、午後は新規メールの作成というように、時間を区切って取り組むと良いでしょう。
  3. 簡潔な表現を心がける: メールの文章を短く簡潔にまとめることで、書く時間を短縮することができます。必要な情報を端的にまとめ、余計な言葉は省くようにしましょう。
  4. メールに集中する: メールを書く時は、集中して作業に取り組むようにしましょう。他の作業や雑念に振り回されると、メール作業に取り組む時間がかかってしまいます。
  5. キーボード操作を習熟する キーボード操作を習熟することで、打鍵速度を上げることができます。例えば、タッチタイピングの練習を行い、キーボードを効率的に使いこなすようにしましょう。

これらを習慣化し、効率的に取り組むことで、効果的なメール作成ができるようになります。

近年はビジネス向けのチャットなども登場しましたが、未だに利用規模ではメールが一番人気。今後も、メールがビジネスシーンの主要なコミュニケーションツールとして利用されていくことは間違いありません。

普段あまり意識しないメールのスキル、身につければすぐに役立つ上に一生モノです。

『伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方』ではメールの基本的な書き方から、調査で明らかになった10大ミスとその対策、さらには相手からきちんと返信がもらえるメールなどの職場で役立つテクニックを紹介しています。

この一冊なら網羅的かつ最短で学べます。

7.Gmail をスマホでも受信できる方法

Gmail をスマホでも受信できる方法
Gmail をスマホでも受信できる方法

1.「設定」→「すべての設定を表示」をクリック

「転送先アドレスを追加」をクリックし、転送したいアドレスを入力する。一番下にある「変更を保存」をクリックする

(情景)

私の妹は筆まめです。俳句をしたためた絵葉書や手紙をよくくれます。田舎のこと、無人になった家屋のこと、家屋解体のことを書いてきます。遠くからふるさとのことを心配しているのです。

小包で来るときは決まって伊豆のはんぺんが入っています。かなり高級品です。その裏に封筒が入っているのです。手作りなのがひと目でわかるはっさくが丁寧に新聞して包まれていたりします。

(語らい)

電話もときどききます。6人兄弟の末っ子だからなのか、付和雷同される口なのですが、経済的に余裕があるのがよくわかります。兄弟姉妹とのいさかいに閉口しているという愚痴をよく聞かされます。

姉2人が仲が悪いので、どちらにも加担したくないのか「ここだけの話だからね」と念を押すのです。家の解体では、地元に近い姉と、遠い姉との主導権争いに、「もう電話にはでない」という始末です。

(共感)

何でも先走る姉と、すべて如才がない姉とが言い争いをするのをどうしょうもなく見ているだけの妹と、距離を置いている私、無関心な長兄と旦那が亡くなって呆然自失の長姉。

こんななんでもない言い争いでも、いつかは「あんなこともあったね」と思い出し、それが兄弟というものだったんだなと思い返せるような時が来るのだろうなと思います。

8.Gメールを安全に使う

プロバイダメールとWebbメール
プロバイダメールとWebbメール
taka
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メールにも2種類あるのか。

1.一般のメール

従来、メールと言えば、プロバイダなどから配布されたアドレスを使い、メールソフトで送受信するのが普通でした。

しかし今では、ブラウザを使って、メールソフトと同じかそれ以上に使い勝手のいいウェブメールサービスが主流です。代表はグーグルが提供する Gmail でしょう。便利なサービスですが、注意すべき点もたくさんあります。安全に利用するための注意点をあげます。

自分のアドレスあてに送られてきたメールはプロバイダのメールアドレスに蓄積されます。パソコンにインストールされたメールソフトは、このサーバーにアクセスして、蓄積されたメールのデータをパソコンに転送します。

普通は転送した後はサーバーからメールデータは消される設定になっています。プロバイダのメールサーバーは、自分あてに送られてきたメールを一時保管する場所に過ぎず、メールの最終的な保管場所は自分のパソコンのハードディスクです。

2.G メール

メールデータはグーグルのサーバーに保存されています。利用者はブラウザを使って、サーバーにあるメールを閲覧します。特別な操作をしない限り、自分のパソコンにメールデータは保存されません。G メールはさまざまな機能があり、使いやすさや操作性を比べたら、Gメールの方が優れています。

一般のメールは、受信したメールは通常サーバーから削除され、パソコンにだけ保存されるので、パソコンのハードディスクが故障したら、すべてのメールが読めなくなります。G メールのメールデータはグーグルのサーバーにあるため、一般のパソコンのハードディスクに比べて、データを失う可能性が低いです。グーグルは、データを何重にもバックアップしているからです。

さらに G メールは、サーバーにデータを残しつつ、自分のパソコンにそのコピーを保存する設定もできます。

しかし、G メールは優れてはいますが、悪用されたら、長所がそのまま弱点になってしまいます。

なんといっても気を付けなければならないのはパスワードです。どんなサービスでもそれは重要なのですが、ID(身分証明書)がメールアドレスそのもので秘密にできないため、パスワードだけがデータを守るとりでになります。

その点は一般メールも同じですが、一般メールは過去のメールが通常削除されています。万が一パスワードが漏れた場合、新規に届いたメールは見られてしまいますが、過去のメールはパソコンからデータが盗まれない限り見られません。

しかしG メールは、特に消去しない限り過去のメールがすべて残っています。取引先や親類の個人情報、ネットバンクなどの ID とパスワードなんかを自分あてのメールで送っていませんか?

G メールのパスワードが漏れたら、こうしたデータを見られたりコピーされたりしてしまいます。G
メールの ID とパスワードは、他のグーグルのサービスと共通です。とりあえず、パスワードの管理には十分に気を付けます。自分の名前や誕生日、電話番号、他のネットサービスと共通のパスワードは絶対に避けます。

Gmail を始めとするウェブメールは、とても便利な反面、使い方を間違えると危険な場合があります。過去のメールがすべてサーバー上にあるため、パスワードが漏れると、それらを全部、第三者に見られてしまうのです。

パスワードだけは十分気をつけないとね。

問い合わせフォームの機能を悪用される

お問い合わせフォームでは、問い合わせた人のメールアドレスを入力すると、問い合わせた内容の控えとお礼のメールが自動送信されます。この機能を悪用して、メールアドレス欄に迷惑メールを送信したアドレスを入力し、広告などをお問い合わせに送信してくるケースがあります。

根本的には「お問い合わせありがとうメール」を送信しないフォームをつかうことです。Google のフォームを使うとお問い合わせ内容がメールではなくオンラインのスプレッドシートに保存され、普通のフォームよりも便利に使えます。

9.Gmail の設定

アカウントとインポート
アカウントとインポート
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画面最上部の右にある「設定」から行います。

最も重要なパスワードの管理は、左から4番目の「アカウント」にあります。「アカウントとインポート」とという項目があり、リンクが設定されています。アカウントとは「会員登録」、インポートとは「導入」のことです。

Gmail に限らず、グーグルのサービス全般の利用者情報を管理する画面です。Gmail アドレスは単なるメールアドレスではなく、それらすべてに共通する ID(利用者識別情報)として使われています。

パスワードが漏れると、これらの記録が全部見られてしまうだけでなく、データを改変されたり、自分の名前でメールを送られたりする危険があります。わかりにくいパスワードを作り、それが漏れないようにすることが何より重要な対策です。そのうえで、個別の設定項目にも注意しておきます。

1.まず「転送設定」をチェック

設定画面の「メール転送と POP/IMAP」をクリックします。この画面では、Gmail あてに届いたメールを他のメールアドレスに転送したり、パソコンのメールソフトでも受信・閲覧したりするようにできます。

一番上の「転送」を見て、知らない転送アドレスが設定されていないことを確認します。転送したい場合は「受信メールを・・・」の項目をチェックして、必要な設定をします。

2.次の「POPダウンロード」「IMAPアクセス」

パソコンなどのメールソフトで G メールを受信・閲覧するための設定欄です。

pop3

サーバの容量を節約できるが一度受信すると消えてしまいます。POP3はサーバに溜まったメールをパソコンで受信したらサーバからは削除し、パソコン上でそのメールを閲覧したり削除したりするという使い方になります。POP3のメリットは、メールのやり取りが非常に多い人に向いています。

IMAP4

どの端末からアクセスしても同じメールボックスが見えるが、サーバにメールが溜まり続けるのでサーバの容量を消費してしまう。容量に気を付けておき、溢れそうになったら自分のPCにダウンロードしてサーバからは消すといったメンテナンスが必要になります。

ブラウザだけで使うなら、どちらも「無効にする」にします。「POP ダウンロード」では、設定した覚えがないのに「有効」が選ばれていないか確認します。「IMAP アクセス」も、ブラウザ以外でメールを読む用途がなければ「無効」にします。

職場など他に人がいる場所で席を離れるときは、できるだけパソコンをロックしておきます。

まず、あらかじめパソコンにパスワードを設定します。キーボード左下に Windows マークのキーがある機種なら、それと一緒に「L」を押せばロックされます。再開する場合は「Ctrl」「Alt」「Del」の3つのキーを同時に押してからパスワードを入力します。

3.グーグルと言えば「検索」

G メールの画面にも検索ボックスが一番上にあります。キーワードを入力すれば、該当するメールが瞬時に呼び出されます。

また、タイトルや送信者情報を基に、関連メールをまとめて表示してくれるようにもなっています。条件を設定してメールを探す方法。「検索ボタン」をクリックすると「メッセージの検索」画面がでます。

ここで語句や日付などの条件を指定してメールを検索できます。検索結果はその画面の下に一覧が表示されます。条件を指定できるのは「From=送信者」(差出人)、「To=宛先」、「件名」、「含む=メッセージ」(本文)の4つです。

図でいえば、「片田太郎」から届いたメールを区別して探せます。「From=送信者」の項目には、漢字表記よりもメールアドレスを入れる方が確実です。

受信した日付を指定して検索することもできます。「検索する前後期間」を指定すると一定期間内に届いたメールが検索されます。

ただしホームページ検索と違い、一つの入力欄に複数の語句を入れて、すべてを含むメールを探すことはできません。長所短所を知って上手に活用しましょう。

4.大容量データの送り方

メールに添付するデータの容量の上限は、一般的に3MB がマナーとされています。大きいデータは受信に時間がかかり、他の受信メールを読めないこともあるからです。容量を調べるには、データファイルのアイコン上にマウスポインタを移動します(クリックは不要)。しばらくするとポップアップウィンドが開き、「サイズ」で確認できます。

また、複数のファイルを送るときはフォルダにまとめ、圧縮して送信します。フォルダの名前を半角英数にしておくと、日本語の文字化けを回避できます。圧縮するには、フォルダを右クリックして「送る」→「圧縮(zip形式)フォルダ」とクリック。フォルダにジッパーがついたアイコンのファイルが作成されるのでこれを送ります。

受け取った側は右クリックして「すべて展開」をクリック。画面の指示に従って解凍します。

5.操作しやすいクラウドを活用

大容量データを送るには、インターネット上にデータを保存できるクラウドサービスがあります。

クラウドサービスは数多くありますが、基本の操作は

  1. データをクラウドの保存(アップロード)
  2. 保存場所の情報(URL)を取得
  3. URL をメールで伝える

メールを受け取った人は都合の良いときに保存場所の URL をクリックし、パソコンに保存(ダウンロード)できます。

6.Google ドライブ

写真、動画、ファイルなどをクラウドに安全に保存して共有できます。Google アカウントをもっていれば、最初の 15 GB は無料で利用できす。Google ドライブは、どんなファイルでも、どの PC やスマホからでも安全にバックアップ、アクセスできるようになります。他のユーザーがファイルやフォルダを閲覧、編集、コメントできます。

7.firestorage (ファイアストレージの活用)

より安全に送信したい場合は「firestorage」を使うのもありです。これは「パスワード」を設定でき、保存期間が過ぎたら自動削除されるためセキュリティが万全です。

8.メール送信の取り消し

Gメールには「送信の取り消し」機能が用意されています。

  1. 画面右上から「設定」をクリック
  2. 「全般」タブで「送信取り消し」
  3. 取り消せる時間「〇秒」に変更

設定しておくと、メール送信後に「取り消し」という文字が30秒程度表れます。その間にクリックすれば送信を取り消せます。

mika
mika

送信したメールをすぐ取り消せるのね!

あとがき

当たり前の話ですが僕にも20才の時がありました。世の中が今にもひっくり返ってしまいそうな大変な時代でした。でも世の中と言うのはそう簡単にはひっくり返らないものです。

私はその時代に、人生の内で一番大事なことを「資料」として沢山取り入れなかったような気がします。その資料を解析していれば、こんなに長い歳月がかからなかったでしょう。

だから今のあなたにとって一番大事なことはとにかく、あなたにとっての大事な資料を沢山取り入れて、丁寧に保管していくことだと思います。それがどんな意味をもつかなんて、あとでゆっくり考えればいいんです。

今はとにかく沢山本を読んで、出来るだけいろんな人と出会って、出来ることなら深く恋をして、困ったり訳が分からなくなったりするといいのではないかと思います。私はそうしてこれなかったから。

形式だけ真似をして、資料も何冊か読んで書き上げても「つまらない文だ」となります。3月、川の水は冷たく桜は固い蕾のままです。見てきたこと、その場で感じたことを書き込みましょう。

ゴツゴツした漢字の多い文から、流暢な読みやすい文章にします。書斎などで物を考えず、現場へ行き、そこで見て聞いて、感じたことを書いたり語るようにしたいものです。

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